--- title: Osobný spis description: Do osobného spisu sa najčastejšie vkladajú dokumenty, ktoré sú nevyhnutné pre výkon práce v základnom pracovnoprávnom vzťahu. image: https://new.kros.sk/wp-content/uploads/2019/06/FB_KROS.png --- [Preskočiť na obsah](https://podpora.kros.sk/old/faq/osobný-spis-1#main-content) Slovenčina Zobraziť podponuku pre preklady ![kros-white.svg\]](https://podpora.kros.sk/hubfs/kros-white.svg) Otvoriť hlavnú navigáciu Zavrieť hlavnú navigáciu - Slovenčina Zobraziť podponuku pre preklady - [www.kros.sk](https://www.kros.sk/) [www.kros.sk](https://www.kros.sk/) Tu nájdete odpovede na najčastejšie otázky - Neexistujú žiadne návrhy, pretože je pole vyhľadávania prázdne. 1. [Často kladené otázky | KROS](https://podpora.kros.sk/old/faq?hsLang=sk) 2. [HR systém](https://podpora.kros.sk/old/faq/hr-syst%C3%A9m?hsLang=sk) 3. [Práca s kartou zamestnanca](https://podpora.kros.sk/old/faq/hr-syst%C3%A9m?hsLang=sk#pr%C3%A1ca-s-kartou-zamestnanca) 24\. januára 2025 # Osobný spis Do osobného spisu sa najčastejšie vkladajú dokumenty, ktoré sú nevyhnutné pre výkon práce v základnom pracovnoprávnom vzťahu. V tomto návode je opísaná práca s osobným spisom a možnosť nahliadnutia do osobného spisu zamestnancom. #### Práca s osobným spisom Osobný spis každého zamestnanca nájdete po kliknutí na jeho kartu. V menu na ľavej strane kliknite na voľbu *Zamestnanci* a potom vedľa záložky **Detail** nájdete **Osobný spis**. ![](https://podpora.kros.sk/hs-fs/hubfs/image-png-Jan-24-2025-12-32-21-0140-PM.png?width=945&height=521&name=image-png-Jan-24-2025-12-32-21-0140-PM.png) V HR systéme do osobného spisu môžete vložiť akýkoľvek záznam z akéhokoľvek šanónu. V štruktúre šanónu je iba potrebné zvoliť, či záznamy z neho môžu byť vkladané do osobného spisu. V menu na ľavej strane kliknite na *Šanóny,* a potom v zozname šanónov zvoľte ten, z ktorého chcete záznamy vložiť do osobného spisu. Kliknite na kartu **Štruktúra** a následne na tlačidlo Upraviť. ![](https://podpora.kros.sk/hs-fs/hubfs/image-png-Jan-24-2025-12-33-05-7174-PM.png?width=945&height=318&name=image-png-Jan-24-2025-12-33-05-7174-PM.png) Tu je potrebné nájsť položku formulára, ktorá obsahuje zamestnanca a následne kliknite na symbol modrého priečinku pre úpravu. ![](https://podpora.kros.sk/hs-fs/hubfs/image-png-Jan-24-2025-12-33-22-4323-PM.png?width=420&height=215&name=image-png-Jan-24-2025-12-33-22-4323-PM.png) ![tip](https://podpora.kros.sk/hs-fs/hubfs/OLYMP%20Ikony/tip.png?width=95&height=77&name=tip.png)Ak vytvárate nový šanón, tak sa jedná o položku formulára s označením **Zamestnanci** na pravej strane v návrhu štruktúry (viď obrázok nižšie).   ![](https://podpora.kros.sk/hs-fs/hubfs/image-png-Jan-24-2025-12-34-17-5548-PM.png?width=197&height=423&name=image-png-Jan-24-2025-12-34-17-5548-PM.png) Následne sa Vám otvorí nastavenie daného formuláru, kde máte možnosť vybrať si, či chcete mať väzbu **Pridať do osobného spisu** zapnutú pri pridaní nového záznamu. ![](https://podpora.kros.sk/hs-fs/hubfs/image-png-Jan-24-2025-12-34-40-9709-PM.png?width=945&height=315&name=image-png-Jan-24-2025-12-34-40-9709-PM.png) Ak necháte voľbu vypnutú, pri zadávaní nového záznamu v šanóne je voľba vypnutá, **ale môžete si zvoliť, či chcete záznam prepojiť s osobným spisom alebo nie**. ![](https://podpora.kros.sk/hs-fs/hubfs/image-png-Jan-24-2025-12-35-31-8535-PM.png?width=945&height=393&name=image-png-Jan-24-2025-12-35-31-8535-PM.png) Akonáhle je záznam zahrnutý do osobného spisu zamestnanca, tak v prehľade záznamov je pri danom zamestnancovi symbol potvrdzujúci túto informáciu ![](https://podpora.kros.sk/hs-fs/hubfs/image-png-Jan-24-2025-12-35-56-2297-PM.png?width=37&height=34&name=image-png-Jan-24-2025-12-35-56-2297-PM.png). ![](https://podpora.kros.sk/hs-fs/hubfs/image-png-Jan-24-2025-12-35-46-7867-PM.png?width=945&height=393&name=image-png-Jan-24-2025-12-35-46-7867-PM.png) Všetky záznamy, ktoré sú v osobnom spise, nájdete na karte zamestnanca kliknutím na záložku **Osobný spis** vedľa detailu zamestnanca. Tu máte všetky záznamy prehľadne zoradené podľa jednotlivých šanónov. ![](https://podpora.kros.sk/hs-fs/hubfs/image-png-Jan-24-2025-12-36-09-3116-PM.png?width=945&height=296&name=image-png-Jan-24-2025-12-36-09-3116-PM.png) ![tip](https://podpora.kros.sk/hs-fs/hubfs/OLYMP%20Ikony/tip.png?width=95&height=77&name=tip.png)Ak už máte vytvorené záznamy v šanóne a chcete ich hromadne zaradiť do osobných spisov zamestnancov, využite nástroj na hromadnú úpravu záznamov. Kliknite na daný šanón, v ktorom máte záznamy. V prehľade záznamov označte tie, ktoré chcete zaradiť do osobných spisov zamestnancov a vpravo hore sa Vám aktivuje tlačidlo Hromadné akcie – Hromadne upraviť. ![](https://podpora.kros.sk/hs-fs/hubfs/image-png-Jan-24-2025-12-36-33-4644-PM.png?width=945&height=471&name=image-png-Jan-24-2025-12-36-33-4644-PM.png) Zobrazí sa Vám formulár, kde v hornej časti máte prehľad o záznamoch, ktoré upravujete. Vo formulári nájdite voľbu **Pridať do osobného spisu, aktivujte ju** a potvrďte tlačidlom Upraviť záznamy. Následne budú záznamy zaradené do osobných spisov zamestnancov. ![](https://podpora.kros.sk/hs-fs/hubfs/image-png-Jan-24-2025-12-36-44-7875-PM.png?width=945&height=159&name=image-png-Jan-24-2025-12-36-44-7875-PM.png) ![](https://podpora.kros.sk/hs-fs/hubfs/image-png-Jan-24-2025-12-36-55-8330-PM.png?width=810&height=437&name=image-png-Jan-24-2025-12-36-55-8330-PM.png) #### Nahliadnutie do osobného spisu pre zamestnanca Zamestnanec môže požiadať svojho zamestnávateľa o nahliadnutie do svojho osobného spisu. Zamestnávatelia často nechcú zamestnancom