V predchádzajúcej kapitole sme si ukázali, ako sa nastavujú pracovné skupiny pre zamestnancov s rovnomerne rozvrhnutým pracovným časom a teraz si povieme, ako nastaviť skupiny pre zamestnancov s nerovnomerne rozvrhnutým pracovným časom (NRPČ).
Dochádzka umožňuje NRPČ nastaviť rôznymi spôsobmi. Je potrebné povedať, že len nastavenie pracovnej skupiny pre NRPČ s dlhodobým plánom je ten naozaj správny a plne funkčný spôsob. Ostatné možnosti zadania vychádzajú zo zjednodušených potrieb niektorých klientov.
OBSAH
- Dôležité pojmy
- Nastavenie pracovnej skupiny pre NRPČ s dlhodobým plánom
- Nastavení pracovní skupiny pro NRPČ bez dlhodobého plánu s týždenným fondom
- Nastavenie pracovnej skupiny pre NRPČ bez dlhodobého plánu s denným fondom
- Vysporiadanie nadčasov na konci vyrovnávacieho obdobia, prípadne v jeho priebehu
- Kontrola plánu a ďalšie nástroje pre ľahšie plánovanie
Dôležité pojmy
Priemerný týždenný čas - počet hodín, ktoré musí v priemere týždenne zamestnanec odpracovať za vyrovnávacie obdobie.
Predpis - na každý mesiac dochádzka vypočíta predpis hodín, ktoré má zamestnanec odpracovať. Tento predpis je vypočítaný ako Priemerný týždenný čas * počet týždňov v mesiaci.
Príklad: Október 2023 má 4 týždne a 3 dni, čo znamená 4,4286 týždňa.
Pri priemernom týždennom čase zamestnanca 37,5 hod. tvorí predpis na október 166,07 hod. (4,4286 x 37,5 hod), čo je 166 hodín a 4 minúty (0,07 hod. x 60 minút = 4 minúty).
Vyrovnávacie obdobie - je obdobie, na ktoré dopredu naplánujete zamestnanci zmeny a to tak, že súčet dĺžok týchto zmien je presne rovný súčtu predpisov za dané obdobie.
Vyrovnávacie obdobie je od októbra 2023 do decembra 2023. Na október je predpis 166,07 hod., na november 160,71 hod., na december opäť 166,07 hod. pre zamestnancov s priemerným týždenným fondom 37,5 hod..
Správne naplánované vyrovnávacie obdobie znamená, že tomuto zamestnancovi naplánujete na dané obdobie zmeny v celkovej dĺžke 492,85 hod., čo je 492 hodín a 51 minút (0,85 hod x 60 minút = 51 minút) a ani o minútu viac alebo menej.
Dlhodobý plán - v dlhodobom pláne naplánujete zmeny na vyrovnávacie obdobie a tento plán by nemal byť menený.
Ak potrebujete vykonať zmeny z plánovaní (napr. výmena zmien medzi kolegami), vykonáte zmeny v mesačnom pláne.
Mesačný plán - do mesačného plánu si môžete skopírovať dlhodobý plán a operatívne ho meniť podľa aktuálnych potrieb. Akákoľvek zmena nemá žiaden vplyv na Predpis alebo Mesačný fond u zamestnanca.
Zamestnanec chodí na zmeny v pravidelných dvojtýždňových cykloch a to tak, že jeden týždeň chodí do práce pondelok - piatok, druhý týždeň streda – nedeľa.
Plánované zmeny zadáte do dlhodobého plánu, ktorý je nemenný a odtiaľ ich následne prenesiete do mesačného plánu. Tu už môžete operatívne zamestnancovi napr. pridať zmenu navyše ako záskok za chorého kolegu. Túto zmenu nad rámec plánovaných zmien vysporiadate na konci vyrovnávacieho obdobia zamestnancovi ako nadčas, ktorý mu preplatíte.
Nastavenie pracovnej skupiny pre NRPČ s dlhodobým plánom
Ako už bolo napísané vyššie, jedná sa o plnohodnotné využívanie NRPČ, ktoré vám umožní vytvoriť dlhodobý plán a využiť ho na zadávanie výnimiek ako je napr. dovolenka, choroba, atď. a tiež si tento dlhodobý plán preniesť do plánu mesačného a ten operatívne meniť podľa potrieb.
