Upozornenia na udalosti sú v HR systéme rozdelené na systémové a užívateľsky definovateľné.
Systémové upozornenia vás informujú o narodeninách vašich zamestnancov, o výročiach vo firme, o dátumoch nástupu nových zamestnancov, prípadne o konci skúšobnej doby alebo ukončení pracovného pomeru u existujúcich zamestnancoch.
Pre tieto systémové upozornenia slúžia na Nástenke samostatné okná na pravej strane, na ktorých vidíte všetky údaje s predstihom 3 mesiace.
Pre užívateľské upozornenia slúži na Nástenke hlavné okno. Všetky upozornenia si môžete nastaviť individuálne a to bez ohľadu na to, či chcete byť upozornení na záznamy zo šanónov alebo z kariet zamestnancov.
Upozornenia si môžete nastaviť priamo na konkrétne dátumy uvedené v šanónoch alebo na budúce udalosti. Čo to znamená a ako upozornenia nastaviť, si ukážeme na príklade.
Máme založený šanón s názvom "Mobilné telefóny" a pri každom mobilnom telefóne si evidujeme Dátum nákupu, Dátum konca platnosti záruky a tiež Dátum odovzdania zamestnancovi.
Od HR systému chceme byť upozornení, kedy končí mobilným telefónom záruka a tiež, kedy má zamestnanec nárok na nový mobilný telefón.
Upozornenie na dátum uvedený v šanóne
Podľa vyššie uvedeného príkladu túto možnosť využijeme, ak chceme byť upozornení na končiacu záruku mobilných telefónoch. Dátum konca platnosti záruky totiž máme v šanóne priamo vyplnený a tak upozornenie vytvoríme cez Šanóny – Nastavenie – Upozornenie kliknutím na možnosť Pridať upozornenie na udalosť.
Otvorí sa sprievodca založením nového upozornenia, kde je potrebné vybrať, na akú udalosť chceme byť upozornení, kedy máme byť upozornení a kto má byť upozornený.
„Pre udalosť“ znamená, že vyberieme, pre akú udalosť chceme byť upozornení. V našom prípade vyberieme možnosť „Dátum konca záruky“.
„Kedy upozorniť“ znamená, že si nastavíme, koľko dní/mesiacov pred danou udalosťou chceme upozornenie vidieť na Nástenke.
Posledná položka je „Koho upozorniť“, kde vyberáme, komu sa má upozornenie ukázať na Nástenke.
Formulárové pole Zamestnanec znamená, že sa upozornenie objaví vybranému zamestnancovi. V našom prípade s odovzdaným mobilným telefónom by sa upozornenie na koniec záruky zobrazila zamestnancovi, ktorý má telefón pridelený.
Konkrétni zamestnanci znamená, že priamo vyberieme, ktorému zamestnancovi sa má upozornenie zobraziť.
Voľba Konkrétni používatelia je určená pre tých, ktorí HR systém používajú samostatne a pri ktorých je možnosť mať externého užívateľa HR systému, ktorý nie je evidovaný ako zamestnanec.
Posledná voľba Emaily vám umožňuje nastaviť ľubovoľnú emailovú adresu a následne budú upozornenia chodiť na túto adresu bez nutnosti prihlásenia do HR systému.
Pre náš príklad nastavíme, aby sa upozornenia na koniec záruky mobilných telefónov zobrazovali na Nástenke konkrétneho zamestnanca.
Po uložení sa začnú upozornenia zobrazovať na Nástenke.
Upozornenie na nadväzujúcu udalosť
Túto možnosť využijete v prípade, že dátum, na ktorý chcete byť upozornený, nie je uvedený priamo v zázname, ale nadväzuje na dátum, ktorý v zázname uvedený je.
V našom príklade si to môžeme ukázať na situácii, kedy by sme chceli byť upozornení na to, že zamestnanec má nárok na nový mobilný telefón. Vzhľadom na to, že dátum, kedy má zamestnanec nárok na nový telefón, nie je v šanóne uvedený, budeme vychádzať z dátumu odovzdania. Môžeme si teda nastaviť upozornenie, že po 24 mesiacoch od dátumu odovzdania telefónu má zamestnanec nárok na nový.
Opäť využijeme rovnakú cestu pre spustenie sprievodcu založenia nového upozornenia (Šanóny - konkrétny šanón - záložka Upozornenia – voľba Pridať upozornenie na udalosť).
V časti „Pre udalosť“ vyberieme možnosť „Nadväzujúca udalosť“ – tzn. udalosť, na ktorú chceme naviazať upozornenie a zadáme dobu, po ktorej má udalosť nastať. V našom prípade to bude 24 mesiacov po odovzdaní telefónu.
Súčasne zadáme, že toto upozornenie chceme dostať 30 dní pred danou udalosťou.
Ak zamestnancovi odovzdáme nový mobilný telefón 1.9.2024 a nastavíme upozornenie podľa vyššie uvedeného obrázku, tak v HR systému sa nám 2.8.2026 objaví upozornenie, že zamestnanec má 1.9.2026 nárok na nový telefón.
Nastavenie, komu sa má dané upozornenie zobrazovať, je rovnaké ako pri upozornení na konkrétnu udalosť.
Pokročilé možnosti
Voľba „Pokročilé možnosti“ vás prepne do samostatného okna, kde všetky upozornenia uvidíte prehľadnejšie a prípadne pri väčšom počte upozornení ich môžete pre prehľadnosť filtrovať.
Práca s upozorneniami
Pomocou symbolu "zvonček" môžete upozornenie z Nástenky odstrániť. Stane sa neaktívne a ak by ste ho potrebovali opäť dostať medzi aktívne upozornenia, môžete tak urobiť cez Pokročilé možnosti.
Pred upozornením bude zobrazený vždy jeden z dvoch symbolov podľa toho, či ide o upozornenie na dátum zo šanónu alebo ide o novú nadväzujúcu udalosť.
Informácie v dokumente sú spracované k právnemu stavu platnému ku dňu jeho publikácie. 01.10.2024