Kontrola - evidenčný a účtovný stav pokladníc
Účtovná jednotka je povinná raz ročne vykonať inventarizáciu pokladnice a to ku dňu účtovnej závierky. Pri fyzickej inventúre zistíme skutočný stav peňažných prostriedkov v hotovosti. Tento stav je potrebné porovnať:
- na zostatok príslušného analytického účtu 211 v hlavnej knihe,
- na evidenčný zostatok v pokladničnej knihe v evidencii účtovných dokladov (EUD).
Kontrola evidenčného zostatku
Evidenčný stav je všetko, čo je zaevidované v pokladničnej knihe (v EUD v okruhu PD). Do evidenčného stavu program berie všetky doklady v EUD zadefinované v číselnom rade danej pokladnice bez ohľadu na to, či sú doklady správne zaúčtované, tzn. či majú zelený štvorček.
Program spočíta do evidenčného zostatku:
- Začiatočný zostatok – uvedený je v menu Číselník – Pokladnice – v záložke Začiatočný zostatok).
- Všetky plusové a mínusové obraty v EUD – vyberieme si konkrétnu evidenciu a číselný rad (napr. P1), ktorý chceme skontrolovať na analytický účet 211 v Hlavnej knihe (napr. na 211.100).
Na základe začiatočného zostatku a všetkých príjmov a výdavkov vypočíta program evidenčný zostatok, ktorý sa musí rovnať tomu, čo máme fyzicky v pokladnici a tomu, čo máme v Hlavnej knihe na príslušnom účte 211.xxx.
Príklad:
- začiatočný zostatok: 160 eur
- v pokladničnej knihe sú prírastky: + 250 + 704,25
- v pokladničnej knihe sú úbytky: - 144 - 73,80 - 67,95
Konečný evidenčný zostatok: 160 + 250 + 704,25 - 144 - 73,80 - 67,95 = 828,50 porovnáme s účtovným zostatkom v hlavnej knihe na účte 211.
Cez menu Tlač – Účtovníctvo – Pokladničná kniha zistíme evidenčný zostatok na konkrétnej pokladnici. Tento zostatok nám musí sedieť s tým, čo sme zistili pri fyzickej inventúre, a s tým, čo máme na účte 211.xxx v hlavnej knihe.
Kontrola účtovného zostatku
Účtovný zostatok je všetko, čo je zaúčtované na účte 211 v hlavnej knihe. Tento stav berie program zo všetkých dokladov, ktoré sú správne predkontované (majú zelený štvorček), a ktoré obsahujú príslušný analytický účet, napr. 211.100 (bez ohľadu na typ dokladu).
Cez menu Prehľady – Hlavná kniha vytlačíme zostavu za syntetický účet 211.
Začiatočné zostatky jednotlivých účtov program preberie do hlavnej knihy z interného dokladu, zaúčtovaného do obdobia Otvorenie.
Najčastejšie sa vyskytujúce chyby
Ak sa evidenčný a účtovný stav pokladnice nerovná, tak môžeme mať:
- nesprávne nastavený analytický účet v pokladnici – účet zadaný cez Číselník – Pokladnice musí byť rovnaký s účtom, ktorý je zadefinovaný cez Firma – Nastavenie – Číslovanie dokladov,
- nesprávne uvedené znamienko v pokladničnom doklade, napr. pri výdaji do pokladnice je účet 211 zaúčtovaný na strane MD, ale v evidenčnej časti dokladu je uvedené znamienko +,
- doklad účtovaný v okruhu pokladničných dokladov neobsahuje účet 211,
- Evidenčný stav – je v poriadku
- Účtovný stav – nie je v poriadku
- pohyb hotovosti je zaúčtovaný na účet 211, ale v inom okruhu dokladov ako PD, (napr. v okruhu ID, DF)
- Evidenčný stav – nie je v poriadku
- Účtovný stav – je v poriadku
Chyby odhalí aj programová kontrola účtovníctva, ktorú spustíme cez menu Firma – Kontrola – Nová kontrola.
