Spôsobov ako zabezpečiť vyplatenie finančného príspevku vopred existuje v praxi viacero. Prinášame Vám tip, ako si vyplácanie uľahčiť pri spracovaní miezd.
Medzi najmenej administratívne náročný postup patrí poskytnutie jednorazovej zálohy vopred (na účet/v hotovosti) a vyplácanie finančného príspevku vo výplate zamestnancov podľa skutočného nároku. Nemusíte si tak robiť starosti s poskytovaním zálohy a jej zúčtovaním každý jeden mesiac, či s vyplácaním finančného príspevku na jeden alebo dva mesiace vopred.
Na čo myslieť pri poskytnutí jednorazovej zálohy?
Pri poskytnutí jednorazovej zálohy je potrebné ju zamestnancom vyplatiť v takej výške, aby pokryla počet pracovných dní do vyplatenia finančného príspevku za príslušné obdobie. Ak máte výplatný termín nasledujúceho mesiaca, poskytnete zálohu na počet pracovných dní v jednom mesiaci + pracovné dni nasledujúceho mesiaca do výplatného termínu firmy.
Firma do 31. decembra 2023 zamestnancom na základe ich výberu poskytovala elektronickú stravovaciu poukážku. Od 1. januára 2024 im bude poskytovať finančný príspevok na stravu. Prispievať im bude sumou 4 eurá. K tomu im poskytne príspevok zo sociálneho fondu vo výške 0,50 eura. Zamestnávateľ má výplatný termín 15. deň nasledujúceho mesiaca, pričom mzdy vypláca v pracovný deň pred víkendom a sviatkom. Finančný príspevok neposkytuje za sviatky ani dni, kedy zamestnanci nepracujú.
Ako zistíme najväčší počet pracovných dní?
V decembri 2023 zistíme najväčší počet pracovných dní v roku 2024 + za obdobie jedného mesiaca do nasledujúceho výplatného termínu (pracovné dni za jeden mesiac + pracovné dni nasledujúceho mesiaca do výplatného termínu).
Počet pracovných dní v roku 2024 pri výplatnom termíne 15. dňa nasledujúceho mesiaca:
Zamestnávateľ poskytne jednorazovú zálohu minimálne na 33 pracovných dní, čo je najväčší počet pracovných dní za:
- január 2024 (22 pracovných dní za január 2024 + 11 pracovných dní za február 2024 do výplatného termínu januárovej mzdy 15. februára 2024),
- júl 2024 (22 pracovných dní za júl 2024 + 11 pracovných dní za august 2024 do výplatného termínu júlovej mzdy 15. augusta 2024),
- október 2024 (23 pracovných dní za október 2024 + 10 pracovných dní za november 2024 do výplatného termínu októbrovej mzdy 15. novembra 2024).
33 dní x (4 eurá + 0,50 eura zo SF) = 33 dní x 4,50 eura = 148,50 eur
Zamestnávateľ poskytne zamestnancovi jednorazovú zálohu v decembri 2023 vo výške 148,50 eur na celý rok 2024, ktorú so zamestnancom zúčtuje až na konci roka 2024.
Záloha poskytnutá zamestnancovi na osobný účet
Zálohu je možné zamestnancovi poskytnúť v hotovosti, alebo na osobný účet zamestnanca. Pri poskytnutí na osobný účet vygenerujete v evidencii Výpočet miezd výplatu zamestnancom za december 2023 a na záložke Zrážky pridáte zrážku záloha. Do popisu môžete zadať vlastnú poznámku. V poli Zrážka zadáte výšku zálohy, zrazenie zvolíte na účet a vyberiete číslo účtu, na ktorý bude záloha poskytnutá.
Keďže ide o jednorazovú zálohu, stačí ju zaevidovať iba v mzde zamestnanca, kvôli vygenerovaniu prevodného príkazu a zaslaniu zálohy na účet. V prípade, že máme zostavu Profesionál/Profesionál účtovná firma/Biznis/Profi môžeme zálohu pridať do mzdy zamestnancov cez Hromadné funkcie.
Na základe zaevidovanej zálohy vygenerujete v programe prevodný príkaz Zálohy prevodom za obdobie generovania december 2023 (Domov – Prevodné príkazy).
Po odoslaní prevodného príkazu s jednorazovou zálohou vymažete zálohu zo mzdy za december 2023. Druhou možnosťou je nanovo vygenerovať mzdu za december 2023. Obe možnosti Vám zabezpečia, že v mzde nebudete mať jednorazovú zálohu, pretože poskytnutú zálohu zamestnancom reálne zúčtujete až vo výplate za december 2024. Následne vo výplatnom termíne spracujete mzdu za december 2023.
Po poskytnutí jednorazovej zálohy v mzde so zamestnancom zúčtujete v každom mesiaci už len skutočný nárok na finančný príspevok na stravu (zložka mzdy 979) a finančný príspevok na stravu zo SF (zložka mzdy 516). V prípade skutočného nároku program uvedie počet dní podľa skutočne odpracovaných dní v danom mesiaci na základe údajov z vygenerovanej výplaty, pričom zohľadní podmienku odpracovania viac ako štyroch hodín v zmysle Zákonníka práce.
Záloha poskytnutá zamestnancovi v hotovosti
Pri spracovaní mzdy za december 2023 so zamestnancom v mzde zúčtujete poskytnutú jednorazovú zálohu na rok 2024. Na záložke Zrážky pridáte zálohu na sumu 148,50 eur a zrazenie zvolíte v hotovosti. V prípade, že máme zostavu Profesionál/Profesionál účtovná firma/Biznis/Profi môžete zálohu pridať do mzdy zamestnancov aj cez Hromadné funkcie.
Na základe zaevidovanej zálohy vygenerujete v programe prevodný príkaz Zálohy vyplácané cez pokladnicu za obdobie generovania december 2023 (Domov – Prevodné príkazy).
Po vyplatení záloh na finančný príspevok na stravu v hotovosti je opäť potrebné vymazať zálohy z miezd za december 2023. Následne vo výplatnom termíne spracujete mzdy za december 2023. Poskytnuté zálohy zamestnancom reálne zúčtujete až vo výplate za december 2024.
Ak vyplatíte zálohu v decembri 2023 iba cez pokladňu, potom zúčtovanie tejto zálohy do výplat zamestnancom zadáte v decembri 2024, pridaním zrážky záloha v hotovosti.
V decembri 2024 poskytnete zamestnancovi novú jednorazovú zálohu na rok 2025, ktorú s ním zúčtujete opäť až na konci roka 2025.
Informácie v dokumente sú spracované k právnemu stavu platnému ku dňu jeho publikácie. 13.12.2023
