V Evidencii účtovných dokladov v programe OMEGA, resp. v peňažnom denníku v programe ALFA plus, doplníme k účtovnému zápisu prílohu (napr. faktúru, pokladničný doklad či zmluvu). V prípade, že máme danú firmu prepojenú s KROS Digitálnou kanceláriou, prebehne odosielanie informácií do KROS Digitálnej kancelárie. Odosielanie informácií do KROS Digitálnej kancelárie sa vykonáva priebežne približne každých 5 minút. 
Následne sa doklady zobrazia v záložke Archív v KROS Digitálnej kancelárii. V ľavej časti nájdeme zoznam všetkých uložených dokladov. Po kliknutí na konkrétny doklad sa zobrazia základné informácie o doklade a náhľad prílohy.
Ak sme sa rozhodli pre elektronické spracovanie a uchovávanie účtovných záznamov, v tom prípade je povinnou náležitosťou zabezpečiť podpisový záznam v elektronickej podobe. Táto náležitosť je v digitálnom archíve zabezpečená elektronickou pečiatkou, v ktorej sa ukladá informácia o dátume a čase archivácie a taktiež meno používateľa, ktorý doklad archivoval. Zobraziť si ju môžeme kliknutím na náhľad prílohy.
V prípade, že by sme prílohu v účtovnom programe vymazali, odstráni sa celý doklad aj z digitálneho archívu. Ak nahráme prílohu v účtovníctve nanovo, doklad sa opätovne uloží do digitálneho archívu a získa novú elektronickú pečiatku s aktuálnymi informáciami o dátume a čase.
Ak už doklad v digitálnom archíve existuje a my k nemu v účtovníctve doplníme ďalšiu prílohu, do digitálneho archívu sa načíta aj nová príloha, pričom každá príloha bude mať samostatnú elektronickú pečiatku s rôznymi dátumami a časom uloženia.
Ďalšie praktické funkcie aplikácie
- Uložené doklady môžeme ďalej filtrovať.
- V časti Hľadať môžeme doklady vyhľadávať napríklad podľa partnera, sumy či interného čísla dokladu.
- Doklady je možné zoradiť podľa vybraného kritéria.
- Zobrazené prílohy je možné si prezerať, zväčšiť a taktiež stiahnuť.
Ako môžeme stiahnuť prílohy z digitálneho archívu hromadne?