Cez kartu Nastavenie prejdite na Pracovné skupiny a stlačte zelené tlačidlo +.
Tu zadajte do poľa Názov názov pracovnej skupiny, ďalej vyberte voľbu Nerovnomerný prac. čas a v riadku Typ plánu vyberte Dlhodobý plán.
Následne vyberte vami preferovanú dĺžku vyrovnávacieho obdobia a priemerný týždenný čas zamestnancov v tejto pracovnej skupine.
Dochádzka vám ponúka vyrovnávacie obdobie v dĺžke 1 mesiac, 2 mesiace, 3 mesiace, 4 mesiace, 6 mesiacov alebo 12 mesiacov. Štandardne sú vyrovnávacie obdobia (VO) nastavené tak, aby každý variant mohol začínať januárom. Napr. VO na 3 mesiace sú január - marec, apríl - jún, atď., VO na 4 mesiace sú január - apríl, máj - august a september -december), ale môžete nastaviť ľubovoľný mesiac ako začiatok VO pomocou funkcie Posun začiatku vyrovnávacieho obdobia.
Ďalej nastavíte či chcete/nechcete Zaokrúhľovať mesačný predpis a v akom rozsahu. Zaokrúhlenie je v neprospech zamestnanca.
Po doplnení údajov uložíte pracovnú skupinu cez tlačidlo Uložiť.
Teraz je potrebné nastaviť v pracovnej skupine všetky pevné zmeny, ktoré chcete u zamestnancov plánovať. Podrobnosti o nastavení pevných zmien nájdete v postupe Ako nastaviť pracovné skupiny.
Nastavenie časti Záznamy, Zaokrúhlenie a Príplatky je rovnaké s nastavením pracovnej skupiny pre rovnomerne rozvrhnutý pracovný čas. Podrobnosti nájdete v postupe Ako nastaviť pracovné skupiny.
Do novo vytvorenej pracovnej skupiny zadajte zamestnancov a môžete prejsť na plánovanie zmien.
V ľavom menu v sekcii Plánovanie máte hore záložku Mesačný plán a záložku Dlhodobý plán.
Na záložke Dlhodobý plán naplánujte zmeny na celé vyrovnávacie obdobie, ktoré ste zadali v nastavení pracovnej skupiny.
Pre kontrolu, či sú zmeny zadané v súlade s Predpisom (časový fond zamestnanca na daný mesiac) slúži tlačidlo štatistika , ktoré sa nachádza pri každom zamestnancovi. Štatistika vám ukáže Predpis na každý mesiac, koľko ste zamestnancovi na daný mesiac naplánovali hodín a aký je rozdiel v riadku +/- medzi Predpisom a naplánovanými zmenami. Súčet naplánovaných zmien v každom mesiaci sa stáva aj mesačným fondom zamestnanca.
Je v poriadku, ak sa v danom mesiaci nezhoduje Predpis a Mesačný fond, pokiaľ v celom vyrovnávacom období je súčet všetkých Predpisov rovný súčtu všetkých Mesačných fondov.
Pani Nerovnomerná pracuje ako predavačka na 12 hod. zmeny, dlhý a krátky týždeň od 9 hod. do 21 hod.. Z tohto času má 0,75 hod. obedňajšiu prestávku. Vyrovnávajúce obdobie je od 1. 10. 2023 do 31. 12. 2023.
V Dlhodobom pláne jej naplánujete zmeny na prvých štrnásť dní v mesiaci, v ktorých chcete, aby chodila do práce. Štrnásť dní je obdobie, po ktorom sa zmeny opäť začínajú opakovať.
Teraz využijete funkciu Preniesť plán. Označíte zamestnankyňu, stlačíte funkciu Preniesť plán a zadáte z obdobia 1. 10. 2023 – 14. 10. 2023 na obdobie 15. 10. 2023 - 31. 12. 2023.
Výsledkom tejto akcie je naplnenie dlhodobého plánu od 1. 10. 2023 až do 31. 12. 2023 a kompletné vyplnenie štatistiky.
Posledným krokom je, že upravíte dlhodobý plán tak, aby na konci vyrovnávacieho obdobia bolo v políčku +/- 0:00.
