Základný princíp
Do HR systému máte možnosť importovať údaje na karty zamestnancov alebo záznamy do jednotlivých šanónov. A to buď ako nové záznamy alebo máte možnosť hromadne pomocou importu existujúce údaje editovať.
Vzhľadom k tomu, že HR systém je z Vašej strany modifikovateľný, aj import je postavený tak, aby ste si mohli importovať údaje podľa vlastných požiadaviek. Preto v prvom kroku je potrebné celý HR systém nastaviť, na základe čoho vám vzniknú vzorové šablóny pre import. Tie následne naplníte údajmi a môžete všetko importovať.
Import údajov k zamestnancom
Je rozdielny postup pre HR systém používaný samostatne a pre HR systém napojený na KROS Dochádzku.
Samostatný HR systém
V prípade, že máte HR systém samostatne, môžete si do zoznamu zamestnancov naimportovať systémové údaje o zamestnancovi aj údaje do "rozšírených údajov". Viac informácií o práci s kartou zamestnanca nájdete tu.
Najskôr si pripravte kartu zamestnanca, aby vyzerala a obsahovala všetky údaje podľa Vašich predstáv.
Následne vykonajte export a vyberte formát XLSX. Stiahne sa vám súbor, ktorý v stĺpcoch obsahuje všetky údaje z karty zamestnanca.
Pokiaľ chcete importovať nové záznamy, stačí si do vzorového exportného súboru označiť iba jednu položku (jedného zamestnanca). V prípade, že budete chcieť existujúce údaje pomocou importu editovať, označte všetky položky, ktoré chcete zmeniť.
V prípade, že s HR systémom iba začínate pracovať, musíte si najskôr vytvoriť jedného zamestnanca ako testovacieho a s jeho pomocou vytvoriť export.
Súbor naplňte požadovanými údajmi a môžete ich do HR systému opäť naimportovať.
Vzorový súbor obsahuje stĺpec ID. V prípade, že tento stĺpec v importnom súbore ponecháte, import dokáže nájsť už existujúce karty zamestnancov a editovať ich údajmi, ktoré zadáte do importného súboru.
Ak stĺpec ID vymažete, všetky riadky v importnom súbore bude import brať ako nových zamestnancov a pre každého založí a vyplní novú kartu. Rovnakú funkciu identifikátora má aj stĺpec Osobné číslo.
Ak karta zamestnanca obsahuje aj vložené súbory, pri exporte vznikne v súbore XLSX stĺpec, kde budú vypísané názvy súborov nahratých u jednotlivých zamestnancov. Tento stĺpec však NESMIE byť v súbore pri opakovanom importe, inak by import nebol úspešný.
HR systém prepojený s KROS Dochádzkou
V prípade, že máte HR systém prepojený s KROS Dochádzkou, nemôžete importovať nových zamestnancov (zamestnanci musia byť pridaní priamo v KROS Dochádzke). Importom môžete iba editovať údaje v rozšírených údajoch na karte zamestnanca.
Opäť si pripravte kartu zamestnanca tak, aby vám vyhovovala. Následne označte všetkých zamestnancov a vykonajte export údajov vo formáte XLSX. Vznikne vám súbor, ktorý bude obsahovať základné údaje o všetkých vašich zamestnancoch.
Následne do súboru doplňte požadované údaje a opäť naimportujte súbor do HR systému. K všetkým zamestnancom sa vám týmto krokom vyplnia údaje na karte zamestnanca, v sekcii rozšírené údaje.
Pri exporte sa Vám v súbore vytvorí stĺpec ID, ktorý v žiadnom prípade neodstraňujte ani nemeňte. Slúži ako identifikátor a ak ho zmeníte alebo vymažete, následný import nebude úspešný.
Ak šanón obsahuje aj vložené súbory, pri exporte vznikne v súbore XLSX stĺpec, kde budú vypísané názvy súborov nahraných pri jednotlivých záznamoch v šanóne. Tento stĺpec však NESMIE byť v súbore pri opakovanom importe, inak by import nebol úspešný.
Import údajov do šanónov
Postup je podobný ako pri importe údajov na karty zamestnancov.
Najskôr si vytvoríte šanón presne tak, ako potrebujete aj so všetkými požadovanými dátovými poliami. Viac informácií o vytváraní šanónov nájdete tu.
Následne vyexportujete údaje z daného šanónu vo formáte XLSX, čím vznikne vzorový súbor pre import, ktorý následne naplníte údajmi a naimportujete späť do HR systému.
Ak chcete importovať nové záznamy, stačí si do vzorového exportného súboru označiť iba jednu položku. V prípade, že budete chcieť existujúce údaje pomocou importu editovať, označte všetky, ktoré chcete zmeniť.
Vzorový súbor obsahuje stĺpec ID. V prípade, že tento stĺpec v importnom súbore ponecháte, import dokáže nájsť už existujúce záznamy a editovať ich údajmi, ktoré zadáte do importného súboru.
Ak stĺpec ID vymažete, všetky riadky v importnom súbore bude import brať ako nové záznamy a založí ich nanovo do šanónu.
V prípade, že do importného súboru nevložíte údaje správne, import skončí chybou. V poznámke sa zobrazí dôvod problému.
Informácie v dokumente sú spracované k právnemu stavu platnému ku dňu jeho publikácie. 15.01.2025