dať prístup do HR systému. Z tohto dôvodu nemusíte zamestnancovi vytvárať prístup do HR systému a riešiť mu špeciálne práva, ale poslať **jednorazový odkaz pre náhľad**. Tento **odkaz je platný 24 hodín,** a potom sa zneaktívni. Na karte zamestnanca, v časti Osobný spis, kliknite na ikonu Zdieľať osobný spis. ![](https://podpora.kros.sk/hs-fs/hubfs/image-png-Jan-24-2025-12-37-27-3660-PM.png?width=945&height=291&name=image-png-Jan-24-2025-12-37-27-3660-PM.png) V ďalšom kroku sa Vám zobrazí okno, ktoré vám umožní nastaviť ďalšie možnosti pred zdieľaním osobného spisu so zamestnancom. Štandardnou súčasťou osobného spisu je aj karta zamestnanca. Ale v HR systéme môže byť karta zamestnanca **rozšírená o ďalšie údaje** a pomocou voľby **Zahrnúť aj rozšírené údaje zamestnanca** sa rozhodnete, či v rámci osobného spisu by mali byť zamestnancovi sprístupnené aj tieto doplnkové položky. Odkaz na zdieľanie osobného spisu môžete ihneď zamestnancovi odoslať na emailovú adresu, ktorú u neho máte v HR systéme uvedenú, a to tlačidlom **Odoslať na (emailová adresa zamestnanca).** Ak nemáte u zamestnanca evidovaný e-mail alebo chcete odkaz odoslať na inú e-mailovú adresu, môžete skopírovať celý odkaz úplne dole. Z bezpečnostných dôvodov je tu aj PIN, na ktorého zadanie program vyzve zamestnanca po kliknutí na odkaz. Z tohto dôvodu sa odporúča poslať PIN zamestnancovi cez iný komunikačný kanál ako odkaz. ![](https://podpora.kros.sk/hs-fs/hubfs/image-png-Jan-24-2025-12-38-11-5531-PM.png?width=420&height=398&name=image-png-Jan-24-2025-12-38-11-5531-PM.png) Hneď ako zamestnanec dostane odkaz a klikne naň, zobrazí sa mu prihlasovací formulár, ktorý ho vyzve na zadanie PIN. ![](https://podpora.kros.sk/hs-fs/hubfs/image-png-Jan-24-2025-12-38-32-7213-PM.png?width=420&height=224&name=image-png-Jan-24-2025-12-38-32-7213-PM.png) ![](https://podpora.kros.sk/hs-fs/hubfs/image-png-Jan-24-2025-12-38-54-6438-PM.png?width=251&height=286&name=image-png-Jan-24-2025-12-38-54-6438-PM.png) Po prihlásení sa zamestnancovi zobrazí náhľad iba na detail jeho karty a jeho záznamy v osobnom spise, ktoré si môže prezerať. ![](https://podpora.kros.sk/hs-fs/hubfs/image-png-Jan-24-2025-12-39-06-1469-PM.png?width=945&height=223&name=image-png-Jan-24-2025-12-39-06-1469-PM.png) Kliknutím do jednotlivého záznamu sa otvorí formulár, ktorý si vie zamestnanec prezerať, nemôže ho vôbec zmeniť. ![](https://podpora.kros.sk/hs-fs/hubfs/image-png-Jan-24-2025-12-39-15-5497-PM.png?width=945&height=501&name=image-png-Jan-24-2025-12-39-15-5497-PM.png) Po uplynutí 24 hodín sa link zneaktívni a zamestnanec stratí prístup.   *Informácie v dokumente sú spracované k právnemu stavu platnému ku dňu jeho publikácie. 