Saldokonto slúži na evidovanie došlých, odoslaných faktúr a iných dokladov, ktoré potrebujeme sledovať v členení na predpis a úhradu. V programe OMEGA sú ako saldokontné nastavené účty 311, 321, 314 a 324. Ak účtovná jednotka chce sledovať saldokontne aj iné účty, je potrebné v menu Číselník – Účtový rozvrh zakliknúť na konkrétnom účte voľbu Pohľadávky, Záväzky alebo Iné.
Do nasledujúceho roka sa prenášajú len doklady, ktoré sú saldokontne nevyrovnané. Preto je potrebné kontrolovať saldokontné účty na začiatku účtovného obdobia (Otvorenie), počas roka a taktiež aj na konci účtovného obdobia (Otvorenie – December). Kontrolu vykonávame porovnaním tlačových zostáv:
- Saldokonto,
- Prehľad pohľadávok/ záväzkov,
- Hlavná kniha.
Párovanie dokladu a jeho úhrady sa vykoná automaticky (pri účtovaní pomocou automatických účtovaní). Doklady sú saldokontne vyrovnané, ak sú splnené súčasne tieto tri podmienky:
- rovnaký partner (musí byť zaevidovaný v číselníku partnerov),
- rovnaký účet z účtovného rozvrhu (syntetický aj analytický),
- rovnaké číslo uhrádzaného dokladu.
Automatická kontrola saldokonta
Pri kontrole saldokonta výrazne zjednoduší prácu funkcia Odsúhlasenie saldokonta, ktorá nám najrýchlejšie odhalí možné nezrovnalosti a navedie nás na postup ich opravy. Spustíme ju cez menu Prehľady – Odsúhlasenie saldokonta. Zobrazí sa formulár:
Potvrdením voľby Skontroluj všetko v hornej časti formulára, program automaticky spustí postupne všetky druhy kontroly a výsledok zobrazí v stĺpci Výsledok automatickej kontroly, pričom:
- Zelený príznak znamená, že výsledok danej kontroly je v poriadku a program nenašiel žiadnu chybu.
- Červený výkričník symbolizuje, že program našiel pri danej kontrole chybu. Po kliknutí na danú kontrolu môžeme následne cez tlačidlo Ďalej zistiť nesprávne doklady, prípadne obdobia, v ktorých vznikli rozdiely.
Chyby opravujeme v poradí, tzn. odstránime najskôr rozdiely z prvej kontroly a postupujeme na ďalšie. Po každej oprave odporúčame spustiť kontrolu znova, nakoľko jednotlivé body navzájom súvisia. Tým pádom sa nám môžu odstrániť aj chyby v ostatných bodoch.
Každú kontrolu si môžeme pozrieť podrobnejšie cez voľbu Ďalej. V zobrazenom formulári vidíme konkrétne rozdiely a postupujeme podľa odporúčaní.
V prípade spustenia kontroly program nájde chybné doklady. Ak usúdime, že doklad je napriek tomu zaevidovaný správne, je možné zapnúť na ňom voľbu Nevykazovať. Následne program už nebude takýto doklad vykazovať ako chybný.
Najčastejšie chyby
- Zostava Saldokonto (sumárne alebo po položkách) je prázdna. Do saldokonta program berie len tie účty z účtového rozvrhu, ktoré majú v menu Číselník – Účtový rozvrh zapnutú voľbu pre Saldokonto.
- V doklade o úhrade (BV, PD) nebol použitý rovnaký partner alebo účet (syntetický aj analytický), aký bol uvedený na odoslanej alebo došlej faktúre.
- Faktúra, prípadne doklad o úhrade, má v záložke Ostatné údaje zapnutú voľbu Doklad nezahrnúť do saldokonta. Stačí, ak jeden z dokladov má túto voľbu zapnutú a saldokonto sa nebude zobrazovať správne.
- V doklade o úhrade (BV, PD) nie je v bunke Uhradiť doklad doplnené číslo uhrádzaného dokladu.
- Saldokonto bolo vyrovnané na nesprávnom riadku účtovného zápisu, daná chyba sa väčšinou vyskytuje pri úhrade faktúry preddavkom.
Ručná kontrola saldokonta
Ak sme opakovane spustili kontrolu cez Odsúhlasenie saldokonta, no napriek tomu sa rozdiely neodstránili, postupujeme ručnou kontrolou.
Kontrola saldokonta na konci roka
Po zaúčtovaní všetkých účtovných prípadov je potrebné na konci účtovného obdobia porovnať evidenčný stav (Saldokonto) na účtovný stav (Hlavná kniha):
Ak sa na konci roka nerovná saldokonto na prehľad pohľadávok
V prípade, že máme veľa neuhradených pohľadávok, môžeme si porovnať zostatky na zostavách sumárne, a to cez Prehľad pohľadávok po partneroch celkom a Saldokonto sumárne podľa partnerov. Ak nájdeme rozdiel v sume za partnera, vytlačíme si zostavy po položkách už za konkrétneho partnera:
- Saldokonto po položkách za účet 311.100, obdobie Otvorenie – December a len Nevyrovnané.
