Kontrola zostatku pokladnice (PD) v EUD

Pred zostavením závierky účtovníctva a pred posledným prechodom do nasledujúceho roka je potrebné vykonať inventarizáciu jednotlivých účtových tried. Uzávierka účtovej triedy 2 – Finančné účty, pozostáva aj z fyzickej inventúry peňažných prostriedkov a z kontroly evidenčného a účtovného zostatku účtu 211.

Účtovná jednotka je povinná raz ročne vykonať inventarizáciu pokladnice a to ku dňu účtovnej závierky. Pri fyzickej inventúre zistíme skutočný stav peňažných prostriedkov v hotovosti. Tento stav je potrebné porovnať:

  • na zostatok príslušného analytického účtu 211 v hlavnej knihe, a
  • na evidenčný zostatok v pokladničnej knihe v evidencii účtovných dokladov (EUD).

1.   Kontrola evidenčného zostatku

Evidenčný stav je všetko, čo je zaevidované v pokladničnej knihe (v EUD v okruhu PD). Do evidenčného stavu program berie všetky doklady v EUD zadefinované v číselnom rade danej pokladnice bez ohľadu na to, či sú doklady správne zaúčtované, tzn. či majú zelený štvorček.

Program spočíta do evidenčného zostatku:

  • Začiatočný zostatok

Uvedený je v menu Číselník – Pokladnice – v záložke Začiatočný zostatok.

  • Všetky plusové a mínusové obraty v EUD

Na základe začiatočného zostatku a všetkých príjmov a výdavkov vypočíta program evidenčný zostatok, ktorý sa musí rovnať tomu, čo

Cez menu Tlač – Účtovníctvo – Pokladničná kniha zistíme evidenčný zostatok na konkrétnej pokladnici.  Tento zostatok nám musí sedieť s tým, čo sme zistili pri fyzickej inventúre, a s tým, čo máme na účte 211.xxx v hlavnej knihe.

2.     Kontrola účtovného zostatku

Účtovný zostatok je všetko, čo je na účte 211 zaúčtované v hlavnej knihe. Tento stav berie program zo všetkých dokladov, ktoré sú správne predkontované (majú zelený štvorček), a ktoré obsahujú príslušný analytický účet, napr. 211 100 (bez ohľadu na typ dokladu).

Cez menu Prehľady – Hlavná kniha  vytlačíme zostavu za syntetický účet 211.

Začiatočné zostatky jednotlivých účtov program preberie do hlavnej knihy z interného dokladu, zaúčtovaného do obdobia Otvorenie.

3. Najčastejšie sa vyskytujúce chyby

Ak sa evidenčný a účtovný stav pokladnice nerovná tak môžeme mať:

nesprávne nastavený analytický účet v pokladnici (účet zadaný cez Číselník – Pokladnice – musí byť rovnaký s účtom, ktorý je zadefinovaný cez Firma – Nastavenie – Číslovanie dokladov),

             

  • nesprávne uvedené znamienko v pokladničnom doklade, pri výdaji z pokladnice je účet 211 zaúčtovaný na strane DAL, ale v evidenčnej časti dokladu je uvedené znamienko +,

doklad účtovaný v okruhu pokladničných dokladov neobsahuje účet 211, 

  • Evidenčný stav –  je v poriadku
  • Účtovný stav –  nie je v poriadku

pohyb hotovosti je zaúčtovaný na účet 211, ale v inom okruhu dokladov ako PD, (napr. v okruhu ID, DF)

  • Evidenčný stav –  nie je v poriadku
  • Účtovný stav – je v poriadku

Chyby odhalí aj programová kontrola účtovníctva, ktorú spustíme cez menu Firma – Kontrola – Nová kontrola.