Došlé faktúry evidujeme nasledujúcimi spôsobmi.
- Ručné pridanie dokladu
- Hromadné nahrávanie dokladov z úložiska
- Zasielanie dokladov e-mailom
Ručné pridanie dokladu
Pre zaevidovanie došlej faktúry vyberieme možnosť + Pridať. Údaje z faktúry prepisujeme do jednotlivých polí manuálne. K manuálne vytvorenej došlej faktúre vieme nahrať cez spinku aj prílohu.
Hromadné nahrávanie dokladov z úložiska
V KROS Fakturácii môžeme v časti Výdavky – Došlé faktúry jednoducho spracovávať údaje z prijatých dokladov. Stačí nahrať dokument vo formáte .pdf (ISDOC), alebo využiť umelú inteligenciu, ktorá automaticky vyťaží základné údaje z dokladu a preklopí ich do digitálnej podoby.
“ISDOC je formát elektronického dokumentu. Spracovanie dokladov vo formáte ISDOC je oveľa presnejšie, rýchlejšie - údaje sú načítané už do pár sekúnd, a výrazne sa znižuje riziko chýb pri spracovaní dokladov.
Po zvolení možnosti Hromadne nahrať sa zobrazí prieskumník, kde vyberieme jeden alebo viac súborov – max. 50 súborov. Následne sa do aplikácie pridá každý súbor samostatne ako nový doklad a automaticky sa k nemu pridá príloha.
Podporovaný formát súborov je .pdf, .bmp, .png, .jpg, .jpeg, a .tiff. Každý doklad musí byť v samostatnom dokumente, tzn. nemôže byť zoskenovaných viac faktúr v jednom .pdf dokumente. Doklady vo formáte .pdf nesmú byť zaheslované. Podporovaná veľkosť súborov je max. 40 MB.
Zasielanie dokladov e-mailom
V časti Nastavenia – Spracovanie dokladov nájdeme preddefinované e-mailové adresy, na ktoré je potrebné preposielať doklady. Ak chceme zber dokladov ešte viac zefektívniť, môžeme túto zbernú e-mailovú adresu poskytnúť priamo svojim dodávateľom. Nielenže sa tak zníži riziko straty dokladov, ale urýchli sa aj proces ich odovzdávania.
Maximálna veľkosť e-mailu je 25 MB. V prípade, ak by mal e-mail väčšiu veľkosť, nebude doručený. Aj v tomto prípade platí, že doklady je možné odosielať vo formáte .pdf, .jpg, .jpeg, .bmp, .tiff alebo .png. Odosielajú sa ako príloha e-mailu. Každý doklad musí byť v samostatnom dokumente, tzn. nemôže byť zoskenovaných / uložených viac faktúr v jednom .pdf dokumente a doklady vo formáte .pdf nesmú byť zaheslované. Maximálny počet príloh v rámci jedného e-mailu je 20 súborov.