Do osobného spisu sa najčastejšie vkladajú dokumenty, ktoré sú nevyhnutné pre výkon práce v základnom pracovnoprávnom vzťahu. V tomto návode je opísaná práca s osobným spisom a možnosť nahliadnutia do osobného spisu zamestnancom.
Práca s osobným spisom
Osobný spis každého zamestnanca nájdete po kliknutí na jeho kartu. V menu na ľavej strane kliknite na voľbu Zamestnanci a potom vedľa záložky Detail nájdete Osobný spis.
V HR systéme do osobného spisu môžete vložiť akýkoľvek záznam z akéhokoľvek šanónu. V štruktúre šanónu je iba potrebné zvoliť, či záznamy z neho môžu byť vkladané do osobného spisu.
V menu na ľavej strane kliknite na Šanóny, a potom v zozname šanónov zvoľte ten, z ktorého chcete záznamy vložiť do osobného spisu. Kliknite na kartu Štruktúra a následne na tlačidlo Upraviť.
Tu je potrebné nájsť položku formulára, ktorá obsahuje zamestnanca a následne kliknite na symbol modrého priečinku pre úpravu.
Ak vytvárate nový šanón, tak sa jedná o položku formulára s označením Zamestnanci na pravej strane v návrhu štruktúry (viď obrázok nižšie).
Následne sa Vám otvorí nastavenie daného formuláru, kde máte možnosť vybrať si, či chcete mať väzbu Pridať do osobného spisu zapnutú pri pridaní nového záznamu.
Ak necháte voľbu vypnutú, pri zadávaní nového záznamu v šanóne je voľba vypnutá, ale môžete si zvoliť, či chcete záznam prepojiť s osobným spisom alebo nie.
Akonáhle je záznam zahrnutý do osobného spisu zamestnanca, tak v prehľade záznamov je pri danom zamestnancovi symbol potvrdzujúci túto informáciu 
.
Všetky záznamy, ktoré sú v osobnom spise, nájdete na karte zamestnanca kliknutím na záložku Osobný spis vedľa detailu zamestnanca. Tu máte všetky záznamy prehľadne zoradené podľa jednotlivých šanónov.
Ak už máte vytvorené záznamy v šanóne a chcete ich hromadne zaradiť do osobných spisov zamestnancov, využite nástroj na hromadnú úpravu záznamov. Kliknite na daný šanón, v ktorom máte záznamy. V prehľade záznamov označte tie, ktoré chcete zaradiť do osobných spisov zamestnancov a vpravo hore sa Vám aktivuje tlačidlo Hromadné akcie – Hromadne upraviť.
Zobrazí sa Vám formulár, kde v hornej časti máte prehľad o záznamoch, ktoré upravujete. Vo formulári nájdite voľbu Pridať do osobného spisu, aktivujte ju a potvrďte tlačidlom Upraviť záznamy. Následne budú záznamy zaradené do osobných spisov zamestnancov.
Nahliadnutie do osobného spisu pre zamestnanca
Zamestnanec môže požiadať svojho zamestnávateľa o nahliadnutie do svojho osobného spisu. Zamestnávatelia často nechcú zamestnancom dať prístup do HR systému. Z tohto dôvodu nemusíte zamestnancovi vytvárať prístup do HR systému a riešiť mu špeciálne práva, ale poslať jednorazový odkaz pre náhľad. Tento odkaz je platný 24 hodín, a potom sa zneaktívni.
Na karte zamestnanca, v časti Osobný spis, kliknite na ikonu Zdieľať osobný spis.
V ďalšom kroku sa Vám zobrazí okno, ktoré vám umožní nastaviť ďalšie možnosti pred zdieľaním osobného spisu so zamestnancom. Štandardnou súčasťou osobného spisu je aj karta zamestnanca. Ale v HR systéme môže byť karta zamestnanca rozšírená o ďalšie údaje a pomocou voľby Zahrnúť aj rozšírené údaje zamestnanca sa rozhodnete, či v rámci osobného spisu by mali byť zamestnancovi sprístupnené aj tieto doplnkové položky.
Odkaz na zdieľanie osobného spisu môžete ihneď zamestnancovi odoslať na emailovú adresu, ktorú u neho máte v HR systéme uvedenú, a to tlačidlom Odoslať na (emailová adresa zamestnanca).
Ak nemáte u zamestnanca evidovaný e-mail alebo chcete odkaz odoslať na inú e-mailovú adresu, môžete skopírovať celý odkaz úplne dole. Z bezpečnostných dôvodov je tu aj PIN, na ktorého zadanie program vyzve zamestnanca po kliknutí na odkaz. Z tohto dôvodu sa odporúča poslať PIN zamestnancovi cez iný komunikačný kanál ako odkaz.
Hneď ako zamestnanec dostane odkaz a klikne naň, zobrazí sa mu prihlasovací formulár, ktorý ho vyzve na zadanie PIN.
Po prihlásení sa zamestnancovi zobrazí náhľad iba na detail jeho karty a jeho záznamy v osobnom spise, ktoré si môže prezerať.
Kliknutím do jednotlivého záznamu sa otvorí formulár, ktorý si vie zamestnanec prezerať, nemôže ho vôbec zmeniť.
Po uplynutí 24 hodín sa link zneaktívni a zamestnanec stratí prístup.
Informácie v dokumente sú spracované k právnemu stavu platnému ku dňu jeho publikácie. 10.10.2024