Po prepojení bankového účtu, príp. viacerých účtov s KROS Digitálnou kanceláriou si môžeme všetky bankové pohyby veľmi rýchlo a jednoducho stiahnuť priamo do Evidencie účtovných dokladov v Podvojnom účtovníctve OMEGA a nechať ich automaticky rozúčtovať.
Podmienkou je pracovať vo verzii programu Podvojné účtovníctvo OMEGA 28.50 a vyššie.
Import spúšťame cez Evidenciu účtovných dokladov kliknutím na ikonu Digitálna kancelária alebo po výbere voľby Stiahni doklady z Digitálnej kancelárie.
Zaklikneme možnosť Banky a vyberáme si, či chceme import spustiť za všetky prepojené bankové účty alebo iba za vybraný. Následne si vyberáme obdobie, za ktoré chceme pohyby importovať.
Pre správne stiahnutie pohybov je potrebné, aby bol bankový účet zaevidovaný v Číselníku – Bankové účty vo formáte IBAN.
Nastavenie pre automatické zaúčtovanie bankových pohybov
Jednotlivé pohyby z bankového výpisu nemusíme účtovať ručne. Načítané bankové pohyby sa zaúčtujú a spárujú s dokladmi v účtovníctve. Podľa kritérií párovania, ako je napr. variabilný symbol, špecifický symbol atď., sa spárujú a uhradia došlé a odoslané faktúry a dobropisy. Pre ostatné bankové pohyby je potrebné zadefinovať pravidlá pre zaúčtovanie.
Kritériá párovania a pravidlá pre zaúčtovanie jednotlivých pohybov si nastavíme v rámci funkcie Digitálna kancelária – Nastavenia v záložke Nastavenie zaúčtovania – Bankové výpisy.
Kritériá párovania
V nich si definujeme kritériá, na základe ktorých sa párujú položky bankového výpisu s pohľadávkami a záväzkami. Štandardne je nastavený:
- variabilný symbol,
- suma s toleranciou 10€,
- párovať aj čiastočné úhrady.
Pri párovaní musia platiť všetky kritériá súčasne, aby program priradil úhradu k faktúre.
Ak označíme voľbu Variabilný symbol, program kontroluje variabilný symbol pri pohľadávkach s údajom v poli Interné číslo a pri záväzkoch s údajom v poli Externé číslo.
Ak majú Odoslané faktúry alebo Preddavkové faktúry iné interné číslo ako externé číslo, odporúčame označiť voľbu VS párovať na externé číslo dokladu. Potom po načítaní bankového výpisu bude program kontrolovať variabilný symbol kreditných obratov s externým číslom dokladu v Podvojnom účtovníctve OMEGA.
Vypnutím voľby Hľadať čiastočnú zhodu VS sa spracovanie bankového výpisu môže urýchliť až 3-násobne. Túto voľbu odporúčame vypnúť v prípade, že doklady obsahujú menej ciferné variabilné symboly, ktorých číslice by mohli byť súčasťou viacerých variabilných symbolov. Naopak, túto voľbu odporúčame ponechať v prípade, že doklady obsahujú viacciferné variabilné symboly, pri zaevidovaní ktorých sa mohol napr. dodávateľ alebo odberateľ pomýliť a zameniť cifru.
Pravidlá pre zaúčtovanie
Pre automatické zaúčtovanie ostatných položiek bankového výpisu si môžeme zadefinovať aj rôzne pravidlá pre zaúčtovanie, napr. bankové poplatky.
Nastavíme si ich rovnako cez funkciu Digitálna kancelária – Nastavenia v záložke Nastavenie zaúčtovania – Bankové výpisy.
Nové pravidlo vytvárame pre položku v bankovom výpise (bankový poplatok), ktorá obsahuje popis transakcie VEDENIE UCTU. Pravidlo zadefinujeme cez kópiu z prednastaveného pravidla zaúčtovania (1 – Bankové poplatky).
Najskôr nastavíme prioritu pravidla (poradové číslo), jeho názov a číslo bankového účtu, pre ktorý bude platiť.
Za podmienok – určíme, aké parametre by mala spĺňať príslušná položka z bankového výpisu. Vedenie účtu predstavuje debetnú položku, tak zapneme položku Debet a okrem toho aj Popis transakcie, pretože na základe tohto textu sú rozlíšené položky v bankovom výpise. Pri popise transakcie označíme „obsahuje“ a do bunky Popis transakcie doplníme text z bankového výpisu VEDENIE UCTU.
Vykonaj akciu – nastavíme, ako sa má príslušná položka z bankového výpisu zaúčtovať. Ako prvý nastavíme text účtovného dokladu a zapneme voľbu Nastav text v záhlaví dokladu, do textu doplníme napr. Vedenie účtu. Ďalej vyberieme účet MD syntetický a analytický, na ktorý má byť príslušná položka zaúčtovaná. Ak má zaúčtovaná položka obsahovať aj text, označíme voľbu Nastav text účtovného zápisu a do textu doplníme rovnako Vedenie účtu.
V Evidencii účtovných dokladov sú importované bankové položky automaticky označené a tie, ktoré program na základe vytvorených pravidiel zaúčtovania správne zaúčtuje, získajú príznak zeleného štvorčeka v stĺpci PRE. Položky, ktoré nezaúčtuje, je potrebné ručne skontrolovať a zaúčtovať.