Checklisty sú nástroj, ktorý vám umožní nadefinovať si určitú akciu zloženú z čiastkových úloh, a tieto úlohy si následne „odškrtávať“. Tento nástroj Vám zaručí, že pri plnení danej akcie na nič nezabudnete, pretože si postupne všetky čiastkové úlohy budete uzatvárať a vidíte, aké úlohy Vám ešte ostávajú na vykonanie.
Ako typický príklad pre použitie checklistu je nástup nového zamestnanca, kde je potrebné s ním napr. podpísať zmluvu, urobiť školenie BOZP a podobne.
Checklisty sa používajú napríklad aj v leteckej doprave, kde každý pilot má checklist pre štart, checklist pre pristátie a na ňom zoznam úloh, ktoré musia vykonať, aby sa daný úkon podaril.
Obsah
- Jednorázový checklist
- Šablóna checklistu
- Práva na checklisty
Jednorázový checklist
V prípade, že ide o jednorazovú akciu, ktorá sa už nebude opakovať, môžete si vytvoriť jednorazový checklist. V hlavnom menu kliknite na Checklisty, následne hore záložka Checklisty a vpravo tlačidlo Pridať checklist.
Otvorí sa Vám okno pre vytvorenie nového checklistu, ktoré obsahuje tri sekcie, a to Základné údaje checklistu, Úlohy a Naplánovať spustenie checklistu.
Základné údaje checklistu
V tejto sekcii si checklist pomenujete, vyberiete zodpovednú osobu, prípadne zamestnanca, ktorého sa checklist týka. Checklist môžete zaradiť do kategórie rovnako ako šanón.
Dôležité je zadať si východiskový dátum (ak ho pri vytváraní checklistu ešte neviete, je možné ho doplniť dodatočne). Od tohto dátumu sa potom odvíjajú dátumy pri jednotlivých úlohách.
Príklad - prvá časť
Je leto, ale už teraz plánujeme vianočný večierok, a tak premýšľame, čo všetko bude potrebné zariadiť. Založíme si nový checklist s názvom Vianočný večierok a zodpovednou osobou bude Miroslava Horná. Tento checklist sa nijako netýka žiadneho zamestnanca, a tak väzba na zamestnanca bude prázdna. A rovnako tak ešte nevieme dátum, kedy sa bude večierok konať, a tak aj dátum necháme zatiaľ prázdny. Celá sekcia teda bude po vyplnení vyzerať nasledovne.
Úlohy
Druhá sekcia Úlohy slúži na to, aby ste si mohli rozpísať jednotlivé úlohy, z ktorých sa checklist skladá a ktoré všetky musia byť splnené, aby bol checklist úspešne ukončený. Tlačidlom Pridať úlohy si zobrazíte okno pre vytvorenie úlohy.
Vyplníte názov úlohy a vyberiete zodpovednú osobu. Akonáhle úlohu priradíte konkrétnej osobe a celý checklist spustíte (ukázané nižšie), tak sa daným osobám na nástenke všetky úlohy prehľadne zobrazia v sekcii Moje úlohy z checklistov na dokončenie.
Opäť je dôležitý dátum – konkrétny dátum, dokedy má byť úloha hotová alebo relatívne obdobie k východiskovému dátumu uvedenému v základných údajoch checklistu.
Ku konkrétnej úlohe je možné pripojiť rôzne typy príloh. Niektoré z nich sú priamo prepojené so zaevidovanými údajmi v HR systéme.
Príklad - druhá časť
Z prvej časti príkladu máme založený checklist Vianočný večierok, pri ktorom zatiaľ nemáme určený dátum konania. Vieme, že aby bol večierok úspešný, je potrebné zaistiť miesto konania, ubytovanie pre všetkých účastníkov a tiež občerstvenie. Preto si k danému checklistu založíme tri úlohy.
Prvá úloha bude zabezpečiť miesto konania. Túto úlohu tiež zveríme Miroslave Hornej a chceme, aby sme miesto konania večierka poznali najmenej 2 mesiace pred dátumom konania vianočného večierka. Preto založíme úlohu nasledovne.
