V tomto module môžete naplánovať zmeny Vašich zamestnancov dopredu. Dochádzkový systém za Vás vyhodnotí a upozorní, pokiaľ by sa plán nezhodoval s realitou, teda pokiaľ dochádzka daného zamestnanca nie je v súlade s rozvrhom zmeny.
Aby bolo možné používať u zamestnancov rozvrh zmien, musia mať nastavené pevné smeny (viac v postupe Ako nastaviť pracovnú skupinu).
Aktiváciu tohto modulu vykonáte na karte Nastavenia, na pravej strane v časti Povolené moduly.
Prejdite myšou na túto sekciu a kliknite na symbol ceruzky, čím sa Vám zobrazí možnosť úpravy. V detaile potom označíte pri ponuke Rozvrh zmien voľbu Povolené.
Po aktivácii sa Vám zobrazí v ľavom paneli nová karta Rozvrh zmien.
Užívateľ, ktorý má právo (viac v postupe Ako prideliť zamestnancovi práva pre prácu v programe) na náhľad alebo na zápis v rozvrhu zmien – zamestnanci, má v sekcii Rozvrh zmien záložku Zamestnanci, kde vidí všetkých zamestnancov vo svojej prevádzke.
Pokiaľ má právo náhľadu alebo zápisu vo viacerých prevádzkach, tak na pravej strane obrazovky má filter, v ktorom si môže vyfiltrovať konkrétnu prevádzku.
Pre lepší prehľad o tom, či zamestnanec na daný mesiac nemá naplánovanú napr. dovolenku alebo služobnú cestu, si môžete spodnej časti filtra zvoliť výnimky, ktoré ho zaujímajú.
Tieto výnimky sa potom zobrazia v kalendári rozvrhu zmien a užívateľ s právom na zápis rozvrhov zmien môže začať plánovať zmeny.
Po kliknutí myšou do konkrétneho dňa sa u zamestnanca zobrazí možnosť pridať mu zmenu. V prípade, že chcete zamestnancovi označiť viac dní, tak označte prvý deň a potom držte ľavé tlačidlo myši a ťahom označte posledný deň, na ktorý mu chcete priradiť zmenu.
Správnu zmenu vyberiete v rozbaľovacom menu.
Po zvolení zmeny svoj výber uložíte.
Plánovať rovnakú zmenu je možné aj viacerým zamestnancom súčasne. Na ľavej strane v zozname zakliknete buď všetkých zamestnancov alebo iba vybraných a potom zvolíte možnosť Pridať zmenu.
V rozbaľovacom okne vyberiete konkrétnu zmenu a pod zmenou vyberiete buď jeden deň, alebo zvolíte obdobie, na ktoré zamestnancom chcete danú zmenu priradiť a dáte Uložiť.
Môžete tiež zvoliť voľbu Výber, kde sa Vám zobrazí kalendár na daný mesiac a Vy môžete klikaním zvoliť iba konkrétne dni, na ktoré chcete jednému alebo viacerým zamestnancom, danú zmenu priradiť.
Po naplánovaní zmien vidí vedúci pracovník v prehľade zmeny zamestnancov, ktoré sú farebne odlíšené pre lepšiu orientáciu. Pod rozvrhom zmien uvidí v súhrne súčet, koľkokrát bola zmena naplánovaná v mesiaci a tú istú informáciu vidí aj u každého dňa. V pravej hornej časti je navyše možnosť Tlač, kedy si môže vedúci pracovník celý rozvrh prevádzky vytlačiť.
Zamestnanci, ktorí majú právo na náhľad Rozvrh zmien – Ja, môžu vidieť iba svoj rozvrh zmien. Rozvrhy zmien ostatných zamestnancov nevidia, pokiaľ im nie je v nastavení práv povolená možnosť náhľad na Rozvrh zmien - zamestnanci. Vlastný kalendár rozvrhu je iba k náhľadu. V tejto sekcii sa nedá upravovať rozvrh zmien pre daného zamestnanca (sám si ho teda bez potrebných práv nemá možnosť upraviť).
Zamestnanci, ktorí majú právo na zápis Rozvrh zmien - ja, si môžu priamo vo vlastnom kalendári zmenu naplánovať. Tak ako pri plánovaní zmien v záložke Zamestnanci sa po kliknutí myšou do konkrétneho dňa zobrazí možnosť pridať si zmenu. V prípade, že chce zamestnanec označiť viac dní, tak označí prvý deň a potom drží ľavé tlačidlo myši a ťahom označí posledný deň, na ktorý si chce priradiť zmenu. Správnu zmenu vyberie v rozbaľovacom menu. Naplánovanú zmenu už nemôže zmazať! To už môže urobiť užívateľ, ktorý má právo na zápis Rozvrh zmien – zamestnanci.
Naplánované zmeny môžete vymazať tak, že v prehľade zmien označíte jedného alebo viacerých zamestnancov a zvolíte tlačidlo Pridať zmenu.
Sprístupní sa Vám rozbaľovacie okno a v ňom v zozname zmien vyberiete možnosť Nepracuje a zvolíte buď konkrétny deň alebo výber obdobia.
Po uložení už zmena nebude v rozvrhu zmien a v súhrne sa prepočíta súčet naplánovaných zmien.
V prípade, že zamestnanec na svoju zmenu nenastúpil, prípadne prišiel neskôr ako bol začiatok jeho zmeny, alebo odišiel skôr, ako bol koniec jeho zmeny, tak vedúci pracovník vidí v rozvrhu zmien pri takejto zmene značku výkričníka v červenom trojuholníku.
Kontrolu dochádzky vedúci pracovník vykoná na karte Výkazy, kde vo výkaze daných zamestnancov vidí znak nesplneného rozvrhu zmeny a v detaile sa môže pozrieť na jeho skutočnú dochádzku.
Okrem červeného výkričníka môžete naraziť v rozvrhu zmien aj na výkričník oranžový. Tento výkričník sa zobrazí v prípade, keď je napríklad naplánovaná zmena a niekto dodatočne na tento deň schváli dovolenku alebo inú neprítomnosť, ktorú ste si nechali zobraziť vo filtri. V takom prípade záleží na Vás, či zmenu odstránite, alebo odstránite schválenú neprítomnosť, prípadne to ponecháte tak ako je s tým, že neprítomnosťou môže byť napr. školenie a počítate, že v zmene potom bude pokračovať.
Rozvrh zmien môžete exportovať do formátu pdf alebo excel a následne vytlačiť. Cez Tlač v pravom hornom rohu.
Informácie v dokumente sú spracované k právnemu stavu platnému ku dňu jeho publikácie. 16.11.2023