Pred uzatvorením účtovných kníh musí účtovná jednotka vykonať podľa zákona o účtovníctve inventarizáciu majetku a záväzkov. Pomocou nej overíme, či máme účtovný stav majetku a záväzkov zhodný so skutočným stavom.
Inventarizácia môže byť:
- riadna inventarizácia – vytvára sa ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka (zväčša k 31. 12.),
- mimoriadna inventarizácia – vytvárame ju napríklad ku dňu vzniku, zlúčenia, rozdelenia alebo zrušenia organizácie, pri likvidácii alebo inej organizačnej zmene.
Výsledky porovnania z inventarizácie uvádza účtovná jednotka v inventarizačnom zápise. V programe OMEGA ho vytvoríme cez menu Prehľady – Inventarizácia majetku a záväzkov.
Formulár inventarizácie majetku a záväzkov
Formulár inventarizácie je rozdelený do 4 samostatných záložiek:
1) V záložke Texty sa vypĺňajú dátumové polia týkajúce sa inventarizácie, informácie o zložení inventarizačnej komisie a ich vyjadrenia k prípadným inventarizačným rozdielom, ktoré boli inventarizáciou zistené. Dôležitý je správny výber mesiaca, ku ktorému sa inventarizácia vykonáva. Podľa neho sa načítavajú zostatky do inventarizačného zápisu.
2) Záložka Položky sa skladá z dvoch častí:
- ľavú časť tvoria účty z účtovej osnovy, ktoré majú ku koncu roka účtovný zostatok,
- na pravej strane sa vypĺňajú informácie o tom, z čoho sa zostatok daného účtu skladá.
Pri každej položke odsúhlasíme skutočný a účtovný stav a následne ju označíme ako dokončenú položku (zelený štvorček).
Údaje do jednotlivých položiek môžeme doplniť cez voľbu Pridaj z účtovníctva, príp. pri saldokontných účtoch Naplň zo saldokonta.
Nedokončená položka je označená prázdnym príznakom (biely štvorček). Ak sa nezhoduje účtovný stav a aktuálny zostatok v hlavnej knihe, položka je označená chybne – červeným výkričníkom. Položka má stav chybne zadaná v prípade, že účtovný stav, ktorý sme ručne zadali, nesúhlasí s aktuálnym zostatkom v hlavnej knihe.
Cez tlačidlo Možnosti v spodnej časti formulára môžeme hromadne položkám naplniť stavy podľa Hlavnej knihy, hromadne ich označiť za dokončené/nedokončené, prípadne vyčistiť celý formulár.
3) Záložka Záver inventarizácie obsahuje jednoduché textové pole, v ktorom uvádzame informácie o výsledku vykonanej inventarizácie.
4) Posledná záložka Príkaz na vykonanie slúži na úvodný a záverečný text príkazu.
Vyplnenú a dokončenú inventarizáciu vytlačíme cez voľbu Tlač, kde si môžeme vybrať zo zoznamu tlačových zostáv:
- Inventarizačný zápis podrobný.
- Inventarizačný zápis sumárny.
- Príkaz na vykonanie inventarizácie.
Najčastejšie chyby
- Nesprávne zadaný mesiac, ku ktorému inventarizáciu vykonávame – skontrolujeme v záložke Texty.
- Dodatočne zaevidované doklady. Doklady v tomto formulári sa neaktualizujú automaticky, preto ak sme pridali nejaký doklad, cez tlačidlo Možnosti aktualizujeme údaje naplnením stavov z Hlavnej knihy.
- Nenačítali sa všetky doklady. Pri výbere dokladov pomocou voľby Pridaj z účtovníctva/Naplň zo saldokonta sa zobrazí formulár na výber dokladov. Do Inventarizácie je potrebné preniesť hodnotu za všetky zobrazené doklady. Aby sme vybrali všetky doklady, použijeme voľbu Možnosti – Vybrať zobrazené doklady.
Ak sa napriek tomu skutočný stav nezhoduje s účtovným, overíme, ktorý stav je správny. Napr. pri účte 211 (pokladnica) najskôr zistíme, v ktorom období vznikol rozdiel a následne si za vybrané obdobie vytlačíme Knihu analytickej evidencie za konkrétny analytický účet 211 a porovnáme ju na Pokladničnú knihu.
