Šetrite svoj čas a stavte na účtovníctvo bez manuálneho prepisovania dokladov. Doklady stačí cez e-mail preposlať do KROS Fakturácie. Tá ich automaticky spracuje, rozpozná jednotlivé údaje a každú prílohu zaeviduje ako nový záznam v záložke Výdavky.
Ako postupovať
V časti Nastavenia – Spracovanie dokladov nájdeme preddefinované e-mailové adresy, na ktoré je potrebné preposielať doklady. Ak chceme zber dokladov ešte viac zefektívniť, môžeme túto zbernú e-mailovú adresu poskytnúť priamo svojim dodávateľom. Nielenže sa tak zníži riziko straty dokladov, ale urýchli sa aj proces ich odovzdávania.
 |
Preddefinovanú e-mailovú adresu je možné z formulára skopírovať. Pre rýchlejšie použitie odporúčame uložiť si jednotlivé adresy do zoznamu kontaktov vo svojej poštovej schránke. |
Pre každý druh dokladu je pridelená samostatná e-mailová adresa. Jednotlivé druhy dokladov je teda potrebné posielať v samostatných e-mailoch, napr. došlé faktúry bude používateľ preposielať na e-mailovú adresu uvedenú v časti Došlé faktúry a pod.
 |
Ak by sme omylom poslali doklad na nesprávnu e-mailovú adresu, resp. by sme poslali v jednom e-maile aj doklad z iného okruhu ako ostatné, okruh už po načítaní do KROS Fakturácie nie je možné zmeniť. Takýto doklad je možné v KROS Fakturácii vymazať a preposlať ho nanovo. |
|
KROS Fakturácia neprijíma e-maily, ktoré sú zasielané na aliasy (alias sa používa na zaslanie jedného e-mailu na viaceré e-mailové adresy naraz). Tzn. e-mail zaslaný na alias, ktorého súčasťou je e-mailová adresa ...@bezpapiera.kros.sk, nevie KROS Fakturácia spracovať. Doklady je potrebné zasielať na e-mailové adresy uvedené v časti Spracovanie dokladov. |
Maximálna veľkosť e-mailu je 25 MB. V prípade, že by mal e-mail väčšiu veľkosť, nebude doručený.
Doklady je možné odosielať vo formáte .pdf, .jpg, .jpeg, .bmp, .tiff, .docx, .xlsx. alebo .png. Odosielajú sa ako príloha emailu. Každý doklad musí byť v samostatnom dokumente, tzn. nemôže byť zoskenovaných / uložených viac faktúr v jednom .pdf dokumente a doklady vo formáte .pdf nesmú byť zaheslované. Maximálny počet príloh v rámci jedného e-mailu je 20 súborov.
 |
V aplikácii Mail od Macu sa dokumenty alebo obrázky zobrazujú priamo v tele e-mailu, nie v prílohe. Takéto správy nedokáže KROS Firma spracovať, nakoľko číta len dokumenty v prílohe. |
Poslané e-maily KROS Fakturácia automaticky spracuje a pozakladá záznamy, pričom platí:
- pre každú prílohu z prijatého e-mailu vytvára samostatný záznam v záložke Výdavky,
- pre obrázky, ktoré boli v tele e-mailu a nie v prílohe, záznam nevytvára,
- pre nepodporované formáty súborov záznam nevytvára,
- prázdny e-mail bez prílohy ignoruje a nevytvára žiadny záznam.
Po založení záznamu v evidencii Výdavky začne proces vyťažovania údajov. KROS Fakturácia dokáže automaticky načítať tieto údaje:
- partnera,
- číslo dokladu,
- variabilný symbol,
- IBAN,
- dátumy,
- sadzby DPH a sumu dokladu.
Počas procesu vyťažovania nie je možné dostať sa do dokladu. Až po jeho ukončení je sprístupnená ďalšia práca s dokladom.