Pre automatizované preposielanie e-mailov je možné využiť funkciu pravidiel dostupnú v rôznych poštových klientoch. Táto funkcia umožňuje nastaviť podmienky, podľa ktorých budú správy automaticky preposielané na zvolenú adresu, čím sa uľahčuje a automatizuje spracovávanie faktúr a bločkov.
Niektorí poštoví klienti, ako napríklad webový Gmail, nepodporujú priame preposielanie správ bez overenia e-mailovej adresy cez potvrdzujúci e-mail. V takýchto prípadoch je potrebné prepojiť Gmail konto s poštovým klientom ako je Outlook alebo Thunderbird prostredníctvom protokolu IMAP a pravidlá nastaviť v nich.
Postup pre Microsoft Outlook
- V karte Domov kliknite na Pravidlá a vyberte možnosť Spravovať pravidlá a výstrahy.
- Kliknite na možnosť Nové pravidlo.
- Nastavte podmienky a čo robiť so správou na základe podmienok.
Ak chcete napríklad preposielať správy do KROS Digitálnej kancelárie, nastavte pravidlo s podmienkou Preposlať príjemcovi a ako adresu zadajte e-mail uvedený v nastaveniach KROS Digitálnej kancelárie v časti Spracovanie dokladov. - Pravidlo uložte a zapnite.
Postup pre Mozilla Thunderbird
- V hornej lište vpravo zvoľte možnosť Ponuka aplikácie Thunderbird (ikona
). - Následne vyberte Nástroje - Filter správ.
- Kliknite na možnosť Nový.
- Nastavte podmienky a čo robiť so správou na základe podmienok.
Ak chcete napríklad preposielať správy do KROS Digitálnej kancelárie, nastavte pravidlo s podmienkou Odoslať ďalej komu a ako adresu zadajte e-mail uvedený v nastaveniach KROS Digitálnej kancelárie v časti Spracovanie dokladov. - Pravidlo uložte a zapnite.
Pri nastavení ostatných poštových klientov postupujte obdobne.
Pre správne spracovanie vami preposlaných e-mailov je potrebné, aby adresa z KROS Digitálnej kancelárie bola viditeľná v poli Komu alebo Kópia. Skrytá kópia nie je pri spracovaní e-mailov podporovaná. Preto pri nastavovaní pravidiel odporúčame overiť ich správnosť tým, že pravidlo aplikujete na jednu alebo dve testovacie správy. Tieto správy by mali byť správne doručené do vašej firmy v KROS Digitálnej kancelárii.