Kontrola, inventúra a uzávierka skladu
V rámci koncoročných uzávierkových prác odporúčame pri sklade vykonať nasledovné kroky:
Kontrola záporných stavov
Program umožňuje ísť v skladovej evidencii do mínusu (zaevidovať výdaj väčšieho množstva, ako je zostatok na karte). Uvedená funkčnosť závisí od nastavenia databázy v menu Firma – Nastavenie – Všeobecné nastavenia – záložka Sklad.
Mínusové evidenčné zostatky by sme však mali využívať len v prípade nutnosti a s ohľadom na možné nezrovnalosti v hodnotách skladu a evidencií objednávok.
Mínusové stavy na skladových kartách je potrebné odstrániť. V opačnom prípade program nedovolí vykonať uzávierku skladu a zároveň budú skladové ceny
na pohyboch nesprávne.
Pred kontrolou skladu odporúčame spustiť programovú kontrolu cez menu Firma – Kontrola – Nová kontrola. V zobrazenom okne môžeme vypnúť či zapnúť kontrolu na účtovníctvo a fakturáciu, aby kontrola na sklad prebehla rýchlejšie. Potvrdením tlačidla Spusti kontrolu sa spustí programová kontrola. Po jej dokončení sa zobrazí zoznam chýb, ktoré súvisia so skladom.
Kontrola nám zobrazí zoznam skladových kariet, na ktorých vznikol mínusový zostatok. Chyby – skladové karty s mínusovými zostatkami, budú označené červeným štvorčekom (ako závažné chyby) s popisom: Na uvedenej skladovej karte bol po uvedenom dátume záporný stav.
Odstránenie záporných stavov na skladových kartách
Dvojklikom na záznam v kontrole sa zobrazia pohyby danej skladovej karty. Podfarbený bude prvý pohyb, ktorým sa karta dostala do mínusu. Hodnota v stĺpci Zostatok bude záporná.
V zozname pohybov danej skladovej karty v záložke Upresni zapneme príjemky aj výdajky. Zrušíme prípadné dátumové ohraničenie zobrazenia pohybov, či ďalšie filtre.
Pohyby usporiadame chronologicky podľa dátumu vystavenia (urobíme tak stlačením pravého tlačidla myši na príslušný názov stĺpca). Šípka musí smerovať hore.
Mínusový stav na skladových kartách je nutné odstrániť aj keď vznikol na starších pohyboch. Nestačí, že konečný stav na karte je kladné číslo. Program kontroluje dátum a čas zaevidovania pohybov (príjemky, výdajky).
Mínusové stavy vznikajú z viacerých dôvodov. Pre ich odstránenie vykonáme cez menu Sklad – Pohyby na sklade nasledovné úpravy:
Zoznam skladových kariet môžeme vytlačiť pomocou klávesovej skratky CTRL+E, alebo klikom pravého tlačidla myši na ktorýkoľvek riadok v zozname a výberom voľby Export do Excelu.
Prepočet zostatkov na sklade po odstránení mínusových stavov
Po odstránení mínusových stavov je nutné vykonať Prepočet zostatkov na skladových kartách. Funkciu spustíme v menu Sklad – Skladové karty – záložku Funkcie – Ďalšie funkcie – Prepočítaj zostatky.
V ďalšom kroku je potrebné vybrať, na ktorých kartách sa prepočet uskutoční (všetkých, zobrazených alebo označených). Prepočet zostatkov zaktualizuje zostatky na kartách a aj skladové ceny
na pohyboch.
Prepočet zostatkov sa uskutoční len na pohyboch, ktoré nie sú uzavreté uzávierkou skladu. V prípade, že je potrebné prepočítať všetky pohyby na vybraných skladových kartách, pred spustením prepočtu zrušíme uzávierky skladu.
Po vykonaní uvedených úprav, ktorými sme odstránili mínusové zostatky na kartách, spustíme novú kontrolu. Zoznam chýb sa zaktualizuje.
Pre možnosť vrátenia sa k pôvodným údajom, odporúčame pred zrušením uzávierok skladu a spustením prepočtu zostatkov, vytvoriť archív firmy cez menu Firma – Archivuj.
Inventúra skladu
Inventúru zásob je účtovná jednotka povinná vykonať aspoň jedenkrát ročne. V prípade potreby môže inventúru vykonať aj viackrát. Inventúra skladu pozostáva z nasledujúcich bodov:
Kontrola evidenčného stavu
Pred vykonaním fyzickej inventúry skladu odporúčame skontrolovať evidenčný stav na sklade. Cez menu Sklad – Skladové karty – Tlač je možné vytlačiť tlačové zostavy:
- Sklad – Stav na sklade,
- Inventúry – Inventúrny súpis,
- Manažérske funkcie – Obratová súpiska – Rekapitulácia pohybov na sklade.
V týchto zostavách porovnáme zostatok v eurách. Ak je rovnaký, môžeme vykonať fyzickú inventúru.
Fyzická inventúra skladu
Ako podklad pre vykonanie fyzickej inventúry slúži zostava Podklad k Inventúre, ktorý si vytlačíme cez menu Sklad – Skladové karty – Tlač – Inventúry – Podklad k inventúre.
