Pre zjednodušenie prechodu z programu STEP2000 na program ALFA plus sme v spolupráci s dodávateľom programu STEP2000 – spoločnosťou STEP Software s.r.o. zapracovali možnosť preniesť do programu ALFA plus informácie o pohľadávkach, záväzkoch, partneroch a skladových kartách. V nasledujúcom postupe si vysvetlíme, ako na to.
1. Export údajov z programu STEP2000
Ak máte verziu programu STEP2000 vydanú po 5. 12. 2023, pribudla Vám v programe možnosť Export do KROS, cez ktorú si viete do samostatných .xml súborov vyexportovať údaje o pohľadávkach, záväzkoch, partneroch a skladových kartách. Pre jednoduchšiu identifikáciu obsahuje ich názov IČO spoločnosti, z ktorej sa urobil export.
2. Vytvorenie firmy v programe ALFA plus
V programe ALFA plus je potrebné si založiť novú firmu. Urobíte tak cez hlavné menu Firma – Založenie novej firmy. Založením firmy Vás prevedie sprievodca, v ktorom postupne zadáte názov firmy a účtovný rok 2024, potvrdíte priečinok, kde bude uložená databáza firmy (nie je potrebné ho meniť) a v poslednom kroku si zadáte prihlasovacie meno a heslo do firmy (heslo nie je povinné).
Po vytvorení firmy sa Vám otvorí formulár na vyplnenie fakturačných údajov. V prípade, že máte na počítači pripojenie na internet, sa Vám tieto údaje po zadaní obchodného mena alebo IČO, doplnia automaticky.
3. Import dát z programu STEP2000 do programu ALFA plus
Názvy súborov vyexportované z programu STEP2000 majú formát „IČO_NazovEvidencie“. Pred ich importom je ich potrebné premenovať tak, aby ich názov začínal textom „partneri“, „pohladavky“, „zavazky“ alebo „karty“ podľa toho, údaje ktorej evidencie súbor obsahuje. Súbor s partnermi sa teda môže volať napr. „partneri.xml“ alebo „partneri_31245114.xml“.
Import pohľadávok, záväzkov, partnerov aj skladových kariet vyexportovaných z programu STEP2000 urobíte postupne cez tú istú voľbu v hlavnom menu - Firma – Importy a exporty – Import faktúr z iného programu do pohľadávok.
Otvorí sa Vám nové okno Import faktúr z iného programu do pohľadávok, ktoré primárne slúži len na import pohľadávok. Jeho funkčnosť bola rozšírená aj o možnosť importu záväzkov, partnerov a kariet. Nastavenia v okne ale na tieto importy nemajú vplyv.
To do ktorej evidencie sa má súbor nahrať, vie ALFA plus podľa jeho názvu:
- Ak súbor začína textom „partneri“, bude sa importovať do zoznamu partnerov
- Ak súbor začína textom „pohladavky“, bude sa importovať do zoznamu pohľadávok
- Ak súbor začína textom „zavazky“, bude sa importovať do zoznamu záväzkov
- Ak súbor začína textom „karty“, bude sa importovať do zoznamu skladových kariet
V okne cez tlačidlo s priečinkom vyberte najskôr súbor so zoznamom partnerov a import spustite tlačidlom Ďalej. Na konci importu sa Vám zobrazí krátky sumár o tom, koľko dokladov sa naimportovalo. Ak sa niektoré doklady nenaimportovali, budete tu mať uvedený dôvod.
Po ukončení importu Vás program vráti opäť do tohto okna. Rovnako môžete postupovať so súborom s pohľadávkami, závazkami a kartami.
4. Kontrola/oprava naimportovaných dát
- Ak ste mali pohľadávky alebo záväzky, na ktorých bola čiastková úhrada, táto sa do programu ALFA plus nepreniesla. Doklady sú zaevidované v plnej sume. Uhradenú sumu je potrebné si na doklad zaevidovať ručne.
K zoznamu pohľadávok alebo záväzkov sa dostanete cez hlavné menu Evidencie – Pohľadávky alebo Evidencie – Záväzky. Príslušný doklad si otvorte dvojklikom alebo tlačidlom Oprav. Úhradu pridáte cez tlačidlo Pridaj na záložke Vyrovnanie.
- Na všetkých importovaných záväzkoch je prednastavené smerovanie úhrady do stĺpca peňažného denníka Výdavok za tovar. Zmenu môžete urobiť buď na doklade na záložke Zápis do alebo pri evidovaní úhrady do peňažného denníka.
- Do skladu sa importovali len skladové karty bez množstva a skladovej ceny. Počiatočný stav na sklade je potrebné si zaevidovať ručne vytvorením príjemky na sklad cez menu Sklad – Príjemky a výdajky – tlačidlo Príjem.
