Základné princípy číslovania dokladov v Evidencii účtovný dokladov (EUD):
- ak je prideľovanie interného čísla dokladov závislé od dátumu, z dokladu sa použije dátum DUÚP,
- v každom okruhu musia mať všetky doklady jedinečné interné číslo, nemôže sa viackrát opakovať to isté interné číslo na rôznych dokladoch.
Pri prečíslovaní môžu vzniknúť rôzne chybové stavy, na ktoré OMEGA upozorní nasledovne:
1. Kontrola na správne zotriedenie.
Ako funguje kontrola:
- Vykoná sa iba pre číselný rad, ktorého číslovanie obsahuje niektorú z buniek typu Počítadlo, ktoré je závislé od dátumu (deň, týždeň, mesiac, štvrťrok).
- Program si načíta zoznam prečíslovaných dokladov a zotriedi ich podľa používateľom zadaného nastavenia. Kontrola postupne prechádza zotriedené doklady a zisťuje, či na niektorom z dokladov nie je dátum (prípadne podľa typu počítadla týždeň, mesiac, štvrťrok) DUÚP menší, ako je na predchádzajúcom doklade. V takomto prípade by program nedokázal vygenerovať nové interné číslo.
Ako problém vyriešiť:
- Skontrolujte, či sú na dokladoch správne nastavené dátumy, hlavne DUÚP.
- Zmeňte zotriedenie v prečíslovaní. Na zotriedených dokladoch nesmie byť dátum (prípadne podľa typu počítadla týždeň, mesiac, štvrťrok) DUÚP na žiadnom doklade nižší ako na predchádzajúcom doklade.
2. Kontrola na filter Označené/Neoznačené doklady.
Ako funguje kontrola:
- Z prečíslovaných dokladov sa zistí minimálny dátum DUÚP. Prečíslované musia byť v danom číselnom rade všetky doklady, ktorých DUÚP je vyšší ako zistený minimálny dátum.
- Ak je použitý filter na označené doklady, kontrola hľadá, či medzi neoznačenými dokladmi (tie sa nebudú prečíslovávať) nie je doklad, ktorého DUÚP by zasahoval medzi prečíslovávané označené doklady.
- Podobne funguje aj filter na Neoznačené doklady – medzi neprečíslovanými (označenými) dokladmi sa hľadá doklad s DUÚP, ktorý by zasahoval medzi prečíslovávané neoznačené doklady.
Ako problém vyriešiť:
- Zmeňte filter z Označených/neoznačených dokladov na všetky doklady alebo
- Označte na prečíslovanie aj uvedený doklad.
3. Kontrola na filter „Od účtovného obdobia“.
Ako funguje kontrola:
- Z prečíslovaných dokladov sa zistí minimálny dátum DUÚP. Prečíslované musia byť v danom číselnom rade všetky doklady, ktorých DUÚP je vyšší ako zistený minimálny dátum.
- Pri použití filtra „Od účtovného obdobia“ kontrola hľadá, či medzi dokladmi pred zadaným účtovným obdobím (tie sa nebudú prečíslovávať) nie je doklad, ktorého DUÚP by zasahoval medzi prečíslovávané doklady.
Ako problém vyriešiť:
- Na uvedenom doklade skontrolujte, či je správne zadaný DUÚP a účtovné obdobie alebo
- Zmeňte filter z Označených/neoznačených dokladov na všetky doklady.
4. Kontrola na duplicitné čísla dokladov.
Ako funguje kontrola:
- Program sa pokúsi vygenerovať nové čísla dokladov a zahlási chybu, ak sa medzi novými číslami vyskytnú rovnaké čísla dokladov.
Ako problém vyriešiť:
- Stlačením tlačidla s lupou pri bunke „Nové číslovanie začať od“ otvoríte nastavenie číslovania. Pridajte novú bunku napríklad s typom Počítadlo.
5. Pri prečíslovaní by vznikol v digitálnom archíve duplicitný alebo nesprávny názov priečinka s pripojenými súbormi.
Ako funguje kontrola
- Vykoná sa iba v prípade, že používate Digitálny archív.
- Program sa pokúsi vygenerovať nové čísla dokladov a overí, či v digitálnom archíve nenastane problém s novými číslami dokladov, prípadne či v archíve nevzniknú duplicity.
Ako problém vyriešiť:
- Skontrolujte, či sú na dokladoch správne nastavené dátumy, hlavne DUÚP.
- Skúste zmeniť zotriedenie v prečíslovaní.
Ako funguje kontrola:
- Vykoná sa iba v prípade, že používate digitálny archív.
- Program sa pokúsi vygenerovať nové čísla dokladov a overí, či v digitálnom archíve nevznikne konflikt – novo vygenerované číslo dokladu už bolo použité na inom doklade v archíve.
- Chyba vznikne aj v prípade, že v Omege majú dva doklady rovnaké číslo a zároveň majú aj prílohy v digitálnom archíve.
Ako problém vyriešiť:
- Skontrolujte, či v Omege nie sú doklady s duplicitným číslom. Prípadné chyby opravte ručne v EUD na jednotlivých dokladoch ešte pred spustením prečíslovania.
- Skontrolujte súlad medzi dokladmi v EUD a v digitálnom archíve.