Pretože nemáme ešte stanovený dátum konania vianočného večierka, je táto úloha trošku "na vode", pretože nikto, ani HR systém nevie, do kedy má byť daná úloha splnená.
Akonáhle bude dátum vianočného večierka stanovený, aj pri zadanej úlohe sa objaví dátum, do kedy má byť splnená. Pre náš príklad si večierok dohodneme na 6. 12. 2025. Vstúpime cez Uprav do uloženého checklistu a dátum vyplníme. Následne sa všetky úlohy budú od neho odvíjať.
Takýmto spôsobom zadáte k checklistu aj ostatné úlohy a môžete k nim pripojiť prílohy.
Poslednou časťou je spustenie checklistu. Pod pojmom spustenie checklistu sa rozumie to, že HR systém vygeneruje všetky úlohy z checklistu a ukáže ich daným zamestnancom na ich nástenkách. Checklist je možné uložiť ako koncept, spustiť ihneď alebo jeho spustenie naplánovať na konkrétny dátum.
Príklad - tretia časť
Checklist máme vytvorený aj so všetkými potrebnými úlohami a musíme už iba rozhodnúť, či ho spustíme hneď alebo jeho štart odložíme. Dajme tomu, že je leto a je zbytočné, aby už teraz zamestnancom vyskočili na nástenke úlohy, ktoré majú urobiť na prípravu vianočného večierku, a tak checklist nespustíme hneď, ale naplánujeme spustenie na 15. 9. 2025. Tým pádom sa až v polovici septembra všetkým zobrazia úlohy, ktoré majú splniť.
Šablóna checklistu
V prípade, že chcete checklist využívať opakovane, založíte si ho ako šablónu. Typickým príkladom pre šablónu checklistu je nástup nového zamestnanca.
Šablóna checklistu sa nevytvára na konkrétneho zamestnanca ani na konkrétny dátum, ale všeobecne. A následne, keď ju treba využiť, vytvorí sa z nej iba konkrétny checklist.
Vytvoríme si šablónu s názvom Nástup nového zamestnanca, kde nebude vyplnený žiadny konkrétny zamestnanec ani dátum nástupu.
Následne vieme, že nám k 1. 2. 2025 nastúpi Jozef Novák a zo šablóny "Nástup nového zamestnanca" vytvoríme konkrétny checklist, ktorý sa bude volať "Nástup nového zamestnanca - Jozef Novák", kde už bude meno aj dátum nástupu vyplnené.
Šablónu vytvoríte úplne rovnako ako štandardný checklist na záložke Šablóny.
Ak chcete urobiť zo šablóny konkrétny checklist, na záložke Šablóny pri danej šablóne kliknete na tlačidlo Checklist zo šablóny.
Následne vyberiete názov nového checklistu a prípadne aj východiskový dátum. Ďalší postup je rovnaký, ako je v návode vyššie.
S úlohami z checklistov môžete pracovať úplne rovnako ako s upozorneniami zo šanónov, to znamená, je možné ich filtrovať a označovať ako splnené.
Oprávnenie na checklisty
Aby jednotliví používatelia mohli s checklistami pracovať, je potrebné pre nich zvoliť správnu úroveň oprávnení. Oprávnenie sa nastavuje cez menu Používatelia.
Používateľ môže mať checklisty úplne zakázané, mať na ne iba náhľad alebo mať právo editácie.
Používateľ bez práv na checklisty v danej sekcii uvidí len tie checklisty, kde je uvedený ako zodpovedná osoba pri niektorej úlohe alebo pri celom checkliste. Môže checklisty len prezerať, nemôže v nich vykonávať úpravy.
Používateľ s právom na náhľad checklistov má možnosť vidieť všetky checklisty, teda aj tie, kde nefiguruje ako zodpovedná osoba. Checklisty môže iba vidieť, nemôže v nich vykonávať úpravy.
Používateľ s právom editácie má plné práva a s checklistami môže robiť všetko.
Informácie v dokumente sú spracované k právnemu stavu platnému ku dňu jeho publikácie. 15.01.2025