V tomto návode si ukážeme ako vytvoriť šanón pre evidenciu mobilných telefónov. Skôr ako sa pustíme do vytvárania šanónu je dobré si premyslieť, čo všetko budeme chcieť pri mobilnom telefóne evidovať.
V našom prípade budeme v šanóne Mobilné telefóny evidovať nasledovné: Značku a typ telefónu, Sériové číslo, Aké príslušenstvo k telefónu máme, Priestor na naskenovanie manuálu, Dátum obstarania, Dátum konca záruky, Priestor na naskenovanie faktúry a záručného listu, Komu je telefón aktuálne pridelený a Dátum pridelenia.
Začneme vytvorením nového šanónu.
V menu na ľavej strane klikneme na Šanóny a zobrazí sa zoznam už vytvorených šanónov. V pravom hornom rohu klikneme na tlačidlo Pridať nový šanón.
Následne sa zobrazia všeobecné informácie k šanónu.
Všeobecné informácie
Všeobecné informácie sú hlavné informácie k šanónu, kde je potrebné vyplniť dve povinné polia: Názov šanónu a Kód.
Do políčka Názov šanónu napíšeme Mobilné telefóny a do políčka Kód zadáme napríklad MT. Kód je povinná položka pre HR systém, ale vy si ho nemusíte pamätať, ani ho nebudete k ničomu potrebovať a môžete sem zadať čokoľvek, čo vás napadne. Napríklad skratku názvu šanónu.
Políčka Popis a Kategórie necháme prázdne, na záver si vyberieme ikonku, ktorá sa nám bude pri šanóne ukazovať a pomôže nám v orientácii.
Budeme pokračovať kliknutím na voľbu Štruktúra dokumentu - Vytvoriť novú.
Týmto krokom sa dostávame k samotnej tvorbe štruktúry šanónu. Budeme zadávať políčka, ktoré chceme pri mobilnom telefóne evidovať a taktiež ich rozloženie, aby sa nám celý formulár páčil a bol prehľadný.
Ak by sme už mali vytvorený podobný šanón, nemusíme štruktúru tvoriť ako novú, ale môžeme si ju preniesť z už existujúceho šanónu voľbou Skopírovať z existujúcej.
Po kliknutí na tlačidlo Pokračovať sa objaví nástroj na tvorbu štruktúry šanónu.
Prvé tri tlačidlá z Rozloženia slúžia najmä pre grafickú prehľadnosť celého formulára. Aby sme nemali všetky údaje nevzhľadne v jednom stĺpci pod sebou, môžeme si údaje rozdeliť do sekcií a pri každej sekcii si vybrať, či budú údaje zobrazované v jednom, dvoch alebo troch stĺpcoch.
Ďalšie tlačidlá z Formulárových položiek už sú konkrétne dátové typy pre jednotlivé údaje, ktoré chceme evidovať pre mobilné telefóny a ktoré sme si určili hneď na úvod.
Prvá sekcia, ktorú si založíme, sa bude volať „Informácie o mobilnom telefóne“ a budeme v nej evidovať základné údaje o mobilnom telefóne a tieto údaje chceme mať v dvoch stĺpcoch.
Klikneme myšou na tlačidlo 2 stĺpce a pretiahneme ho do veľkého prázdneho poľa Štruktúra.
HR systém založil prvú sekciu a ponúka možnosť vkladať dátové typy do dvoch stĺpcov.
Celú sekciu si pomenujeme a to kliknutím na symbol ceruzky vpravo hore a zadáme názov sekcie "Informácie o mobilnom telefóne" a uložíme.
Tým sa vrátime opäť do tvorby štruktúry, kde vidíme, že sa nám prvá sekcia pomenovala.
Teraz do tejto sekcie chceme vložiť prvé políčko, kam budeme môcť niečo zadávať. V úvode sme si povedali, že prvý údaj, ktorý budeme chcieť pri telefónoch evidovať je Značka a typ. Pre možnosť zadávať značku a typ telefónu je najvhodnejšia formulárová položka Text a preto na ňu klikneme a pretiahneme ju myšou do ľavého stĺpca v sekcii Informácie o mobilnom telefóne.
A pretože aj toto políčko chceme mať pomenované, klikneme pri ňom na symbol ceruzky, vyplníme Názov, ostatné políčka necháme prázdne a úplne dole označíme Povinné, pretože nechceme, aby niekto uložil kartu nového mobilného telefónu bez jeho názvu.