Na základe tejto tlačovej zostavy si skontrolujeme a porovnáme evidenčný stav v programe s fyzickým stavom na sklade. Ich porovnaním zistíme rozdiel medzi evidovaným a skutočným stavom.
Pred tlačou pomocou tlačidla Nastavenie… zvolíme, či sa má v zostave zobraziť aj evidované množstvo a skladová cena položiek.
Pokiaľ voľby zapneme, zobrazená zostava bude obsahovať tieto údaje:
- Zoznam skladových kariet zvoleného skladu s evidovaným zostatkom k zadanému dátumu, teda ku dňu, ku ktorému vykonávame fyzickú inventúru zásob.
- V stĺpci Evidované množstvo bude zobrazený zostatok, ktorý je evidovaný na skladovej karte v programe (v menu Sklad – Skladové karty v stĺpci Množstvo).
- Stĺpec Skutočné množstvo slúži na zapisovanie hodnoty, ktoré bolo zistené fyzickou inventúrou na sklade, t. j. množstvo, v akom bola položka ku dňu inventúry fyzicky na danom sklade.
- Porovnaním údajov v uvedených dvoch stĺpcoch zistíme rozdiel medzi evidovaným a skutočným stavom. Do stĺpca Rozdiel uvedieme hodnotu so znamienkami ,,+“, ak ide o prebytok (evidované množstvo < skutočné množstvo), prípadne ,,- “ ak ide o manko (evidované množstvo > skutočné množstvo). Tieto rozdiely je potrebné následne zaevidovať do programu a upraviť tak evidované množstvo.
Pokiaľ si však neprajeme, aby zamestnanec, ktorý vykonáva fyzickú inventúru, videl stĺpce s evidovaným množstvom a cenou na sklade, voľbu ich zobrazenia necháme vypnutú. V tom prípade bude zostava obsahovať iba zoznam skladových kariet a stĺpce Skutočné množstvo.
Zaevidovanie inventúrnych rozdielov
Zistené inventúrne rozdiely zaevidujeme ako manko alebo prebytok pri inventúre. Program umožňuje dva spôsoby úpravy evidenčného stavu zásob na základe inventúry:
Spôsob č.1 odporúčame v prípade, že osoby poverené na vykonanie inventúry môžu mať informáciu o evidovanom množstve inventarizovaných položiek.
- Zostavu Podklad k inventúre vytlačíme aj s evidovaným množstvom a prípadné rozdiely (prebytky, manká) na nej vyčíslime. V menu Sklad – Pohyby na sklade ručne vytvoríme príslušné pohyby.
- V prípade, že skutočný stav zásob je vyšší ako evidovaný, vytvoríme príjemku s typom príjmu Prebytok pri inventúre. Tu zaevidujeme len položky, na ktorých bol zistený prebytok.
- Ak bol inventúrou zistený skutočný stav zásob nižší ako evidovaný, vytvoríme výdajku
s typom výdaja Manko pri inventúre. Tu zaevidujeme len položky, na ktorých bolo zistené manko.
Spôsob č.2 odporúčame vtedy, keď osoby poverené na vykonanie inventúry nemôžu mať informáciu o evidovanom množstve inventarizovaných položiek.
- Zostavu Podklad k inventúre vytlačíme bez evidenčného množstva a zapíšeme do nej len hodnoty fyzicky zisteného množstva jednotlivých položiek.
- V menu Sklad – Pohyby na sklade vytvoríme príjemku s typom príjmu Výsledok inventúry. Tu zaevidujeme všetky skladové karty, ktoré sa ku dňu inventúry fyzicky na sklade nachádzali a doplníme skutočné množstvo zistené fyzickou inventúrou.
- Po uložení tejto príjemky zostane stav na sklade ešte stále nezmenený. Príjemku teda môžeme opraviť, či doplniť. Následne je potrebné v menu Sklad – Pohyby na sklade v záložke Funkcie – Ďalšie funkcie vyberieme voľbu Generovanie mánk a prebytkov z inventúry.
Program pomocou uvedenej funkcie porovná evidenčné stavy zásob so skutočným stavom zaevidovaným v pohybe Výsledok inventúry a v prípade zistených rozdielov automaticky vygeneruje príjemku Prebytok pri inventúre a výdajku Manko pri inventúre, čím sa upraví evidenčný stav zásob. Po automatickom generovaní mánk a prebytkov nie je možné robiť už žiaden pohyb v sklade.
Zostavu Inventúrny súpis skladu odporúčame vytlačiť (Inventúry – Inventúrny súpis) k dátumu zaevidovania inventúrnych rozdielov. Na zostave budú vyčíslené tieto rozdiely pri konkrétnych položkách.
Uzávierka skladu
Po vykonaní inventúry skladu a následnom zaevidovaní zistených rozdielov môžeme spustiť uzávierku skladu. Uzávierkou sa uzavrú všetky pohyby na sklade za vybrané obdobie. Pri vytváraní uzávierky je možné zároveň nastaviť automatické zaúčtovanie týchto pohybov do Evidencie účtovných dokladov. Pohyby sa zaúčtujú cez interný doklad.