Aktuálne má zamestnankyňa navyše + 3 hod. a 4 min.. Vzhľadom na to, že pracuje 11 hod. aj 15 min. denne + 45 min. má prestávku, ktorá sa do odpracovaného času nezapočítava, je potrebné jej v dlhodobom pláne skrátiť plánované zmeny o 3 hod. 4 min..
Docielite to tak, že napr. 1 plánovanú zmenu (3. septembra) skrátite na pracovný čas od 9 hod. do 17 hod. a 56 min.. Úpravu dĺžky zmeny vykonáte kliknutím na danú zmenu v dlhodobom pláne a označením poľa Zadať čas od 9:00 – do 17:56.
Po úprave sú zmeny v dlhodobom pláne naplánované na časový fond vyrovnávacieho obdobia 3 mesiace (október, november a december).
Keď máte dlhodobý plán hotový, môžete ho zamknúť (zamknúť a odomknúť ho môže iba užívateľ s týmto právom) a tým zostáva nemenný. Nie je správne ho meniť v priebehu vyrovnávacieho obdobia, pretože tým narušíte správnosť všetkých výpočtov.
V prípade zadávania výnimky, napr. dovolenky, zadáte dovolenku na dni, na ktoré je naplánovaná zmena v dlhodobom pláne.
Teraz prejdite na záložku Mesačný plán označte zamestnanca a tlačidlom Skopírovať z DP preneste naplánované zmeny v dlhodobom pláne do plánu mesačného za požadované obdobie.
V mesačnom pláne môžete urobiť operatívnu zmenu zmien (napr. zmenu 3. septembra opäť predĺžiť na pôvodnú dĺžku prípadne vykonať ďalšie úpravy).
Mesačný plán porovnáva realitu s dlhodobým plánom a pokiaľ má zamestnanec odpracované hodiny nad rámec dlhodobého plánu, sú na konci vyrovnávacieho obdobia vyrovnané ako nadčas.
Všetky hodiny prehľadne vidíte vo výkaze zamestnanca, kde je vidieť ako dlhodobý plán, mesačný plán aj skutočne reálne odpracovaná zmena.
V prípade zmeny zaradenej operatívne do mesačného plánu je započítaná do salda ako zmena "navyše" a na konci vyrovnávacieho obdobia vyrovnaná ako nadčas.
Nastavenie pracovnej skupiny pre NRPČ bez dlhodobého plánu s týždenným fondom
Už sám názov napovedá, že pri tomto nastavení nie je vôbec využívaný dlhodobý plán. Vyrovnávacie obdobie je automaticky nastavené na 1 mesiac a dochádzka vypočíta Predpis podľa vyššie uvedeného vzorca.
Priemerný týždenný fond * počet týždňov = Predpis
Napr. pre október 2023 pri týždennom fonde 37,5 hod. vychádza mesačný fond 166,07 hod., čo je 166 hod. aj 4 min.. Tento Predpis sa rovno stáva aj Mesačným fondom zamestnanca.
[(31 kalendárnych dní v mesiaci október/7 kalendárnych dní v týždni) x 37,5 hod. týždenný úväzok zamestnanca] = 166,07 hod. = 166 hod. aj 4 minúty
Pri vytváraní novej pracovnej skupiny zadajte Názov, ďalej voľby Nerovnomerná prac. doba, Mesačný plán a Týždenný fond.
Rovnako ako v predchádzajúcej časti môžete využiť mesačný plán a naplánovať každý mesiac podľa potrieb. V štatistike pri plánovaní máte informáciu o Fonde (čiže automaticky vypočítaný Predpis na daný mesiac), o súčte Naplánovaných zmien a +/-, teda rozdiel medzi súčtom Naplánovaných zmien a Fondom.
Keďže ide o operatívny plán, nie je nutné ho naplánovať v danom mesiaci na +/- 0:00. Pri skončení sledovaného vyrovnávacieho obdobia je potrebné v prípade vzniknutia nadčasov tieto preplatiť.
Pani Mesačná pracuje vo výrobnej firme v trojzmennej prevádzke na 8 hod. zmeny - denná, poobedná, nočná. Z tohto času má 30 min. obedňajšiu prestávku.
