Ak máme svoju firmu prepojenú s KROS Digitálnou kanceláriou, všetky účtovné záznamy, ktoré obsahujú prílohu, sa z programu Podvojné účtovníctvo OMEGA alebo Jednoduché účtovníctvo ALFA plus automaticky presúvajú do digitálneho archívu. Odosielanie informácií do KROS Digitálnej kancelárie sa vykonáva približne každých 5 minút.
- Faktúry vystavené v aplikácii KROS Fakturácia, ktoré sme z aplikácie vytlačili alebo odoslali e-mailom klientovi, sú po importe do účtovníctva archivované automaticky, pretože sa k účtovnému zápisu pridelila príloha.
- Doklady nahraté v KROS Digitálnej kancelárii hromadne alebo fotením a tiež prijaté do aplikácie prostredníctvom e-mailu, sú po importe do účtovníctva automaticky archivované, pretože sa k účtovnému zápisu pridelila príloha.
- V prípade, že doklady neimportujeme z webových aplikácií, ale máme program prepojený s KROS Digitálnou kanceláriou, v Evidencii účtovných dokladov v programe Podvojné účtovníctvo OMEGA, resp. v Peňažnom denníku, Pohľadávkach alebo Záväzkoch v programe Jednoduché účtovníctvo ALFA plus, môžeme k účtovnému zápisu pridať prílohu ručne (napr. faktúru, zmluvu, dodací list).
Následne sa doklady zobrazia v záložke Archív v KROS Digitálnej kancelárii. V ľavej časti nájdeme zoznam všetkých uložených dokladov. Po kliknutí na konkrétny doklad sa zobrazia základné informácie o doklade a náhľad prílohy. Z Podvojného účtovníctva OMEGA sa k účtovným dokladom prenáša aj ich predkontácia.
Ak sme sa rozhodli pre elektronické spracovanie a uchovávanie účtovných záznamov, v tom prípade je povinnou náležitosťou zabezpečiť podpisový záznam v elektronickej podobe. Táto náležitosť je v digitálnom archíve zabezpečená elektronickou pečiatkou, v ktorej sa ukladá informácia o dátume a čase archivácie a taktiež meno používateľa, ktorý doklad archivoval. Zobraziť si ju môžeme kliknutím na náhľad prílohy.
V prípade, že by sme prílohu v účtovnom programe vymazali, odstráni sa celý doklad aj z digitálneho archívu. Ak nahráme prílohu v účtovníctve nanovo, doklad sa opätovne uloží do digitálneho archívu a získa novú elektronickú pečiatku s aktuálnymi informáciami o dátume a čase.
Ak už doklad v digitálnom archíve existuje a my k nemu v účtovníctve doplníme ďalšiu prílohu, do digitálneho archívu sa načíta aj nová príloha, pričom každá príloha bude mať samostatnú elektronickú pečiatku s rôznymi dátumami a časom uloženia. 
Súčasťou zavedenia digitálneho účtovníctva by malo byť aj vypracovanie internej smernice k spracovaniu a archivácii elektronických účtovných záznamov.
Ďalšie praktické funkcie aplikácie
- Uložené doklady môžeme ďalej filtrovať.
- V časti Hľadať môžeme doklady vyhľadávať napríklad podľa partnera, sumy či interného čísla dokladu.
- Doklady je možné zoradiť podľa vybraného kritéria.
- Zobrazené prílohy je možné si prezerať, zväčšiť a taktiež stiahnuť.
Ako môžeme stiahnuť prílohy z digitálneho archívu hromadne?