Číslovanie dokladov je možné nastaviť/ zmeniť v menu Firma – Nastavenie – Číslovanie dokladov.
V okne Číslovanie dokladov sa nachádza stromová štruktúra, ktorá má viacero úrovní:
- Úroveň predstavuje Okruh,
- Úroveň predstavuje Evidenciu,
- Úroveň predstavuje Číselný rad.
V stromovej štruktúre je potrebné nájsť konkrétnu evidenciu, na ktorom chceme číslovanie dokladov zmeniť. Prostredníctvom znamienka „+“ rozbalíme Okruh a nastavíme sa na príslušný číselný rad, do ktorého vstupujeme cez tlačidlo Oprav.
V záložke Formát číselného radu následne upravíme číslovanie na požadovaný formát.
Na začiatku roka odporúčame správne nastaviť číslovanie dokladov, tak aby nevznikali duplicitné čísla. Ideálne je, ak je v číslovaní dokladov vo všetkých okruhoch (OF, OD, ID, PD, DF, BV) zakomponovaný aj daný rok. Vyhneme sa tak v budúcnosti duplicitnému číslovaniu.
Prečíslovanie dokladov
Funkciu hromadného prečíslovania dokladov môžeme využiť napríklad pri zmene spôsobu číslovania dokladov, prípadne ak sme vymazali niektoré doklady, čím sme narušili systém číslovania v programe.
Na nesprávne poradové číslo nás upozorní program v kontrole, ktorú spustíme cez menu Firma – Kontrola.
Hromadné prečíslovanie dokladov vykonávame cez menu Evidencia – Účtovné doklady – Domov – Prečíslovanie dokladov.
V zobrazenom formulári si zvolíme kritériá, podľa ktorých sa majú doklady prečíslovať. Vyberieme si Okruh, Evidenciu, Číselný rad a Obdobie, od ktorého sa doklady prečíslujú.
Pri hromadnom prečíslovaní je potrebné skontrolovať, od akého čísla začať číslovať, aby nevznikli duplicity.
Hromadná zmena prečíslovania sa nevykoná, ak sú doklady uzavreté uzávierkou DPH alebo ak máme doklady zamknuté (v stĺpci ZAM majú červený štvorček). Prečíslovanie môže vykonať len správca účtovníctva. Pred samotným prečíslovaním dokladov odporúčame vykonať archív cez menu Firma – Archivuj.
Prečíslovať môžeme všetky doklady okrem Odoslaných faktúr, nakoľko tieto doklady posielame naším obchodným partnerom.