Ak mesačný plán nenaplníte plánovanou dochádzkou, nebudete môcť hromadne zadávať výnimky ako napr. dovolenka alebo choroba. Dochádzka výnimky zadáva do výkazu podľa naplánovanej dĺžky zmeny v mesačnom pláne a v prípade prázdneho plánu sa všetky výnimky vo výkaze objavia v dĺžke 0:00.
Nastavenie pracovnej skupiny pre NRPČ bez dlhodobého plánu s denným fondom
Posledným spôsobom, ako je možné NRPČ nastaviť je opäť bez dlhodobého plánu a súčasne bez výpočtu mesačného fondu vyššie používaným vzorcom.
Niektorí používatelia nechcú využiť automatický výpočet Mesačného fondu (teda počet týždňov v mesiaci * priemerný týždenný fond), ale chcú si fond nastaviť individuálne (napr. počet pracovných dní * denný fond) a tento Fond potom naplniť nerovnomerne.
Pri vytváraní novej pracovnej skupiny zadajte Názov, ďalej voľby Nerovnomerná prac. doba, Mesačný plán a Denný fond. Následne potom do každého dňa zadajte fond, z ktorého dochádzka vypočíta Mesačný fond.
Takto nastavená pracovná skupina znamená, že dochádzka uvidí naplánovaný fond na pracovné dni (a vďaka tomu dokáže vypočítať mesačný fond), ale zamestnanec bude chodiť nepravidelne. To ale spôsobí nesúlad vo výkaze zamestnanca v stĺpci Saldo a preto pri tejto možnosti máte umožnené si stĺpec Saldo skryť označením voľby Nezobrazovať denné saldo.
Zamestnankyňa pracuje na zmeny v dĺžke 12 hod. – denná, nočná a tieto zmeny má rozvrhnuté nerovnomerne na krátky dlhý týždeň. Z tohto času má 45 min. prestávku na obed. Zamestnávateľ ale nechce jej mesačný fond vypočítať štandardne pre NRPČ, chce ho podľa plánovacieho kalendára. Preto do pracovnej skupiny zadá hodnotu 7:30 hod. na pondelok - piatok.
Takto potom vyzerá výkaz zamestnanca.
Rovnako ako v predchádzajúcej časti môžete využiť mesačný plán a naplánovať každý mesiac podľa potrieb. V štatistike pri plánovaní máte informáciu o Fonde (čiže súčet všetkých denných fondov nastavených v pracovnej skupine), súčte Naplánovaných zmien a +/-, teda rozdiele medzi súčtom Naplánovaných zmien a Fondu.
Vzhľadom na to, že sa jedná o operatívny plán, nie je nutné ho naplánovať v danom mesiaci na +/- 0:00. Pri skončení vyrovnávacieho obdobia je potrebné v prípade vzniknutia nadčasov tieto zamestnancovi preplatiť.
Ak mesačný plán nenaplníte, nebudete môcť hromadne zadávať výnimky typu dovolenka alebo choroba. Dochádzka výnimky zadáva do výkazu podľa naplánovanej dĺžky v mesačnom pláne a v prípade prázdneho plánu sa všetky výnimky vo výkaze objavia v dĺžke 0:00.
Vysporiadanie nadčasov na konci vyrovnávacieho obdobia, prípadne v jeho priebehu
Skôr ako sa pustíte do vysporiadania nadčasov, odporúčame prečítať si návod Saldo vs. nadčasy, aby ste si ujasnili rozdiel medzi oboma pojmami. Návod je síce určený na nastavenie aplikácie Dochádzka KROS pre rovnomerne rozvrhnutý pracovný čas, ale tu naň nadviažeme.
V rámci rovnomerne rozvrhnutého pracovného času môžete nadčasy uznávať za každú zmenu individuálne, čo v rámci NRPČ určite neodporúčame. Odporúčame nadčasy vyrovnávať až na konci vyrovnávacieho obdobia (VO), kedy presne viete, koľko mal zamestnanec za VO odpracovať hodín a koľko ich naozaj odpracoval.
V rámci VO teda dochádzka všetky zmeny zaznamenáva do salda a pri každom mesiaci vidíte v súhrne jednak stav salda v danom mesiaci a ďalej potom v celom VO.
