Postupy účtovania v podvojnom účtovníctve stanovujú, že náklady a výnosy sa účtujú do obdobia, s ktorým časovo a vecne súvisia. Každá účtovná jednotka by teda mala dodržať zásadu, že náklady a výnosy sú zaúčtované v tom účtovnom období, kedy vznikli. Ak má účtovná jednotka náklady a výnosy, ktoré eviduje v bežnom roku, ale týkajú sa budúcich období, štandardne ich účtuje pomocou účtov časového rozlíšenia.
Kritérium na účtovanie účtovných prípadov časového rozlíšenia je skutočnosť, že je známy ich vecný obsah, presná suma, o ktorej sa účtuje a je určené presné obdobie, ktorého sa účtovný prípad týka. Účtovanie o časovom rozlíšení musí byť podložené účtovným dokladom, ktorým môže byť faktúra, nájomná či iná zmluva, dohoda, bankový výpis či pokladničný doklad.
Náklady budúcich období
Účtovná jednotka si predplatila vstupné na vzdelávací webový portál na obdobie od 2. 11. 2023 do 2. 11. 2024 v sume 1 700 eur vrátane DPH. Faktúra za služby bola doručená a aj uhradená v decembri roku 2023. Ako bude účtovná jednotka postupovať z pohľadu účtovania nákladov?
Na základe faktúry dokážeme určiť presné obdobie a sumu, z toho dôvodu náklad časovo rozlíšime.
V bežnom období zaúčtujeme faktúru, kde základ dane rozčleníme na náklad bežného obdobia, napr. účet 518, a náklad budúceho obdobia, účet 381 – Náklady budúcich období. V Evidencii účtovných dokladov zaevidujeme došlú faktúru pomocou automatického účtovania 20 DF – Nový doklad (s rozpisom DPH). Priamo v doklade je potrebné nastaviť sa na účtovný zápis, v ktorom je účtovaný náklad, a po stlačení tlačidla Rozúčtuj vybrať voľbu Náklady/Výnosy na budúce obdobie.
Po vybratí voľby Rozúčtuj sa zobrazí formulár "Rozúčtovanie na budúce obdobia", kde sú na výber možnosti:
- Pri voľbe "Rozpočítať po dňoch" je možné spraviť rozúčtovanie za kalendárne dni (obdobie od – do). Takýmto spôsobom je možné napríklad rozpočítať náklady/výnosy na budúce obdobie, ktoré majú presne vymedzené obdobie v dňoch – napr. paušál za telefón.
- Pri voľbe "Rozpočítať po mesiacoch" je možné spraviť rozúčtovanie po mesiacoch, zároveň program ponúkne možnosť samostatne si vybrať kalendárny rok. Týmto spôsobom je možné rozpočítať náklady/výnosy na budúce obdobie, ktoré majú vymedzené obdobie v mesiacoch – napr. poistné, nájomné atď.
Pre účty časového rozlíšenia odporúčame vytvoriť samostatnú analytickú evidenciu podľa jednotlivých rokov, napr. pre rok 2024 vytvoríme účet 381.024.
Následne stačí zadať účet časového rozlíšenia a vybrať obdobie, na ktoré sa budú náklady rozpočítavať. Program automaticky rozpočíta základ dane a doplní do poznámky informáciu, o aké obdobie ide.
Preúčtovanie nákladov budúcich období do nákladov bežného obdobia
V nasledujúcom období zvyšnú sumu nákladov budúcich období preúčtujeme na príslušný nákladový účet pomocou interného dokladu.
Na zjednodušené preúčtovanie zostatkov na účtoch časového rozlíšenia z minulého roka do nákladov (prípadne výnosov) je možné využiť funkciu Preúčtovanie účtov časového rozlíšenia do N/V. Túto funkciu spustíme cez menu Evidencia – Účtovné doklady v záložke Hromadné zmeny.
Po výbere funkcie sa zobrazí formulár Preúčtovanie účtov časového rozlíšenia do nákladov a výnosov, kde:
- v poli Účet vyberieme z rozbaľovacieho zoznamu syntetický účet 381, 382 alebo 384, na ktorom sme v minulom roku účtovali (aj s príslušným analytickým účtom),
- účtovné obdobie program nastaví automaticky podľa zadaného dátumu v poli Dátum,
- vyberieme okruh, evidenciu a číselný rad pre tuzemské a zahraničné interné doklady,
- môžeme vybrať mená, kto doklad vyhotovil, zaúčtoval a schválil.
Po doplnení potrebných údajov a pokračovaní cez tlačidlo Ďalej sa zobrazí formulár, do ktorého program prenáša údaje z minulého účtovného obdobia – všetky účtovné zápisy z vybraného účtu a na základe toho doplní text, menu, kurz, sumu.
Pri preúčtovaní aktívneho účtu (381, 382) program ponúkne doplniť MD syntetický účet, a ak bol vybraný pasívny účet (384), program ponúkne doplniť DAL syntetický účet.
Po doplnení účtov program automaticky vytvorí interný doklad s preúčtovaním nákladov/výnosov.
Funkciu na preúčtovanie časového rozlíšenia do N/V môže využívať len užívateľ s príznakom Správca.
Ak pri účtoch časového rozlíšenia použijeme členenie na SZČP, program nám pri použití funkcie Preúčtovanie čas. rozlíšenia do N/V SZČP automaticky prenesie a doplní do účtovného zápisu.
Výnosy budúcich období
Účtovná jednotka prenajala kancelárske priestory na obdobie od 9/2023 do 8/2024. Suma prenájmu je v hodnote 7 500 eur vrátane DPH. Za prenájom bola vystavená faktúra v septembri 2023, ktorá bola v tomto období aj uhradená. Ako bude účtovná jednotka postupovať z pohľadu účtovania výnosov?
Na základe vystavenej faktúry vieme určiť presné obdobie a sumu, preto výnos časovo rozlíšime.
V bežnom období zaúčtujeme odoslanú faktúru, kde základ dane rozčleníme podľa počtu mesiacov prenájmu na výnos bežného obdobia (napr. na účet 602) a výnos budúceho obdobia (účet 384). V Evidencii účtovných dokladov využijeme funkciu Rozúčtuj – Náklady/Výnosy na budúce obdobie, kedy program automaticky rozpočíta základ dane a doplní do poznámky informáciu, o aké obdobie ide.
V nasledujúcom období sumu výnosov budúcich období preúčtujeme na príslušný výnosový účet pomocou interného dokladu. Opäť môžeme na rozúčtovanie využiť automatickú funkciu.
Náklady a výnosy v cudzej mene sa prepočítavajú rovnakým kurzom, ktorý bol použitý v minulom období na príslušných účtoch rozlíšenia 381 a 384. V takomto prípade kurzový rozdiel nevzniká.
