Dostávate mesačne množstvo faktúr, ktoré následne ručne evidujete do programu? Samotné nahrávanie faktúr zaberá veľa času. So službou ELIS to môžete zmeniť.
ELIS je umelá inteligencia, ktorá je schopná z dokumentov vyčítať základné údaje a preklopiť ich do digitálnej podoby. Číta ich ako človek, je schopná sa učiť a opakovaním zdokonaľovať.
Ako služba ELIS funguje?
Ak dostávate faktúry od svojich partnerov v elektronickej podobe, už ich nemusíte ručne prepisovať do programu OMEGA. Takúto faktúru stačí preposlať mailom do ELIS. Mailová adresa Vám bude pridelená po prepojení so službou ELIS. Tá zaslané doklady prečíta a do Evidencie účtovných dokladov zapíše hlavičku dokladu bez zaúčtovania. Polia, ktoré sa automaticky vyplnia:
- Partner
- Interné číslo
- Externé číslo
- Dátum vyhotovenia
- Dátum splatnosti
- Dátum DVDP
- Mena
- Suma aj s rozpisom hladín DPH
Doklady je možné do ELIS odosielať vo formáte .pdf, .jpg alebo .png. Odosielajú sa ako príloha mailu. Každý doklad musí byť v samostatnom .pdf, .jpg, .png, tzn. nemôže byť zoskenovaných viac faktúr v jednom .pdf dokumente.
ELIS dokáže prečítať a importovať doklady z okruhov:
- Došlé faktúry (tuzemské, zahraničné)
- Odoslané faktúry (tuzemské, zahraničné)
- Došlé dobropisy (tuzemské, zahraničné)
- Odoslané dobropisy (tuzemské, zahraničné)
Ako začať používať službu ELIS
Služba ELIS je súčasťou KROS Digitálnej kancelárie. Čo to znamená? Aby ste mohli sťahovať faktúry z ELIS, je potrebné zapnúť v Evidencii účtovných dokladov používanie KROS Digitálnej kancelárie. Ako na to?
1. Najskôr je potrebné stiahnuť si a nainštalovať aktuálnu verziu programu OMEGA 26.20 a vyššiu.
2. Následne môžeme pristúpiť k zapnutiu KROS Digitálnej kancelárie. Urobíme tak cez menu Evidencia – Účtovné doklady v záložke Domov stlačením tlačidla Prepoj s ELIS.
Program nás upozorní, že je potrebné najskôr zapnúť digitálnu kanceláriu:
Po potvrdení Ok sa zobrazí okno, kde v záložke Digitálna kancelária zapneme voľbu Používať digitálnu kanceláriu:
3. Následne je potrebné sa prihlásiť. Prihlásime sa rovnakým účtom, ako do iných KROS aplikácií (napr. KROS fakturácia, ELIS, MY JOB, KROS účet, atď.). Ak sme doteraz nepoužívali žiadnu z uvedených aplikácií, vyberieme voľbu Vytvoriť nový účet.
V prípade, že v aplikácii KROD Digitálna kancelária ešte nemáme vytvorenú firmu, je potrebné ju najskôr vytvoriť. Používateľ, ktorý vytvára novú firmu do KROS Digitálnej kancelárie, bude následne pre danú firmu vedený ako Vlastník a je to spravidla ten, kto si službu zakúpil. Účtovníka je následne možné prizvať do KROS Digitálnej kancelárie ako ďalšieho používateľa.
Po prihlásení bude firma prepojená s ELIS a bude pripravená na používanie. Na emailovú adresu, cez ktorú sme sa prihlasovali, bude zaslaná správa s prideleným účtom (emailom), na ktorý budeme posielať faktúry do ELIS.
Stiahnutie dokladov z ELIS do OMEGY a ich rozúčtovanie
Doklady, ktoré sme odoslali na pridelenú emailovú adresu, sa načítajú do ELIS a následne je možné stiahnuť ich Evidencie účtovných dokladov pomocou tlačidla Stiahni z ELIS. To, že doklady sú pripravené na stiahnutie, uvidíme podľa zelenej ikonky NOVÉ.
Pred prvým stiahnutím dokladov z ELIS je nutné skontrolovať a odstrániť duplicitné číslovanie dokladov. V opačnom prípade môže nastať situácia, že prílohy budú nesprávne pridelené. Pri hromadnom prečíslovaní je taktiež potrebné skontrolovať, od akého čísla začať číslovať, aby nevznikli duplicity.
Následne je potrebné doklady rozúčtovať. Na rozúčtovanie môžeme spustiť automatické účtovanie po stlačení Oprav na konkrétnom doklade. Pre zjednodušenie práce je možné doklady rozúčtovať aj hromadne pomocou funkcie Rozúčtovanie dokladov.