Príjemky a výdajky uzatvorené uzávierkou program nedovolí opravovať, vymazávať a neumožní ani pridávať nové pohyby do uzatvoreného obdobia. Rovnako nie je možné opravovať a vymazať vytvorený interný doklad. V prípade potreby je možné uzávierku zrušiť a po vykonaní potrebných úprav opakovane vytvoriť, čím sa vytvorí aj nový interný doklad do Evidencie účtovných dokladov.
Podmienky pre správne vykonanie uzávierky skladu:
- Na skladových kartách odstránime mínusové stavy.
- Pre automatické zaúčtovanie pohybov na skladových kartách navolíme príslušné účty.
- Ak bola vytvorená účtovná uzávierka (Firma – Uzávierka – Účtovníctva), program nemôže zaúčtovať do uzatvoreného obdobia nový interný doklad, a uzávierka skladu nebude vykonaná.
- Počas vykonávania uzávierky skladu ostatní užívatelia nemôžu evidovať doklady v sklade.
Uzávierku skladu vytvoríme cez menu Firma – Uzávierka – skladu pomocou voľby Pridaj.
V zobrazenom formulári je potrebné vyplniť tieto údaje:
- Uzávierka ku dňu: dopĺňa sa dátum, ku ktorému sa uzatvára sklad.
- Sklad: zo zoznamu vyberieme sklad, ktorý uzatvárame. Uzávierku je nutné vytvoriť pre každý sklad samostatne.
- Zaúčtovanie pohybov skladu: zapnutím tejto voľby sa sprístupnia bunky Zaúčtovať od, Interné číslo, Spôsob zaúčtovania, atď. Túto voľbu odporúčame zapnúť v tom prípade, ak je účtované o pohyboch na sklade spôsobom A.
Po zapnutí voľby podľa potreby zadáme dátum, od ktorého má byť zaúčtovanie pohybov vykonané, zvoliť číselný rad, do ktorého bude zapísaný interný doklad a spôsob zaúčtovania, podľa ktorého program zaúčtuje jednotlivé pohyby. Po stlačení tlačidla Ok program vygeneruje interný doklad so zaúčtovaním skladu. Pre lepšiu prehľadnosť môžeme pre interné doklady so zaúčtovaním pohybov skladu vytvoriť samostatný číselný rad, napríklad IDs. (Firma – Nastavenie – Číslovanie dokladov).
V prípade, že účtujeme sklad spôsobom B, voľbu na zaúčtovanie pohybov skladu nezapíname. Program uzatvorí len pohyby na sklade, ale interný doklad generovať nebude.
Účtovanie skladu spôsobom A: obstaranie zásob sa účtuje na účet skladu a až úbytok sa účtuje do nákladov.
Účtovanie skladu spôsobom B: obstaranie zásob sa účtuje priamo do nákladov, a
na konci roka sa podľa výsledku inventúry preúčtuje stav zásob z nákladov na účet skladu.
Odporúčania:
- Uzávierku skladu je možné vykonávať podľa potreby: denne, týždenne, mesačne, atď. Odporúčame však vykonávať uzávierku skladu aspoň raz za mesiac, napríklad ku poslednému dňu príslušného mesiaca.
- Vytvorenú uzávierku je možné v prípade potreby kedykoľvek zrušiť. Uzávierka sa zo zoznamu uzávierok neodstráni, dostane príznak fialového štvorčeka. Zrušením uzávierky sa automaticky vymaže aj interný doklad z evidencie účtovných dokladov so zaúčtovaním pohybov skladu.
Kontrola stavu na sklade s účtovníctvom
Po vykonaní uzávierky skladu so zaúčtovaním pohybov odporúčame porovnať evidenčný stav
na sklade so zostatkom na účtoch zásob k rovnakému obdobiu.
Na porovnávanie sú vhodné zostavy:
- Stav na sklade (Sklad – Skladové karty – Tlač – Stav na sklade), a
- Hlavná kniha – zostatok na účtoch 112,132 (Prehľady – Hlavná kniha).
V zostave Stav na sklade odporúčame zadávať kritériá pre zobrazenie skladových kariet
po jednotlivých skladoch (ak je pre každý sklad použitá iná analytika účtov zásob) v skladových cenách.
V Hlavnej knihe porovnávame konečný zostatok za jednotlivé analytiky účtov 112,132.
V prípade potreby podrobnejšej kontroly odporúčame vykonať uzávierku skladu so zaúčtovaním, pričom v časti Spôsob zaúčtovania zvolíme voľbu Po dokladoch. Po vytvorení uzávierky skladu a zaúčtovaní pohybov odporúčame skontrolovať:
- Obratovú súpisku (Tlač – Manažérske zostavy – Obratová súpiska – Obratová súpiska po dokladoch),
- Interný doklad so zaúčtovaním uzávierky skladu v Knihe analytickej evidencie za príslušné účty zásob (prípadne obstarania).
