Funkcia Tvorba dokumentov zo šablón je určená pre situácie, kedy potrebujete vytvoriť viacerým zamestnancom rovnaký dokument (napr. Potvrdenie o absolvovanom školení vodičov).
Štandardne by ste postupovali tak, že by ste si v MS Word pripravili daný dokument, a potom v ňom ručne vyplnili meno jedného zamestnanca po druhom, a vždy vytlačili alebo uložili.
S funkciou Tvorba dokumentov zo šablón stačí, aby ste si vytvorili dokument raz, následne miesta, ktoré by ste prepisovali ručne, nahradili premennými z HR systému a môžete pripraviť dokument hromadne pre všetkých zamestnancov v HR systéme.
Najskôr si pripravte text priamo v MS Word tak, ako by ste ho tlačili pre jedného zamestnanca.
Teraz si určite miesta, ktoré budete chcieť nahradiť dátami z HR systému (v našom príklade budeme chcieť nahradiť meno, priezvisko a dátum narodenia). Tieto miesta v dokumente v MS Word nahraďte premennými, ktoré nájdete v HR systéme na dvoch miestach, a to buď premenné súvisiace s kartou zamestnanca alebo premenné súvisiace so šanónmi.
Premenné súvisiace s kartou zamestnanca nájdete v ľavom menu Zamestnanci na záložke Dokumenty kliknutím na tlačidlo Spravovať šablóny. Zobrazia sa dve tlačidlá a to Zobraziť premenné šablóny a Pridať šablónu.
Po kliknutí na Zobraziť premenné šablóny sa zobrazia všetky položky z karty zamestnanec a pri každej je symbol { }. Práve pomocou tohto symbolu prenesiete premennú pre danú položku do schránky a následne vložíte do MS Word.
V našom príklade v MS Word zmažeme meno František, potom klikneme do HR systému na symbol { } v kolónke meno, následne klikneme do MS Word a zvolíme vložiť. Týmto postupom sa nám meno František v MS Word nahradí premennou pre krstné meno zamestnanca z HR systému.
Následne celý postup zopakujeme pre priezvisko a pre dátum narodenia. Šablóna potom bude vyzerať nasledovne.
Takto upravenú šablónu si uložte. Následne je potrebné ju nahrať do HR systému. Šablónu nahráte do HR systému cez menu Zamestnanci na záložke Dokumenty kliknutím na tlačidlo Spravovať šablóny a Pridať šablónu. Tu zadajte Názov šablóny, prípadne popis a do poľa Súbor so šablónou pretiahnite myšou danú šablónu, ktorú ste vytvorili v MS Worde alebo vložte kliknutím do okna a uložte.
Teraz máte pripravenú šablónu a môžete si vytvoriť dokument pre jedného alebo viacerých zamestnancov. Kliknite v menu na Zamestnanci a označte ľubovoľný počet zamestnancov. Po označení aspoň jedného zamestnanca sa zobrazí tlačidlo Hromadné akcie.
Kliknutím na Vytvoriť dokumenty HR systém ponúkne zoznam šablón a po výbere konkrétnej šablóny sa v karte pri označených zamestnancoch na záložke Dokumenty objaví vytvorený dokument na stiahnutie.
Dokument sa vytvorí vo formáte Word a PDF a je možné ho stiahnuť. Po stiahnutí sa stiahne vyplnený údajmi daného zamestnanca.
V časti Akcia sú tlačidlá na odoslanie dokumentu na podpis a zmazanie dokumentu.
V prípade, že do pripravovanej šablóny v MS Word chcete vedľa premenných z karty zamestnanca zadať aj premenné z jednotlivých šanónov, tieto premenné nájdete v menu Šanóny na záložke Dokumenty kliknutím na tlačidlo Spravovať šablóny a následne Zobraziť premenné šablóny. Tentokrát sa zobrazia všetky políčka zo šanónu vrátane znaku pre kopírovanie premenných. Postup je potom zhodný s postupom pri karte zamestnanca.
Informácie v dokumente sú spracované k právnemu stavu platnému ku dňu jeho publikácie. 01.10.2024