V tomto postupe si vysvetlíme, ako sú karty zamestnancov prepojené so záznamami v šanónoch.
K prepojeniu dôjde automaticky vo chvíli, keď v štruktúre šanónu použijete formulárovú položku Zamestnanci a pri konkrétnom zázname vyberiete zamestnanca.
Nepriama väzba na zamestnanca
Založíte si šanón "Mobilné telefóny" a v ňom si budete evidovať iba názov mobilného telefónu a dátum, kedy ste ho kúpili. Takýto záznam nie je možné vidieť na karte zamestnanca, pretože HR systém nevie, ako a prípadne u koho by mal záznamy ukazovať.
Preto idete do šanónu "Mobilné telefóny", na záložku Štruktúra, kde pridáte formulárovú položku Zamestnanci. V tejto chvíli už HR systém vie, že pokiaľ u daného mobilného telefónu uvidí vyplneného zamestnanca, tento záznam zobrazí na karte daného zamestnanca v záložke Záznamy.
Takto nastavený záznam nie je možné zobrazovať na karte zamestnanca, pretože nie je možné na ňom konkrétneho zamestnanca vybrať.
Po pridaní formulárovej položky Zamestnanci je možné vyplniť, kto je konkrétnym užívateľom konkrétneho mobilu a dôjde k automatickému prepojeniu medzi záznamom a kartou zamestnanca. Záznam daného mobilného telefónu s väzbou na zamestnanca, vyzerá potom nasledovne:
V záložke Záznamy, v sekcii Nepriama väzba na zamestnanca môžete vidieť všetky záznamy zo šanónov, v ktorých je daný zamestnanec uvedený.
Nepriama väzba na zamestnanca znamená, že záznam zo šanónu je uvedený na karte zamestnanca a meno zamestnanca je uvedené pri danom zázname.
Pevná väzba na zamestnanca
V prípade použitia pevnej väzby na zamestnanca je už situácia iná. Pevná väzba na zamestnanca umožní vidieť na karte zamestnanca záznamy rozdelené podľa kategórií a následne aj podľa šanónov.
Záznam je so zamestnancom pevne zviazaný a v prípade, že je zamestnancovi ukončený pracovný pomer a stane sa neaktívnym zamestnancom, všetky záznamy s pevnou väzbou prepojené so zamestnancom sa stanú tiež neaktívnymi.
Nastavenie pevnej väzby sa vykonáva priamo v šanóne a to v sekcii Štruktúra.
Pokračovanie príkladu: Pre nastavenie pevnej väzby na zamestnanca je potrebné sa vrátiť do šanónu Mobilné telefóny do sekcie Štruktúra a kliknúť na tlačidlo Upraviť, kde je sekcia Pevná väzba na zamestnanca.
Tlačidlom Nastaviť je možné vybrať, na ktoré pole má byť vytvorená pevná väzba. Rovnako na danom mieste je potrebné určiť, či tieto záznamy majú byť zobrazované v osobnom spise zamestnanca.
Väčšinou je na výber iba jedno pole, ale môžu nastať situácie, kedy naozaj bude potrebné správne vybrať pole. Napríklad môžeme mať šanón na evidenciu školenia a na karte každého školenia bude pole na zadanie účastníka školenia a tiež pole pre zamestnanca, ktorý interné školenie školil. A v prípade tvorby pevnej väzby je potrebné určiť, či sa dané školenie má prepojiť s daným účastníkom školenia alebo so školiteľom. Pre názornosť, ako by vyzeralo pole pre nastavenie v tomto prípade:
Pevná väzba môže byť z každého záznamu vždy len na jedného zamestnanca. Nie je možné vytvoriť súčasne pevnú väzbu na účastníka školenia aj na školiteľa.
Vďaka nastavenej pevnej väzbe potom všetky záznamy zo šanónov, ktoré sú na daného zamestnanca naviazané, je možné zobraziť na karte zamestnanca v záložke Záznamy a to rozdelené podľa kategórií a šanónov.
Aktívne a neaktívne záznamy
Druhou dôležitou funkciou pevnej väzby je možnosť zneaktívniť záznamy. Rovnako ako sú zamestnanci rozdelení na aktívnych - teda k danému dňu s aktívnym úväzkom a neaktívnych, tak rovnako sú rozdelené záznamy.
Celá výhoda pevnej väzby a tým pádom naviazaných záznamov je, že pri ukončení úväzku zamestnanca (keď sa stáva neaktívnym) sú rovnako zneaktívnené aj všetky záznamy vo všetkých šanónoch, ktoré sú na zamestnanca naviazané. Zneaktívnením sa myslí to, že pri otvorení šanónu nie sú tieto záznamy zobrazované, ale je možné ich vyfiltrovať pomocou položky Neaktívne záznamy.
Počas niekoľkých rokov, čo je zamestnanec v spoločnosti zamestnaný, prejde množstvom školení, lekárskych prehliadok, certifikácií, atď. A v prípade, že zamestnanec ukončí pracovný pomer, nie je žiaduce, aby všetky záznamy o týchto školeniach, prehliadkach a podobne, ostávali v šanónoch. Vďaka pevnej väzbe sú označené ako neaktívne a nezobrazujú sa pri otvorení šanónu.
Záznamy je možné zneaktívniť aj ručne a to aj v prípade, že zamestnanec má aj naďalej aktívny úväzok (napr. v šanóne školenia chceme vidieť vždy len to posledné absolvované školenie u každého zamestnanca a tak ostatné ručne zneaktívnime).
Zneaktívnenie záznamu sa vykonáva priamo v šanóne otvorením daného záznamu a kliknutím na rozbaľovacie menu Ďalšia a kliknutím na Archivovať.
Následne je záznam označený ako Archivovaný a pri otvorení šanónu nie je zobrazený. Archivované záznamy je možné si kedykoľvek zobraziť a to pomocou filtra, kedy sú vyhľadané záznamy v stave archivované.
Opätovné zaktívnenie je možné a opäť rovnakou cestou, teda cez kliknutie na daný záznam a rozbaľovacie menu Ďalšie a tlačidlo Aktivovať.
Záznamy je možné archivovať aj aktivovať aj hromadne a to vždy označením požadovaných záznamov a následne cez rozbaľovacie menu Hromadné akcie opäť tlačidlo Archivovať alebo Aktivovať.
Informácie v dokumente sú spracované k právnemu stavu platnému ku dňu jeho publikácie. 9.10.2024