Jednotlivé pohyby z bankového výpisu nemusíme účtovať ručne. Stačí, ak si z internet bankingu stiahneme elektronický výpis vo formáte Sepa XML a ten naimportujeme do programu OMEGA. Import bankových výpisov umožní automaticky zaúčtovať všetky pohyby z výpisu do Evidencie účtovných dokladov na pár klikov.
Funkciu Importu bankového výpisu môžeme spustiť dvoma spôsobmi:
- cez menu Evidencia – Účtovné doklady – v záložke Domov – funkcia Import BV,
- cez menu Evidencia – Importované bankové výpisy – Funkcie – Načítaj výpis.
Položky načítaného bankového výpisu sa zaúčtujú a spárujú s dokladmi v účtovníctve. Podľa kritérií párovania, ako napr. variabilný symbol, špecifický symbol atď., sa spárujú a uhradia odoslané faktúry, došlé faktúry, dobropisy a pod. Pre ostatné pohyby v bankovom výpise je potrebné definovať pravidlá pre zaúčtovanie.
Kritériá párovania v importe bankových výpisov
Sprístupníme si ich vo formulári Zaúčtovanie bankového výpisu cez Možnosti.
V nich si definujeme kritériá, na základe ktorých sa párujú položky bankového výpisu s pohľadávkami a záväzkami. Štandardne je nastavený:
- variabilný symbol,
- suma s toleranciou 10€,
- párovať aj čiastočné úhrady.
Pri párovaní musia platiť všetky kritériá súčasne, aby program priradil úhradu k faktúre.
Ak označíme voľbu Variabilný symbol, program kontroluje variabilný symbol pri pohľadávkach s údajom v poli Interné číslo a pri záväzkoch s údajom v poli Externé číslo.
Ak majú Odoslané faktúry alebo Preddavkové faktúry iné interné číslo ako externé číslo, odporúčame označiť voľbu VS párovať na externé číslo dokladu. Potom po načítaní bankového výpisu bude program kontrolovať variabilný symbol kreditných obratov s externým číslom dokladu v OMEGE.
Vypnutím voľby Hľadať čiastočnú zhodu VS sa spracovanie bankového výpisu môže urýchliť až 3-násobne. Túto voľbu odporúčame vypnúť v prípade, že doklady obsahujú menej ciferné variabilné symboly, ktorých číslice by mohli byť súčasťou viacerých variabilných symbolov. Naopak, túto voľbu odporúčame ponechať v prípade, že doklady obsahujú viacciferné variabilné symboly, pri zaevidovaní ktorých sa mohol napr. dodávateľ alebo odberateľ pomýliť a zameniť cifru.
Pravidlá pre zaúčtovanie v importe bankových výpisov
Pre automatické zaúčtovanie ostatných položiek bankového výpisu si môžeme zadefinovať aj rôzne pravidlá pre zaúčtovanie, napr. bankové poplatky.
Nastavíme si ich rovnako cez formulár Zaúčtovanie bankového výpisu pomocou tlačidla Možnosti.
Nové pravidlo vytvárame pre položku v bankovom výpise (bankový poplatok), ktorá obsahuje popis transakcie VEDENIE UCTU. Pravidlo zadefinujeme cez kópiu z prednastaveného pravidla zaúčtovania (1 – Bankové poplatky).
Najskôr nastavíme prioritu pravidla (poradové číslo), jeho názov a číslo bankového účtu, pre ktorý bude platiť.
Za podmienok – určíme, aké parametre by mala spĺňať príslušná položka z bankového výpisu. Vedenie účtu predstavuje debetnú položku, tak zapneme položku Debet a okrem toho aj Popis transakcie, pretože na základe tohto textu sú rozlíšené položky v bankovom výpise. Pri popise transakcie označíme „obsahuje“ a do bunky Popis transakcie doplníme text z bankového výpisu VEDENIE UCTU.
Vykonaj akciu – nastavíme, ako sa má príslušná položka z bankového výpisu zaúčtovať. Ako prvý nastavíme text účtovného dokladu a zapneme voľbu Nastav text v záhlaví dokladu, do textu doplníme napr. Vedenie účtu. Ďalej vyberieme účet MD syntetický a analytický, na ktorý má byť príslušná položka zaúčtovaná. Ak má zaúčtovaná položka obsahovať aj text, označíme voľbu Nastav text účtovného zápisu a do textu doplníme rovnako Vedenie účtu.
Vo formulári Importovaných bankových výpisov sú položky bankového výpisu, ktoré program na základe vytvorených pravidiel zaúčtovania správne zaúčtuje, označené zeleným štvorčekom v stĺpci OK. Položky, ktoré nezaúčtuje, je potrebné ručne skontrolovať a zaúčtovať. Môžeme si ich aj označiť pomocou funkcie Označ – Označ nezaúčtované a vytlačiť cez Tlač v prehľadnej tlačovej zostave Bankové výpisy.
Ak už bol bankový výpis naimportovaný a pravidlo pre zaúčtovanie bolo vytvorené dodatočne, pre zaúčtovanie možno využiť funkciu Zobrazené zaúčtuj.
