Pri účtovaní v programe Alfa plus je dobre vedieť všetko o svojej databáze. Pozrite si bližšie informácie k databáze vášho účtovníctva, a to od prvotného založenia firmy, cez úložisko a obsah databázy a najmä informácie ako správne archivovať svoje účtovníctvo.
Vytvorenie a umiestnenie databáz
Novú firmu/databázu založíte cez Firma – Založenie novej firmy. Databáza firmy sa uloží do adresára v počítači.
Štandardné úložisko predvolené programom sa nachádza na: Tento počítač – Lokálny disk C - ALFA plus – DATA. Databázu je však možné umiestniť aj do iného - vami zvoleného adresára v počítači.
Ako vyzerá a čo obsahuje databáza účtovníctva v ALFE plus?
V zložke databázy sa nachádza viacero súborov. Pre užívateľa sú dôležité najmä tieto súbory:
- Súbor KDB s názvom danej firmy, ktorý obsahuje maximálne 3 účtovné roky, t.j. aktuálny rok (2024) a 2 roky spätne (2023 a 2022).
- V prípade, že spracovávate firmu viac ako 3 roky, staršie roky sú uložené v samostatných súboroch typu KDBS s názvom danej firmy a príslušným účtovným rokom.
- Archívy databáz sa ukladajú v samostatnom adresári s názvom: Archive. Archívny súbor obsahuje databázu v skomprimovanom formáte (ZIP).
Archivácia účtovníctva
Archivácia účtovníctva slúži na uloženie všetkých vykonaných zmien/úkonov v databáze konkrétnej firmy, a tiež ako prevencia pred možnou stratou údajov z rôznych, prevažne technických dôvodov. Pravidelnou archiváciou si zabezpečíte kompletnú zálohu účtovníctva.
Archiváciu v programe môžete spustiť:
- ručne cez Firma - Archivácia kedykoľvek počas práce v programe,
- automaticky po každom ukončení práce v databáze.
Automatickú archiváciu odporúčame spúšťať vždy po ukončení práce v programe, aby ste mali k dispozícií vždy aktuálny archív databázy.
Možnosti archivácie v programe nastavíte cez Firma – Nastavenia – Ďalšie možnosti – Všeobecné - Archivácia, kde je možné predvoliť aj cestu pre uloženie archívnych súborov a nastaviť automatické odstraňovanie starých archívov.
Archiváciu účtovníctva v programe odporúčame spustiť aj pred vykonaním niektorých úkonov v databáze, ako je napr.:
- oprava, vymazávanie, zotriedenie alebo prečíslovanie dokladov,
- import dokladov, import bankových výpisov,
- obnovenie údajov z archívu,
- pred spustením prechodu databázy do ďalšieho roka. Ak databáza obsahuje viac účtovných rokov, pri archivácií zakliknite aj voľbu „Do archívu zahrnúť aj oddelené účtovné obdobia“.
Archivácia účtovníctva na externé úložisko
Nezabudnite si pravidelne archivovať svoje dáta aj mimo počítača.
Zálohovanie údajov mimo PC je dôležité. Predídete tak strate alebo prípadnému poškodeniu databáz, ku ktorému môže dôjsť napr. z dôvodu:
- poruchy PC,
- vírusov, ktoré môžu poškodiť alebo natrvalo porušiť dáta,
- omylom vymazaných údajov, formátovania diskov,
- krádeže, straty PC, prípadne iných nečakaných faktorov.
Možnosti archivácie:
- na externé úložisko skopírujte archívny súbor databázy (ZIP), ktorý vytvoríte cez Firma – Archivácia,
- alebo na externé úložisko skopírujte adresár DATA (prípadne iný adresár, kde máte uložené databázy) so všetkými zložkami firiem, ktoré spracovávate. Týmto si zabezpečíte kompletnú archiváciu databáz so všetkými rokmi a vytvorenými archívnymi súbormi.