- Prehľad pohľadávok, Neuhradené, Preplatené, postupne pre Okruh, kde účtujeme o 311.100 napr. OF a OD a stav k dátumu 31. 12. 2024 (ak už máme v databáze evidované doklady s dátumom vyhotovenia/prijatia roku 2025, zadáme stav k dátumu napr. 15. 01. 2025.
Do prehľadu pohľadávok sa totiž doťahujú doklady na základe dátumu vyhotovenia (OF)/prijatia (DF), tzn. nie podľa dátumu vzniku daňovej povinnosti).
Pohľadávky a záväzky v cudzej mene odporúčame skontrolovať nielen v tuzemskej, ale aj v cudzej mene, a to ešte pred výpočtom koncoročných kurzových rozdielov v tlačových zostavách:
- Kniha analytickej evidencie v obidvoch menách,
- Saldokonto (po položkách),
- Kniha pohľadávok v cudzej mene.
Kontrola saldokonta na začiatku nového roka
Po prechode do nového roka 2025 musia byť prehľady z minulého roka zhodné so zostavami vytlačenými v databáze nového roka. V prvom kroku je potrebné odsúhlasiť, či začiatočné stavy pohľadávok a záväzkov k 1. 1. 2025 súhlasia s konečnými zostatkami k 31. 12. 2024. Postupne kontrolujeme zostatky v Hlavnej knihe, v Saldokonte a Prehľade pohľadávok/záväzkov:
A) Cez menu Prehľady – Hlavná kniha skontrolujeme zostatky v Hlavnej knihe v roku 2025 na účte pohľadávok, napr. 311, za obdobie Otvorenie – Otvorenie a porovnáme ho s Konečným zostatkom účtu k 31. 12. 2024.
B)Cez menu Prehľady – Saldokonto (po položkách) skontrolujeme zostatok neuhradených faktúr. Najskôr potvrdíme tlačidlo Vyčisti a následne si zvolíme obdobie Otvorenie – Otvorenie, syntetický účet 311 a len Nevyrovnané doklady.
C) Zostatok neuhradených faktúr porovnáme cez menu Prehľady – Prehľad pohľadávok. Najskôr vypneme všetky zadané filtre cez tlačidlo Vyčisti a následne zadávame stav k dátumu Zadať ručne: 31. 12. 2024, len Neuhradené a Preplatené doklady.
Stav k dátumu 31. 12. 2024 zadávame z toho dôvodu, že už môžeme mať vystavené doklady s dátumom napr. 1. 1. 2025. V tomto prípade by sa hodnota v prehľade nerovnala na saldokonto a na hlavnú knihu.
Hodnota v hlavnej knihe sa musí rovnať hodnote v saldokonte a v prehľade pohľadávok/záväzkov.
Kontrola saldokonta v priebehu roka, napr. k 31. 3. 2025
- Cez menu Prehľady – Hlavná kniha skontrolujeme zostatky v Hlavnej knihe na účte pohľadávok, napr. 311, za obdobie Otvorenie – Marec. Hodnotu skontrolujeme v stĺpci Konečný zostatok účtu.
- V menu Prehľady – Saldokonto (po položkách) skontrolujeme zostatok neuhradených faktúr. Najskôr stlačíme voľbu Vyčisti a následne zvolíme obdobie Otvorenie – Marec, syntetický účet 311 a len Nevyrovnané doklady.
Hodnoty v saldokonte a Hlavnej knihe by mali byť rovnaké. Ak sú hodnoty rozdielne, kontrolujeme zostatky po mesiacoch.
Prehľad Pohľadávok/záväzkov odporúčame kontrolovať až k 31. 12. daného roka. V týchto zostavách nie je možné zadať v priebehu roka rovnaké kritériá ako pri saldokonte a hlavnej knihe, najmä pri účtovaní faktúr na prelome rokov.
V prehľade pohľadávok/záväzkov sa zobrazujú doklady podľa okruhov, v ktorých sú zaúčtované.
Napr. do prehľadu záväzkov sa načíta zaúčtovaná došlá faktúra z okruhu DF. Ak o pohľadávke alebo záväzku účtujeme cez interný doklad, je potrebné v prehľade zapnúť voľbu „Aj okruh (z)ID“. Tým sa nám zobrazia aj interné doklady, v ktorých sa účtovalo na saldokontný účet.
Zobrazovanie správneho a nesprávneho saldokonta v zostavách – uhradená faktúra
Správne saldokontne spárované faktúry:
- stĺpec Rozdiel je prázdny,
- zaúčtovanie faktúry a jej úhrady sú na jedného partnera a je použitý jeden saldokontný účet 311.100.
Nesprávne saldokontne spárované faktúry:
- v stĺpci Rozdiel je hodnota,
- pri úhrade faktúry bol použitý iný analytický účet ako pri zaúčtovaní faktúry. Program v tomto prípade prenesie do nového roka obidva doklady (faktúru aj úhradu), pretože doklady neboli správne saldokontne spárované.