15.01.2025* - [KROS Fakturácia](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-faktur%C3%A1cia?hsLang=sk#main-content) - [Legislatívne úpravy v aplikácií od 01.01.2025](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-faktur%C3%A1cia?hsLang=sk#legislat%C3%ADvne-%C3%BApravy-v-aplik%C3%A1ci%C3%AD-od-01-01-2025) - [Nastavenia](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-faktur%C3%A1cia?hsLang=sk#nastavenia) - [Všeobecné](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-faktur%C3%A1cia?hsLang=sk#v%C5%A1eobecn%C3%A9) - [Balík KROS Fakturácie](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-faktur%C3%A1cia?hsLang=sk#bal%C3%ADk-kros-faktur%C3%A1cie) - [Práca s dokladmi](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-faktur%C3%A1cia?hsLang=sk#pr%C3%A1ca-s-dokladmi) - [Funkcie](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-faktur%C3%A1cia?hsLang=sk#funkcie) - [Fakturácia do zahraničia](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-faktur%C3%A1cia?hsLang=sk#faktur%C3%A1cia-do-zahrani%C4%8Dia) - [E-shop](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-faktur%C3%A1cia?hsLang=sk#e-shop) - [Výdavky](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-faktur%C3%A1cia?hsLang=sk#v%C3%BDdavky) - [KROS Sklad](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-sklad?hsLang=sk#main-content) - [Všeobecné](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-sklad?hsLang=sk#v%C5%A1eobecn%C3%A9) - [Nastavenia](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-sklad?hsLang=sk#nastavenia) - [Funkcie](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-sklad?hsLang=sk#funkcie) - [Digitálna kancelária](https://podpora.kros.sk/old/faq/digit%C3%A1lna-kancel%C3%A1ria?hsLang=sk#main-content) - [Začíname](https://podpora.kros.sk/old/faq/digit%C3%A1lna-kancel%C3%A1ria?hsLang=sk#za%C4%8D%C3%ADname) - [Čo KROS Digitálna kancelária ponúka](https://podpora.kros.sk/old/faq/digit%C3%A1lna-kancel%C3%A1ria?hsLang=sk#%C4%8Do-kros-digit%C3%A1lna-kancel%C3%A1ria-pon%C3%BAka) - [Používatelia](https://podpora.kros.sk/old/faq/digit%C3%A1lna-kancel%C3%A1ria?hsLang=sk#pou%C5%BE%C3%ADvatelia) - [Funkcie](https://podpora.kros.sk/old/faq/digit%C3%A1lna-kancel%C3%A1ria?hsLang=sk#funkcie) - [Prepojenie s účtovníctvom](https://podpora.kros.sk/old/faq/digit%C3%A1lna-kancel%C3%A1ria?hsLang=sk#prepojenie-s-%C3%BA%C4%8Dtovn%C3%ADctvom) - [Nastavenia](https://podpora.kros.sk/old/faq/digit%C3%A1lna-kancel%C3%A1ria?hsLang=sk#nastavenia) - [KROS Dochádzka](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-doch%C3%A1dzka?hsLang=sk#main-content) - [Základné nastavenia](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-doch%C3%A1dzka?hsLang=sk#z%C3%A1kladn%C3%A9-nastavenia) - [Prístupy a čítačky](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-doch%C3%A1dzka?hsLang=sk#pr%C3%ADstupy-a-%C4%8D%C3%ADta%C4%8Dky) - [Nastavenie