Ak databáza pre firmu, ktorú chcete účtovať, ešte neexistuje, musíte ju najskôr vytvoriť.
Je to možné aj kópiou z inej firmy, v ktorej zmeníte firemné údaje. Všetky potrebné nastavenia sa prevezmú z firmy, ktorú budete generovať. Je to jednoduchý spôsob založenia ďalšej firmy v prípade, ak máte vzorovú firmu už založenú. V záložke Firma → Nová → Spôsob založenia firmy označte voľbu Kópia z existujúcej firmy:
Po stlačení tlačidla Ďalej sa sprístupní formulár so záložkou Kópia z existujúcej firmy. V riadku ,,Súbor, kde je uložená databáza” stlačte tlačidlo Nájdi databázu, kde sa zobrazí formulár na vyhľadanie databázy. V pravej časti Vyhľadanie databázy označte miesto, ktoré disky má program prehľadať. Program môže prehľadať aj miesta v sieti.
Po stlačení tlačidla Štart program začne prehľadávať počítač a vyhľadá existujúcu databázu v programe. Vyhľadaná databáza sa zobrazí v časti Nájdené databázy. Tlačidlo Vyber slúži na vybratie databázy, tlačidlo Storno vás vráti o krok späť. Cesta k danej databáze sa prenesie do poľa Súbor, kde je uložená databáza. Do tohto textového poľa nemôžete ručne zadávať súbor, kde je uložená databáza.
V časti Prevziať číselníky označte voľby – údaje, ktoré potrebuje kopírovať zo zdrojovej databázy:
- Účtový rozvrh: prekopírujú sa všetky syntetické a analytické účty z menu Číselník → Účtový rozvrh. Z účtu
sa prekopírujú všetky údaje okrem údajov v záložke Zostatky. Taktiež sa nebude kopírovať označenie alebo
zamknutie účtov. - Číslovanie dokladov: prekopírujú sa evidencie a číselné rady z menu Firma → Nastavenie → Číslovanie
dokladov. - Všeobecné nastavenia: prekopírujú sa nastavenia zo všeobecných nastavení, okrem týchto:
– v záložke Firma: Vlastný adresár pre pomocné súbory, Použiť minuloročný koef. alebo zadaný odhadom – hodnotu z bunky
– záložka Fakturácia: Kód predajnej ceny (sklad), kód predajnej ceny (služby)
– záložka Kalendár (CRM): Adresár s umiestnením pripojených dokumentov v elektronickej podobe. - Vzory a predkontácie: prekopírujú sa vzory a predkontácie z menu Evidencia → Účtovné doklady z
formulára Výber vzoru a Výber predkontácie. Ak pri kopírovaní vzorov a predkontácií nebudú zapnuté voľby
číselníkov Účtovný rozvrh, Partneri, Číslovanie dokladov a SZČP program ich automaticky zapne. Ak zapnete
voľbu Vzory a predkontácie a vypnete voľbu Účtový rozvrh, Partneri, Číslovanie dokladov alebo SZČP,
program automaticky vypne voľbu Vzory a predkontácie. - Partneri: prekopírujú sa karty partnerov. Ak budete mať označenú voľbu Partneri a nebudete mať
zapnuté voľby Účtový rozvrh, SZČP a Užívateľské texty, tak tieto údaje z číselníkov nebude program do karty
partnera kopírovať. Z karty partnera program nebude kopírovať: Kód predajnej ceny pre sklad, Kód predajnej
ceny pre služby, Výber čísla účtu, CRM zápisy. - SZČP: prekopírujú sa položky zo SZČP.
- Užívateľské texty: prekopírujú sa všetky užívateľské texty a texty z poznámok k účtovnej závierke (v
menu Prehľady → Poznámky k účtovnej závierke). - Užívatelia, prístupové práva: prekopírujú sa všetci užívatelia + nastavené prístupové práva.
Po stlačení tlačidla Ďalej vyplňte údaje v záložke Firma. Zadajte obchodné meno firmy a zvoľte účtovný rok firmy. Vyplňte údaje v ostatných záložkách nová firma a nakoniec potvrďte tlačidlom OK.