V nižšie uvedených riadkoch sa budeme baviť o dvoch funkciách, ktoré budú rôzne nastavené pre rôzne možnosti nastavenia a vysporiadania nadčasov. Jedná sa o funkciu Povoliť prenos medzi mesiacmi, ktorú nájdete v Nastaveniach - konkrétna pracovná skupina – časť Základné údaje a ďalej sa jedná o funkciu Vyplácať saldo, ktorú nájdete v Nastaveniach - konkrétna pracovná skupina - sekcia Príplatky.
Dochádzka ponúka viac možností práce s vysporiadaním nadčasov, ale správne je vysporiadať nadčasy až na konci VO, nie v jeho priebehu.
Vysporiadanie nadčasov na konci VO
V prípade, že vysporiadate nadčasy až na konci VO, neoznačujte voľbu Povoliť prevod hodín medzi mesiacmi ani voľbu Vyplácať saldo.
U každého zamestnanca vo výkaze uvidíte v každom mesiaci Saldo a Saldo ku koncu VO. Saldo obsahuje údaj o tom, ako zamestnanec priebežne plní aktuálny mesiac alebo naplnil mesiac minulý. Saldo ku koncu VO obsahuje údaj, koľko hodín ešte musí zamestnanec odpracovať v danom VO (prípadne o koľko hodín už teraz odpracoval viac, ako mu ukladá predpis).
Zamestnankyňa pracuje na NRPČ s VO 3 mesiace (október, november, december 2023). Na obrázkoch sú súhrny za október 2023, november 2023 a december 2023.
Október 2023: November 2023:
December 2023:
Zamestnankyňa za celé VO odpracovala o 3 hod. a 4 min. viac, než stanovuje predpis a tieto hodiny má dostať zaplatené ako nadčas.
Ako nadčas ich označíte kliknutím na Zelenú ceruzku v súhrne a v nasledujúcom okne zadáte do políčka Nadčasy Prevedený a Vyplatený hodnotu 3:04.
Preplatený nadčas
Že bol nadčas preplatený je vidieť ako na výkaze zamestnanca, tak aj pri exporte do mzdového programu.
Vysporiadanie nadčasov v priebehu VO
V prípade, že sa rozhodnete niektoré nadčasy vysporiadať v priebehu VO, je potrebné označiť v nastavení pracovnej skupiny voľbu Vyplácať saldo. Akonáhle zamestnanec odpracuje niečo naviac, môžete mu to previesť do nadčasov už v priebehu VO a nemusíte čakať až na koniec.
Rizikom tohto postupu je, že zamestnanec nakoniec nemusí naplniť vo zvyšku VO svoj fond a preplatíte mu nadčasy, ktoré vlastne nevznikli.
Preplatenie nadčasu v priebehu VO sa vykonáva rovnako ako vo vyššie uvedenom príklade, avšak hodnotu preplácaného nadčasu je nutné zadať aj do políčka Saldo preplatené. Ak to neurobíte, nebude preplatený nadčas odpočítaný a na konci VO by ste ho preplatili znova.
Na čo slúži voľba Povoliť prevod hodín medzi mesiacmi?
V prípade, že máte nastavený NRPČ, ale na konci VO nechcete všetky hodiny "vyriešiť" (preplatiť ako nadčas), dochádzka vám môže prevádzať hodiny z jedného mesiaca do druhého, prípadne z jedného VO do druhého VO. Tento spôsob NRPČ Vám ale neodporúčame, pretože popiera princíp a funkciu VO (k žiadnemu vyrovnaniu vlastne nedochádza).
Zobrazenie času pri zmenách
V prípade, že v pláne potrebujete vedľa skratiek zmien vidieť aj presné časy, od kedy do kedy je zmena naplánovaná, môžete si cez Filter označiť voľbu Zobrazovať čas a následne bude čas zobrazený pri každej zmene priamo v pláne.
Porovnanie hodnôt
Porovnanie hodnôt je nástroj, ktorý vám uľahčí prácu s dlhodobým aj mesačným plánom.
Porovnanie hodnôt si môžete spustiť opäť cez Filter zaškrtnutím voľby Zobrazovať porovnanie hodnôt.