zamestnanca](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-doch%C3%A1dzka?hsLang=sk#nastavenie-zamestnanca) - [Voliteľné položky a výnimky](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-doch%C3%A1dzka?hsLang=sk#volite%C4%BEn%C3%A9-polo%C5%BEky-a-v%C3%BDnimky) - [Pracovné kalendáre](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-doch%C3%A1dzka?hsLang=sk#pracovn%C3%A9-kalend%C3%A1re) - [Spracovanie dochádzky](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-doch%C3%A1dzka?hsLang=sk#spracovanie-doch%C3%A1dzky) - [Tlačové zostavy](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-doch%C3%A1dzka?hsLang=sk#tla%C4%8Dov%C3%A9-zostavy) - [HR systém](https://podpora.kros.sk/old/faq/hr-syst%C3%A9m?hsLang=sk#main-content) - [Nastavenie HR systému](https://podpora.kros.sk/old/faq/hr-syst%C3%A9m?hsLang=sk#nastavenie-hr-syst%C3%A9mu) - [Práca s kartou zamestnanca](https://podpora.kros.sk/old/faq/hr-syst%C3%A9m?hsLang=sk#pr%C3%A1ca-s-kartou-zamestnanca) - [Práca so šanónmi](https://podpora.kros.sk/old/faq/hr-syst%C3%A9m?hsLang=sk#pr%C3%A1ca-so-%C5%A1an%C3%B3nmi) - [Personálne dotazníky](https://podpora.kros.sk/old/faq/person%C3%A1lne-dotazn%C3%ADky?hsLang=sk) - [ALFA plus](https://podpora.kros.sk/old/faq/alfa-plus?hsLang=sk#main-content) - [Peňažný denník](https://podpora.kros.sk/old/faq/alfa-plus?hsLang=sk#pe%C5%88a%C5%BEn%C3%BD-denn%C3%ADk) - [Záväzky a pohľadávky](https://podpora.kros.sk/old/faq/alfa-plus?hsLang=sk#z%C3%A1v%C3%A4zky-a-poh%C4%BEad%C3%A1vky) - [DPH](https://podpora.kros.sk/old/faq/alfa-plus?hsLang=sk#dph) - [Majetok](https://podpora.kros.sk/old/faq/alfa-plus?hsLang=sk#majetok) - [Sklad](https://podpora.kros.sk/old/faq/alfa-plus?hsLang=sk#sklad) - [Jazdy a cestovné príkazy](https://podpora.kros.sk/old/faq/alfa-plus?hsLang=sk#jazdy-a-cestovn%C3%A9-pr%C3%ADkazy) - [Uzávierky, DPFO](https://podpora.kros.sk/old/faq/alfa-plus?hsLang=sk#uz%C3%A1vierky-dpfo) - [Nastavenia, inštalácia](https://podpora.kros.sk/old/faq/alfa-plus?hsLang=sk#nastavenia-in%C5%A1tal%C3%A1cia) - [KROS aplikácie](https://podpora.kros.sk/old/faq/alfa-plus?hsLang=sk#kros-aplik%C3%A1cie) - [Daňové priznania](https://podpora.kros.sk/old/faq/alfa-plus?hsLang=sk#da%C5%88ov%C3%A9-priznania) - [OLYMP](https://podpora.kros.sk/old/faq/olymp?hsLang=sk#main-content) - [Inštalácia a nastavenia programu](https://podpora.kros.sk/old/faq/olymp?hsLang=sk#in%C5%A1tal%C3%A1cia-a-nastavenia-programu) - [Personalistika](https://podpora.kros.sk/old/faq/olymp?hsLang=sk#personalistika) - [Výpočet miezd](https://podpora.kros.sk/old/faq/olymp?hsLang=sk#v%C3%BDpo%C4%8Det-miezd) - [Prevodné príkazy](https://podpora.kros.sk/old/faq/olymp?hsLang=sk#prevodn%C3%A9-pr%C3%ADkazy) - [Ročné zúčtovanie dane a ZP](https://podpora.kros.sk/old/faq/olymp?hsLang=sk#ro%C4%8Dn%C3%A9-z%C3%BA%C4%8Dtovanie-dane-a-zp) - [Dokumenty, exporty