Modul schvaľovania neprítomnosti umožňuje zamestnancom plánovať svoju neprítomnosť v zamestnaní a zadávať požiadavky na neprítomnosť svojim nadriadeným. Vedúci pracovníci majú následne dokonalý prehľad o plánovanej neprítomnosti vlastného tímu, za ktorý sú zodpovední, a taktiež priamo v systéme schvaľujú alebo zamietajú tieto požiadavky.
Všetky neprítomnosti, ktoré chcete plánovať a schvaľovať, nastavíte na karte Nastavenia. Nájdete tu zoznam výnimiek (Viac v postupe Ako pridám vlastnú výnimku a nastavím ju ako prerušenie na čítačke). Na výnimku, ktorú chcete plánovať, prejdete myšou a zvolíte možnosť Upraviť.
V detaile výnimky zakliknete voľbu Plánovať výnimku. Ak chcete, aby užívateľ, ktorý má právo na schvaľovanie neprítomností v danej prevádzke (viac v postupe Ako pridať zamestnancovi práva na prácu v programe), túto výnimku schvaľoval, zakliknete tiež voľbu Vyžadovať schválenie a nastavenie uložíte.
Vlastné plánovanie a schvaľovanie neprítomnosti urobíte na karte Neprítomnosť.
Dostanete sa do svojho kalendára. V kalendári uvidíte náhľad na svoje naplánované zmeny (v prípade, že ich máte naplánované).
Kliknutím do konkrétneho dňa sa Vám zobrazí formulár.
V zozname vyberiete plánovanú neprítomnosť a vyberiete obdobie. Následne požiadavku uložíte cez tlačidlo Uložiť. Vo formulári môžete zadať aj nepovinné údaje Orientačný čas a Poznámka.
Orientačný čas je vhodný najmä vtedy, ak žiadate napr. poldennú dovolenku alebo lekára. Vedúci potom môže vidieť, či máte poldennú dovolenku v dopoludňajších alebo popoludňajších hodinách, alebo či idete k lekárovi ráno alebo v priebehu zmeny.
Do poznámky môžete vedúcemu prevádzky napísať doplňujúcu informáciu s dôvodom, prečo žiadate o neprítomnosť.
V kalendári potom vidíte neprítomnosť, buď vyplnenú plnou farbou, čo znamená, že Vaša požiadavka bola už schválená vedúcim. Pokiaľ je farba šrafovaná, tak je požiadavka v stave "Čaká na schválenie".
Pod kalendárom uvidíte prehľad všetkých svojich požiadaviek a taktiež vidíte, v akom stave požiadavka je.
Ak sa pomýlite, tak požiadavku, ktorá ešte nie je schválená Vašim nadriadeným, môžete zrušiť. Stačí sa na požiadavku postaviť myšou a kliknúť na symbol koša. Tým sa požiadavka zruší a vedúci o tom dostane informáciu.
V prípade, ak chcete požiadať o viac dní dovolenky, kliknite na prvý deň, držte stlačené tlačidlo myši a prejdite na posledný deň. KROS Dochádzka Vám automaticky napíše žiadosť do dní, na ktoré máte naplánované zmeny (pri rovnomerne rozvrhnutých pracovných dňoch ide o klasické pracovné dni, pri nerovnomerne rozvrhnutí ide o dni, na ktoré sú zmeny naplánované na karte Plánovanie).
Vedúci prevádzky (užívateľ, ktorý má právo na schvaľovanie neprítomností v danej prevádzke) má v karte Neprítomnosť záložku Zamestnanci, kde vidí všetky požiadavky zamestnancov a v kalendári vidí graficky zvýraznené všetky neprítomnosti zamestnancov. V prípade, že zamestnanec zadal do požiadavky aj orientačný čas, tak je skratka výnimky v kalendári označená tučným písmom a vedľa nej je symbol hviezdičky. Zobraziť tento orientačný čas môže, ak sa myšou postaví na požiadavku.
Keď mu príde nová požiadavka, vedúci prevádzky na základe týchto informácií rozhodne, či zamestnancovi neprítomnosť schváli alebo zamietne. Ak sa vedúci rozhodne požiadavku zamietnuť, musí zadať dôvod zamietnutia. Dôvod sa následne zobrazí danému zamestnancovi v detaile požiadavky.
Schvaľovať neprítomnosť je možné dvoma spôsobmi. Jeden variant je kliknúť na symbol oka v zozname požiadaviek. Druhým variantom je kliknúť na požiadavku priamo v kalendári a otvorí sa rovnaké okno pre schválenie požiadavky.
Akonáhle vedúci rozhodne, zamestnancovi príde upozornenie, či neprítomnosť bola schválená alebo zamietnutá. Všetky upozornenia si môžete nastaviť na karte Nastavenia v na pravej strane v časti Všeobecné nastavenia.
Každá notifikácia sa dá nastaviť ako pripomienka alebo e-mail.
Upozornenie so žiadosťou o schválenie neprítomnosti príde iba osobe, ktorá má právo na schvaľovanie neprítomností v danom stredisku. Pokiaľ administrátor práv nemá súčasne právo na schvaľovanie neprítomností v danom stredisku, tak žiadne upozornenie nedostane.
Pripomienka sa prihlásenému zamestnancovi zobrazí po prihlásení do programu pri jeho mene.
Prehľad neprítomnosti vytlačíte kliknutím na Tlač v pravom hornom rohu obrazovky. Zvoliť môžete medzi čiernobielou alebo farebnou tlačovou zostavou.
V prípade, že chcete vytlačiť prehľad, kde uvidíte všetky výnimky vrátane orientačných časov, ktoré má zamestnanec zadané cez neprítomnosť alebo priamo vo výkaze, tak zvoľte v prehľade tlačových zostáv (viac v postupe Ako vytlačiť mesačný výkaz zamestnanca) zostavu s názvom Prehľad výnimiek.
Informácie v dokumente sú spracované k právnemu stavu platnému ku dňu jeho publikácie. 01.11.2023