Prechod do nového roka môžeme opakovať viackrát. Aktualizujú sa pri ňom počiatočné stavy a nevyrovnané saldokonto. Doklady, ktoré boli vystavené v starom roku ostanú nezmenené.
Aby sa výsledok hospodárenia preúčtoval na účet 431, tak zopakujeme prechod po vytvorení uzávierky a závierky účtovníctva v starom roku. Po zopakovaní prechodu sa v novom roku v evidencii účtovných dokladov aktualizujú vždy interné doklady so zaúčtovaním počiatočných stavov súvahových účtov.
Ako urobiť opakovaný prechod do nového roka?
Opakovaný prechod spustíme v menu Firma – Prechod do ďalšieho roka. Pred spustením odporúčame spraviť archív databázy nového roka.
Po ukončení prechodu sa opäť vytvorí html súbor, v ktorom sa zobrazí počet aktualizovaných záznamov z jednotlivých evidencií a porovnanie zostatkov v starom a novom roku.
Niektoré číselníky sa prenášajú iba prvých prechodom:
Po prvom prechode neodporúčame už vykonávať prečíslovanie dokladov v evidencii účtovných dokladov a skladový kariet.
V iných číselníkoch program porovná záznamy v starom a novom roku:
- ak je záznam rovnaký v starom aj novom roku, nebude sa prenášať,
- ak sa záznam zo starého roka v novom roku nenájde, pridá sa ako nový.
Pri tomto spôsobe sa záznamy starého a nového roku porovnávajú podľa určitého porovnávacieho kritéria, ktoré je rôzne v rôznych evidenciách nasledovne:
Menu Číselník
Pre zobrazenie stĺpca GUID (automaticky vygenerované číslo) napr. v číselníku stredísk, postupujeme cez menu Číselník – Strediská (zákazky, činnosti, pracovníci), klikneme pravým tlačidlom myši na názov stĺpca napr. Názov strediska a vyberieme možnosť Vlastné nastavenie stĺpcov. Zobrazí sa formulár Prispôsobenie a následne dvojklikom na názov GUID sa stĺpec zobrazí na konci prehľadu.
Porovnávacie kritérium GUID uľahčí prechod do nových účtovných období, v prípade potreby napr. zmeny názvu strediska (zákazky, činnosti, pracovníka). Ak zmeníme názov, tak číslo GUID zostáva rovnaké a po prechode nevznikajú duplicitné záznamy.
Menu Číselník – Ostatné číselníky
Menu Evidencia
Menu Fakturácia
Menu Sklad
Splátkové kalendáre – pri opakovanom prechode sa prenesú iba tie záznamy, ktoré sa dodatočne pridali v starom roku.
Z dôvodu, aby nevznikali duplicity, tak zadáme kritéria pre porovnávanie skladových kariet a partnerov. Cez menu Firma – Nastavenie – Všeobecné nastavenia v časti Prechod/Import/Eshop.
Po prechode sa automaticky aktualizuje existujúci záznam a záznamy pridané v starom roku sa pridajú aj v novom:
- Evidencia účtovných dokladov – neuhradené pohľadávky a záväzky
Prenášajú sa doklady, ktoré obsahujú saldokontne nevysporiadaný účet. Aktualizujú sa všetky zmeny na záznamoch a zároveň sa prenesú aj všetky dodatočne pridané doklady.
- Krátkodobý majetok
Prenesú sa vykonané zmeny na kartách krátkodobého majetku iba v tom prípade, ak sa zmenilo aj inventárne číslo majetku a tiež všetky dodatočne pridané nové karty majetku.
- Dlhodobý majetok
Pri opakovanom prechode sa prenesú len zmeny vykonané v pohyboch dlhodobého majetku a všetky dodatočne pridané nové karty majetku.
- Došlé a odoslané objednávky, prijaté reklamácie
Prenesú sa všetky zmeny vykonané na pôvodne prenesených dokladoch, tzn. ak niektorú objednávku (reklamáciu) v starom roku dodatočne vybavíme prenesie sa táto informácia aj do nového roku.
Pri opakovanom prechode program neaktualizuje skladové karty so zmenenými údajmi, (najmä zmenené číslo, názov). Tiež počiatočné stavy na skladových kartách je potrebné opraviť ručne.