Výsledkom tejto akcie je, že v sekcii Informácie o mobilnom telefóne máme pripravené prvé políčko a to textové, kam budeme zadávať značku a typ telefónu.
Úplne rovnako budeme pokračovať s ďalším políčkom Sériové číslo. Pretože sériové číslo môže obsahovať číslice aj písmená, nevyužijeme dátový typ číslo, ale použijeme text.
Opäť pretiahneme formulárovú položku Text, tentoraz do pravého stĺpca, a ceruzkou ju pomenujeme ako Sériové číslo. V tomto prípade necháme políčko ako nepovinné a uložíme. Ak sme všetko urobili správne, bude náš rozpracovaný šanón vyzerať takto:
Ďalej si chceme pri telefóne evidovať, aké je k nemu príslušenstvo. Keby sme opäť použili políčko pre text, získali by sme len priestor, kam by sme ku každému novo zadávanému telefónu museli ručne vypisovať, aké je jeho príslušenstvo a to je zbytočne prácne. Rozumnejšie je použiť Označovacie pole, v ktorom si môžeme všetko príslušenstvo vopred vypísať a pri každom telefóne len "označovať", aké má príslušenstvo.
Opäť si z pravej strany pretiahneme myšou položku Označovacie pole a to pod Značku a typ telefónu (stále do rovnakej sekcie Informácie o mobilnom telefóne). Po kliknutí na ceruzku máme možnosť si dané označovacie pole pomenovať a vypísať príslušenstvo, ktoré chceme zadávať.
Po uložení bude náš rozpracovaný šanón vyzerať nasledovne:
Poslednou položkou do sekcie Informácie o mobilnom telefóne je nástroj na uloženie naskenovaného manuálu.
Opäť z pravej strany pretiahneme položku, tentoraz s názvom Nahrať súbory a opäť ju pomenujeme a uložíme. A tým máme prvú sekciu hotovú a vyzerá takto:
Rovnakým postupom vytvoríme aj ďalšiu sekciu s názvom Fakturácia a záruka, kde pre dátové políčka použijeme z pravej strany položky Dátum. V poslednej sekcii Informácie o pridelení si opäť uľahčíme prácu a pre zamestnancov nezadáme položku Text (aby sme nemuseli mená zamestnancov vypisovať), ale použijeme položku Zamestnanci, kde sa nám zoznam zamestnancov automaticky ponúkne. Obe sekcie potom budú vyzerať takto:
Ak máme štruktúru hotovú, klikneme na tlačidlo Uložiť. Následne HR systém upozorní, či chceme nastaviť prepojenie so zamestnancom.
Vďaka pridaniu pevnej väzby na zamestnanca môžete vidieť záznam a jeho dokumenty v detaile zamestnanca, archivovať záznamy v prípade deaktivácie zamestnanca a priradiť záznam do osobného spisu zamestnanca.
Kliknutím na voľbu Nastaviť väzbu označíme pole, ktoré bude väzbou na zamestnanca. V tomto prípade to bude pole Komu je telefón pridelený. Ďalej zvolíme, či chceme, aby sa tieto záznamy o mobilnom telefóne automaticky ukladali do osobného spisu zamestnanca. Nastavenie uložíme kliknutím na tlačidlo Nastaviť.
Tým, že sme do štruktúry pridali aspoň jedno z polí Text, Email, Zamestnanci alebo Dátum, máme možnosť generovať názov záznamu na základe hodnôt týchto polí. Ako sa bude generovať názov pre záznamy v tomto šanóne, nastavíme v štruktúre v časti Generované názvy záznamov.
Kliknutím na tlačidlo Nastaviť vyberieme, z ktorého poľa sa má názov záznamu generovať. Chceme, aby sa názov záznamu generoval podľa Značky a typu telefónu a tiež podľa toho, komu je telefón pridelený. Tieto dve polia pretiahneme do sivého políčka. Uložíme kliknutím na tlačidlo Nastaviť.
Štruktúru šanónu uložíme. Ak sa do šanónu Mobilné telefóny vrátime a klikneme na tlačidlo Pridať záznam, systém nám ponúkne práve vytvorený formulár a môžeme začať vyplňovať informácie o prvom konkrétnom mobilnom telefóne.
Informácie v dokumente sú spracované k právnemu stavu platnému ku dňu jeho publikácie. 9.10.2024