Nie je potrebné každý dokument vytlačiť, dať podpísať zamestnancom a následne založiť. Môžete využiť možnosť dať podpísať jednotlivé dokumenty digitálne, prostredníctvom HR systému.
Podpis môžete vložiť buď priamo cez podpisy zakomponované v HR systéme alebo cez externú certifikačnú autoritu Signi.
Podpis zakomponovaný priamo v HR systéme slúži pre podpisovanie „bežných“ pracovno-právnych dokumentov, ako je napríklad zmluva alebo preberací protokol. Tento podpis je jednoduchší (zamestnanec si nemusí nič zriaďovať) a je v cene HR systému.
Podpis môžete v HR systéme využiť pri dokumentoch vložených na kartu zamestnanca (napr. zmluva) alebo pri dokumentoch vložených k záznamom v šanónoch (napr. preberací protokol k pracovnému notebooku). Podpísať môžete dokumenty, ktoré ste do systému vložili alebo dokumenty, ktoré ste vytvorili zo šablóny.
Podpis zakomponovaný priamo v HR systéme
Najskôr do HR systému na kartu zamestnanca (alebo do príslušného šanónu) nahrajte/vytvorte súbor vo formáte PDF a DOCX (akonáhle vložíte súbor vo formáte DOCX, HR systém ho prevedie do formátu PDF). V našom prípade máme vložený Dodatok k zmluve na karte zamestnanca Soňa Kvetinová.
Kliknutím na označenú ikonu na konci riadku Vás systém vyzve, aby ste vybrali, ktorí zamestnanci majú dostať tento dokument na podpis a zadali dôvod podpisu (označiť môžete viac zamestnancov, napr. ak daný Dodatok má podpísať zamestnanec aj jeho nadriadený) a všetko potvrdíte pomocou tlačidla Odoslať.
Po odoslaní sa pri danom dokumente objaví informácia, koľko už je pri dokumente podpisov a po rozkliknutí je možné zobraziť, kto už dokument podpísal.
Označeným osobám príde email s informáciou, že majú podpísať dokument.
Po kliknutí na možnosť Zobraziť dokument sa objaví náhľad celého dokumentu s možnosťou dokument podpísať (ikona v pravom hornom rohu).
Samotný podpis realizujete opísaním kódu (aby sa predišlo tomu, že niekto omylom klikne na „podpísať“ a hneď by bol dokument podpísaný).
V hornej časti dokumentu vidíte, že dokument bol podpísaný a je tu uvedený aj presný dátum a čas podpisu.
Po podpísaní dokumentu zamestnancom sa táto informácia prenesie do HR systému, vrátane dátumu podpísania.
Po podpísaní dokumentu všetkými potrebnými osobami sa príznak v stĺpci Podpísanie zmení na zelený a rovnako sa zobrazí aj počet podpisov 2 z 2.
Po podpísaní sa na email dotknutých osôb pošle informácia, že dokument bol podpísaný a je pripravený na stiahnutie.
Platnosť odkazu je opäť 14 dní.
Hromadné podpisovanie dokumentov
Často nastáva situácia, kedy je potrebné dať podpísať naraz viacero dokumentov jednému zamestnancovi. Aby ste nemuseli zamestnancovi každý dokument posielať na podpis jednotlivo, môžete využiť možnosť hromadného podpisovania dokumentov.
V menu Zamestnanci vstúpte do konkrétneho zamestnanca, ktorému chcete dať podpísať viacero dokumentov a na záložke Dokumenty ich označte na ľavej strane.
Po kliknutí na tlačidlo Hromadné akcie sa zobrazí možnosť Hromadne podpísať.
V ďalšom kroku Vás systém vyzve, aby ste vybrali, ktorí zamestnanci majú dostať tento dokument na podpis a zadali dôvod podpisu a všetko potvrdíte pomocou tlačidla Odoslať.
Následne príde zamestnancovi odkaz do mailu, že má dokumenty na podpísanie. E-mail si rozklikne a dá zobraziť. Pokiaľ chce zamestnanec všetky dokumenty podpísať naraz, môže na ľavej strane všetky dokumenty označiť prostredníctvom voľby Označiť všetko a klikne na voľbu Podpísať vybrané. Následne opíše kód a potvrdí Podpísať.
Podpis pomocou externej certifikačnej autority Signi
V prípade, že chcete používať na podpisovanie dokumentov Signi, je potrebné si najskôr priamo v Signi zriadiť účet. Následne si v tomto účte vygenerujete API kľúč, ktorý zadáte do HR systému. Tým dôjde k ich prepojeniu a aj dokumenty zadané v HR systéme môžete podpísať autoritou Signi.
Najskôr si otvorte Signi a vľavo v menu kliknite na API, následne na API KĽÚČE a v spodnej časti si vygenerujete API KĽÚČ.
Tento API kľúč si pomocou ikonky na konci riadku skopírujte do schránky, aby ste ho mohli vložiť do HR systému.
V HR systéme kliknite v ľavom menu na Inštancia a v časti Integrácia tretích strán, vložte do daného okienka vygenerovaný API kľúč zo Signi.
Druhým krokom je nastavenie e-mailu pre tých, čo budú v Signi vystupovať ako navrhovatelia, resp. tí, čo podpis iniciujú. E-mail sa zadáva na kartu Používatelia (POZOR, nejedná sa o kartu zamestnanca), a to v menu Používatelia, následne vyberte konkrétneho používateľa a vyplňte e-mail do políčka pre Signi.
Vďaka tomuto nastaveniu je prepojenie medzi Signi a HR systémom hotové.
Následne je postup pre podpis dokumentov rovnaký s postupom uvedeným vyššie, len si z rozbaľovacieho zoznamu môžete vybrať, či chcete použiť podpis cez Signi alebo podpis zakomponovaný priamo v HR systéme.
Informácie v dokumente sú spracované k právnemu stavu platnému ku dňu jeho publikácie. 20.02.2025