Prechod do nového roka môžeme opakovať viackrát. Aktualizujú sa pri ňom počiatočné stavy a nevyrovnané saldokonto. Doklady, ktoré boli vystavené v starom roku ostanú nezmenené.
Aby sa výsledok hospodárenia preúčtoval na účet 431, tak zopakujeme prechod po vytvorení uzávierky a závierky účtovníctva v starom roku. Po zopakovaní prechodu sa v novom roku v evidencii účtovných dokladov aktualizujú vždy interné doklady so zaúčtovaním počiatočných stavov súvahových účtov.
Ako urobiť opakovaný prechod do nového roka?
Opakovaný prechod spustíme v menu Firma – Prechod do ďalšieho roka. Pred spustením odporúčame spraviť archív databázy nového roka.
Po ukončení prechodu sa opäť vytvorí html súbor, v ktorom sa zobrazí počet aktualizovaných záznamov z jednotlivých evidencií a porovnanie zostatkov v starom a novom roku.
Pri prenose jednotlivých číselníkov a evidencií platia pravidlá
1. Niektoré číselníky sa prenášajú iba pri prvom prechode do nového roka:
menu Firma, resp. Firma – Nastavenia
- Číslovanie dokladov
- Všeobecné nastavenia
- Firemné údaje
- Skupiny užívateľov
- Sadzby dane z motorových vozidiel
- Užívatelia, prístupové práva
menu Evidencia
- Spôsob vyradenia
- Dohody o zápočte pohľadávok
- Importované bankové výpisy
menu Sklad
- Cenové úrovne
menu Číselník
- Výkazy minulého roka (súvaha, výkaz ziskov a strát)
- Cenové úrovne služieb
menu Číselník – Ostatné číselníky
- Akcie CRM
- Daňové úrady
- Cestovné náhrady
- Cudzie názvy v reportoch
- Vlastné premenné
- Kódy KN pre Intrastat
Po prvom prechode neodporúčame už vykonávať prečíslovanie dokladov v evidencii účtovných dokladov a skladový kariet.
2. V iných číselníkoch program porovná záznamy v starom a novom roku:
- ak je záznam rovnaký v starom aj novom roku, nebude sa prenášať,
- ak sa záznam zo starého roka v novom roku nenájde, pridá sa ako nový.
Pri tomto spôsobe sa záznamy starého a nového roku porovnávajú podľa určitého porovnávacieho kritéria:
Menu Číselník
| Účtový rozvrh | syntetický a analytický účet |
| Vlastnosti účtov | názov |
| Strediská | GUID |
| Zákazky | GUID |
| Činnosti | GUID |
| Pracovníci | GUID |
| Bankové účty | číslo účtu |
| Cenník služieb | číslo, názov |
| Partneri | podľa všeobecného nastavenia |
| Vlastnosti partnerov | názov |
| Druhy cenín | kód |
| Pokladnice | názov |
| Autá | EČV |
Pre zobrazenie stĺpca GUID (automaticky vygenerované číslo) napr. v číselníku stredísk, postupujeme cez menu Číselník – Strediská (zákazky, činnosti, pracovníci), klikneme pravým tlačidlom myši na názov stĺpca napr. Názov strediska a vyberieme možnosť Vlastné nastavenie stĺpcov. Zobrazí sa formulár Prispôsobenie a následne dvojklikom na názov GUID sa stĺpec zobrazí na konci prehľadu.
Porovnávacie kritérium GUID uľahčí prechod do nových účtovných období, v prípade potreby napr. zmeny názvu strediska (zákazky, činnosti, pracovníka). Ak zmeníme názov, tak číslo GUID zostáva rovnaké a po prechode nevznikajú duplicitné záznamy.
Menu Číselník – Ostatné číselníky
| Účtová osnova | syntetický účet |
| Peňažné meny | kód |
| Peňažné ústavy | názov |
| Konštantné symboly | symbol |
| Špecifické symboly | symbol |
| Mestá | názov |
| Štáty a stravné | názov |
| Merné jednotky | názov |
| Cudzie jazyky | kód |
| Spôsob dopravy | názov |
| Formy úhrady | názov |
Menu Evidencia
| Vlastnosti účtovných dokladov | názov |
| Vlastnosti KM | názov |
| Vlastnosti DM | názov |
Menu Fakturácia
| Odoslané faktúry | číslo dokladu |
| Odoslané preddavkové faktúry | číslo dokladu |
| Dodacie listy | číslo dokladu |
| Zákazkové listy | číslo dokladu |
| Vlastnosti fakturácie | názov |
Menu Sklad
| Skladové karty | podľa všeobecných nastavení |
| Sklady | názov |
| Vlastnosti skladových kariet | názov |
| Výrobné čísla, šarže | výrobné číslo, šarža |
Splátkové kalendáre – pri opakovanom prechode prenesú iba tie záznamy, ktoré sa dodatočne pridali v starom roku.
Z dôvodu, aby nevznikali duplicity, tak zadáme kritéria pre porovnávanie skladových kariet a partnerov. Cez menu Firma – Nastavenie – Všeobecné nastavenia v časti Prechod/Import/Eshop.
3. Po prechode sa automaticky aktualizuje existujúci záznam a záznamy pridané v statrom roku sa pridajú aj v novom:
- Evidencia účtovných dokladov – neuhradené pohľadávky a záväzky
Prenášajú sa doklady, ktoré obsahujú saldokontne nevysporiadaný účet. Aktualizujú sa všetky zmeny na záznamoch a zároveň sa prenesú aj všetky dodatočne pridané doklady.
- Krátkodobý majetok
Prenesú sa vykonané zmeny na kartách krátkodobého majetku iba v tom prípade, ak sa zmenilo aj inventárne číslo majetku a tiež všetky dodatočne pridané nové karty majetku.
- Dlhodobý majetok
Pri opakovanom prechode sa prenesú len zmeny vykonané v pohyboch dlhodobého majetku a všetky dodatočne pridané nové karty majetku.
- Došlé a odoslané objednávky, prijaté reklamácie
Prenesú sa všetky zmeny vykonané na pôvodne prenesených dokladoch, tzn. ak niektorú objednávku (reklamáciu) v starom roku dodatočne vybavíme prenesie sa táto informácia aj do nového roku.
Pri opakovanom prechode program neaktualizuje skladové karty so zmenenými údajmi, (najmä zmenené číslo, názov). Tiež počiatočné stavy na skladových kartách je potrebné opraviť ručne.
