Od verzie programu OMEGA 26.70 a vyššie si môžeme všetky bankové pohyby z KROS Digitálnej kancelárie jediným kliknutím stiahnuť priamo do Evidencie účtovných dokladov a nechať ich automaticky rozúčtovať.
Stiahnutie bankových pohybov z KROS Digitálnej kancelárie spustíme cez Evidencia – Účtovné doklady, vrchné menu Stiahni eDoklady – Stiahni bankové výpisy z Digitálnej kancelárie. Po potvrdení voľby prebieha import pohybov za všetky prepojené bankové účty, pričom si vyberáme obdobie, za ktoré chceme pohyby stiahnuť.
Pre správne stiahnutie pohybov je potrebné, aby bol bankový účet zaevidovaný v Číselníku – Bankové účty vo formáte IBAN.
Nastavenie pre automatické zaúčtovanie bankových pohybov
Jednotlivé pohyby z bankového výpisu nemusíme účtovať ručne. Načítané bankové pohyby sa zaúčtujú a spárujú s dokladmi v účtovníctve. Podľa kritérií párovania, ako je napr. variabilný symbol, špecifický symbol atď., sa spárujú a uhradia došlé a odoslané faktúry a dobropisy. Pre ostatné bankové pohyby je potrebné zadefinovať pravidlá pre zaúčtovanie.
Kritériá párovania a pravidlá pre zaúčtovanie jednotlivých pohybov si nastavíme cez menu Stiahni eDoklady – Nastavenia v záložke Digitálna kancelária – Bankové výpisy.
Kritériá párovania
V nich si definujeme kritériá, na základe ktorých sa párujú položky bankového výpisu s pohľadávkami a záväzkami. Štandardne je nastavený:
- variabilný symbol,
- suma s toleranciou 10€,
- párovať aj čiastočné úhrady.
Pri párovaní musia platiť všetky kritériá súčasne, aby program priradil úhradu k faktúre.
Ak označíme voľbu Variabilný symbol, program kontroluje variabilný symbol pri pohľadávkach s údajom v poli Interné číslo a pri záväzkoch s údajom v poli Externé číslo.
Ak majú Odoslané faktúry alebo Preddavkové faktúry iné interné číslo ako externé číslo, odporúčame označiť voľbu VS párovať na externé číslo dokladu. Potom po načítaní bankového výpisu bude program kontrolovať variabilný symbol kreditných obratov s externým číslom dokladu v OMEGE.
Vypnutím voľby Hľadať čiastočnú zhodu VS sa spracovanie bankového výpisu môže urýchliť až 3-násobne. Túto voľbu odporúčame vypnúť v prípade, že doklady obsahujú menej ciferné variabilné symboly, ktorých číslice by mohli byť súčasťou viacerých variabilných symbolov. Naopak, túto voľbu odporúčame ponechať v prípade, že doklady obsahujú viacciferné variabilné symboly, pri zaevidovaní ktorých sa mohol napr. dodávateľ alebo odberateľ pomýliť a zameniť cifru.
Pravidlá pre zaúčtovanie
Pre automatické zaúčtovanie ostatných položiek bankového výpisu si môžeme zadefinovať aj rôzne pravidlá pre zaúčtovanie, napr. bankové poplatky.
Nastavíme si ich rovnako cez menu Stiahni eDoklady – Nastavenia v záložke Digitálna kancelária – Bankové výpisy.
Nové pravidlo vytvárame pre položku v bankovom výpise (bankový poplatok), ktorá obsahuje popis transakcie VEDENIE UCTU. Pravidlo zadefinujeme cez kópiu z prednastaveného pravidla zaúčtovania (1 – Bankové poplatky).
Najskôr nastavíme prioritu pravidla (poradové číslo), jeho názov a číslo bankového účtu, pre ktorý bude platiť.
Za podmienok – určíme, aké parametre by mala spĺňať príslušná položka z bankového výpisu. Vedenie účtu predstavuje debetnú položku, tak zapneme položku Debet a okrem toho aj Popis transakcie, pretože na základe tohto textu sú rozlíšené položky v bankovom výpise. Pri popise transakcie označíme „obsahuje“ a do bunky Popis transakcie doplníme text z bankového výpisu VEDENIE UCTU.
Vykonaj akciu – nastavíme, ako sa má príslušná položka z bankového výpisu zaúčtovať. Ako prvý nastavíme text účtovného dokladu a zapneme voľbu Nastav text v záhlaví dokladu, do textu doplníme napr. Vedenie účtu. Ďalej vyberieme účet MD syntetický a analytický, na ktorý má byť príslušná položka zaúčtovaná. Ak má zaúčtovaná položka obsahovať aj text, označíme voľbu Nastav text účtovného zápisu a do textu doplníme rovnako Vedenie účtu.
V Evidencii účtovných dokladov sú importované bankové položky automaticky označené a tie, ktoré program na základe vytvorených pravidiel zaúčtovania správne zaúčtuje, získajú príznak zeleného štvorčeka v stĺpci PRE. Položky, ktoré nezaúčtuje, je potrebné ručne skontrolovať a zaúčtovať.
