Nie je potrebné každý dokument vytlačiť, dať podpísať zamestnancom a následne založiť. Môžete využiť možnosť dať podpísať jednotlivé dokumenty digitálne, prostredníctvom HR systému.
Podpis môžete vložiť buď priamo cez podpisy zakomponované v HR systéme alebo cez externú certifikačnú autoritu Signi.
Podpis zakomponovaný priamo v HR systéme slúži pre podpisovanie „bežných“ pracovno-právnych dokumentov, ako je napríklad zmluva alebo preberací protokol. Tento podpis je jednoduchší (zamestnanec si nemusí nič zriaďovať) a je v cene HR systému.
Podpis môžete v HR systéme využiť pri dokumentoch vložených na kartu zamestnanca (napr. zmluva) alebo pri dokumentoch vložených k záznamom v šanónoch (napr. preberací protokol k pracovnému notebooku). Podpísať môžete dokumenty, ktoré ste do systému vložili alebo dokumenty, ktoré ste vytvorili zo šablóny.
Podpis zakomponovaný priamo v HR systéme
Najskôr do HR systému na kartu zamestnanca (alebo do príslušného šanónu) nahrajte/vytvorte súbor vo formáte PDF a DOCX (akonáhle vložíte súbor vo formáte DOCX, HR systém ho prevedie do formátu PDF). V našom prípade máme vložený Dodatok k zmluve na karte zamestnanca Soňa Kvetinová.
Kliknutím na označenú ikonu na konci riadku Vás systém vyzve, aby ste vybrali, ktorí zamestnanci majú dostať tento dokument na podpis a zadali dôvod podpisu (označiť môžete viac zamestnancov, napr. ak daný Dodatok má podpísať zamestnanec aj jeho nadriadený) a všetko potvrdíte pomocou tlačidla Odoslať.
Po odoslaní sa pri danom dokumente objaví informácia, koľko už je pri dokumente podpisov a po rozkliknutí je možné zobraziť, kto už dokument podpísal.
Označeným osobám príde email s informáciou, že majú podpísať dokument.
Po kliknutí na možnosť Zobraziť dokument sa objaví náhľad celého dokumentu s možnosťou dokument podpísať (ikona v pravom hornom rohu).
Samotný podpis realizujete opísaním kódu (aby sa predišlo tomu, že niekto omylom klikne na „podpísať“ a hneď by bol dokument podpísaný).
V hornej časti dokumentu vidíte, že dokument bol podpísaný a je tu uvedený aj presný dátum a čas podpisu.
Po podpísaní dokumentu zamestnancom sa táto informácia prenesie do HR systému, vrátane dátumu podpísania.
Po podpísaní dokumentu všetkými potrebnými osobami sa príznak v stĺpci Podpísanie zmení na zelený a rovnako sa zobrazí aj počet podpisov 2 z 2.
Po podpísaní sa na email dotknutých osôb pošle informácia, že dokument bol podpísaný a je pripravený na stiahnutie.
Platnosť odkazu je opäť 14 dní.
Podpis pomocou externej certifikačnej autority Signi
V prípade, že chcete používať na podpisovanie dokumentov Signi, je potrebné si najskôr priamo v Signi zriadiť účet. Následne si v tomto účte vygenerujete API kľúč, ktorý zadáte do HR systému. Tým dôjde k ich prepojeniu a aj dokumenty zadané v HR systéme môžete podpísať autoritou Signi.
Najskôr si otvorte Signi a vľavo v menu kliknite na API, následne na API KĽÚČE a v spodnej časti si vygenerujete API KĽÚČ.
Tento API kľúč si pomocou ikonky na konci riadku skopírujte do schránky, aby ste ho mohli vložiť do HR systému.
V HR systéme kliknite v ľavom menu na Inštancia a v časti Integrácia tretích strán, vložte do daného okienka vygenerovaný API kľúč zo Signi.
Druhým krokom je nastavenie e-mailu pre tých, čo budú v Signi vystupovať ako navrhovatelia, resp. tí, čo podpis iniciujú. E-mail sa zadáva na kartu Používatelia (POZOR, nejedná sa o kartu zamestnanca), a to v menu Používatelia, následne vyberte konkrétneho používateľa a vyplňte e-mail do políčka pre Signi.
Vďaka tomuto nastaveniu je prepojenie medzi Signi a HR systémom hotové.
Následne je postup pre podpis dokumentov rovnaký s postupom uvedeným vyššie, len si z rozbaľovacieho zoznamu môžete vybrať, či chcete použiť podpis cez Signi alebo podpis zakomponovaný priamo v HR systéme.
Informácie v dokumente sú spracované k právnemu stavu platnému ku dňu jeho publikácie. 10.10.2024