Porovnanie hodnôt v dlhodobom pláne
Porovnanie hodnôt v dlhodobom pláne porovnáva súčet všetkých naplánovaných smien v celom VO a súčet všetkých predpisov v celom VO.
Zamestnankyňa pracuje na nerovnomerne rozvrhnutý pracovný čas s priemernou týždennou pracovnou dobou 40 hodín. VO je v dĺžke 3 mesiace. Na január 2024 má predpis 177:08 hod., na február 2024 má predpis 165:42 hod. a na marec 2024 má predpis 177:08 hod.. Spolu 519:58 hod..
Kým jej nenaplánujete žiadne zmeny v dlhodobom pláne, bude porovnanie hodnôt vyzerať takto:
Hodnota svieti na zeleno, ak je možné zamestnankyni plánovať zmeny.
Keď zamestnankyni naplánujete zmeny presne v dĺžke 519:58 hod., bude hodnota napísaná modrou, čo znamená, že zmeny sú v rámci VO naplánované presne tak, ako majú byť.
V prípade, že naplánujete viac zmien, ako je súčet predpisov, hodnota bude svietiť na červeno.
Porovnanie hodnôt v mesačnom pláne
V prípade mesačného plánu vidíte porovnanie súčtu odpracovanej doby od začiatku VO až do dnešného dňa a k tomu súčet všetkých naplánovaných zmien od dnešného dňa až do konca VO. Druhou hodnotou je súčet všetkých naplánovaných zmien v dlhodobom pláne alebo fond na celé VO.
Vďaka tomuto porovnaniu máte kedykoľvek v priebehu VO prehľad o tom, ako je na tom zamestnanec počas VO.
Vyrovnávacie obdobie je nastavené od 1. 1. 2024 do 31. 3. 2024. Fond VO je 519:58 hodín.
Je 20. 12. 2023, zamestnankyňa má naplánované celé VO presne podľa fondu. Dochádzka sa pozrie na odpracovanú dobu za dané VO. K dnešnému dňu a je to 0 hod., pretože je 20. 12. 2023 a VO ešte nezačalo. Následne k tomu pripočíta naplánované zmeny od dnešného dňa až do konca VO (teda 519:58 hod.).
Pokiaľ bude zamestnankyňa chodiť na zmeny presne podľa plánu do konca VO, nebude mať žiadny nadčas ani jej nebudú chýbať hodiny na splnenie fondu.
Vyrovnávacie obdobie je nastavené od 1. 1. 2024 do 31. 3. 2024. Fond VO je 519:58 hodín.
Je 15. 1. 2024 a zamestnankyňa má naplánované celé VO presne podľa fondu. Dochádzka sa pozrie na odpracovanú dobu za dané VO. K 15. 1. 2024 je to 78 hod. 45 min (zamestnankyňa odpracovala 7 zmien v dĺžke 11 hod. 15 min. bez prestávky). Následne k tomu pripočíta dochádzka naplánované zmeny od 16. 1. 2024 do 31. 3. 2024 (do konca VO) v počte 441 hod. 13 min..
Ak bude zamestnankyňa chodiť na zmeny presne podľa plánu do konca VO, nebude mať žiadny nadčas ani jej nebudú chýbať hodiny na splnenie fondu.
Vyrovnávacie obdobie je nastavené od 1. 1. 2024 do 31. 3. 2024. Fond VO je 519:58 hod..
Je 15. 1. 2024 a zamestnankyňa má naplánované celé VO presne podľa fondu. Dochádzka sa pozrie na odpracovanú dobu za dané VO. K 15. 1. 2024 je to 78 hod. 45 min. (zamestnankyňa odpracovala 7 zmien v dĺžke 11 hod. 15 min. bez prestávky), ktoré mala v dlhodobom pláne zadané a potom jednu zmenu v dĺžke 11 hod. 15 min. navyše za chorého kolegu. Následne k tomu pripočíta naplánované zmeny od 16. 1. 2024 do konca VO v počte 441 hod. 13 min..
Ak bude zamestnankyňa chodiť na zmeny presne podľa plánu do konca VO, na konci VO bude mať 11 hod. aj 15 min. nadčasov na preplatenie.
Informácie v dokumente sú spracované k právnemu stavu platnému ku dňu jeho publikácie. 30.1.2024