a importy](https://podpora.kros.sk/old/faq/olymp?hsLang=sk#dokumenty-exporty-a-importy) - [OMEGA](https://podpora.kros.sk/old/faq/omega?hsLang=sk#main-content) - [Nastavenia](https://podpora.kros.sk/old/faq/omega?hsLang=sk#nastavenia) - [DPH](https://podpora.kros.sk/old/faq/omega?hsLang=sk#dph) - [Sklad a fakturácia](https://podpora.kros.sk/old/faq/omega?hsLang=sk#sklad-a-faktur%C3%A1cia) - [Všeobecné](https://podpora.kros.sk/old/faq/omega?hsLang=sk#v%C5%A1eobecn%C3%A9) - [Majetok](https://podpora.kros.sk/old/faq/omega?hsLang=sk#majetok) - [Uzávierka roka a daňové priznania](https://podpora.kros.sk/old/faq/omega?hsLang=sk#uz%C3%A1vierka-roka-a-da%C5%88ov%C3%A9-priznania) - [Daňové priznania](https://podpora.kros.sk/old/faq/da%C5%88ov%C3%A9-priznania?hsLang=sk) - [Stavebné riešenie](https://podpora.kros.sk/old/faq/stavebn%C3%A9-rie%C5%A1enie?hsLang=sk#main-content) - [CENKROS 4 - Rozpočet](https://podpora.kros.sk/old/faq/stavebn%C3%A9-rie%C5%A1enie?hsLang=sk#cenkros-4-rozpo%C4%8Det) - [CENKROS 4 - Importy/Exporty](https://podpora.kros.sk/old/faq/stavebn%C3%A9-rie%C5%A1enie?hsLang=sk#cenkros-4-importy-exporty) - [CENKROS 4 - Technické (inštalácia, aktivovanie ...)](https://podpora.kros.sk/old/faq/stavebn%C3%A9-rie%C5%A1enie?hsLang=sk#cenkros-4-technick%C3%A9-in%C5%A1tal%C3%A1cia-aktivovanie) - [CENKROS 4 - Chybové hlásenia](https://podpora.kros.sk/old/faq/stavebn%C3%A9-rie%C5%A1enie?hsLang=sk#cenkros-4-chybov%C3%A9-hl%C3%A1senia) - [CENKROS 4 - Kalkulácia](https://podpora.kros.sk/old/faq/stavebn%C3%A9-rie%C5%A1enie?hsLang=sk#cenkros-4-kalkul%C3%A1cia) - [CENEKON Tipy/databáza](https://podpora.kros.sk/old/faq/stavebn%C3%A9-rie%C5%A1enie?hsLang=sk#cenekon-tipy-datab%C3%A1za) - [Priebeh výstavby](https://podpora.kros.sk/old/faq/stavebn%C3%A9-rie%C5%A1enie?hsLang=sk#priebeh-v%C3%BDstavby) - [Webové aplikácie - Technické](https://podpora.kros.sk/old/faq/stavebn%C3%A9-rie%C5%A1enie?hsLang=sk#webov%C3%A9-aplik%C3%A1cie-technick%C3%A9) - [Stavebný rozpočet online](https://podpora.kros.sk/old/faq/stavebn%C3%A9-rie%C5%A1enie?hsLang=sk#stavebn%C3%BD-rozpo%C4%8Det-online) - [Stavario - Prvé kroky](https://podpora.kros.sk/old/faq/stavebn%C3%A9-rie%C5%A1enie?hsLang=sk#stavario-prv%C3%A9-kroky) - [Stavario - Časté otázky](https://podpora.kros.sk/old/faq/stavebn%C3%A9-rie%C5%A1enie?hsLang=sk#stavario-%C4%8Dast%C3%A9-ot%C3%A1zky) - [Stavario - Nápoveda](https://podpora.kros.sk/old/faq/stavebn%C3%A9-rie%C5%A1enie?hsLang=sk#stavario-n%C3%A1poveda) - [Buildary.online - Časté otázky](https://podpora.kros.sk/old/faq/stavebn%C3%A9-rie%C5%A1enie?hsLang=sk#buildary-online-%C4%8Dast%C3%A9-ot%C3%A1zky) - [Výmery](https://podpora.kros.sk/old/faq/stavebn%C3%A9-rie%C5%A1enie?hsLang=sk#v%C3%BDmery) - [HYPO](https://podpora.kros.sk/old/faq/hypo?hsLang=sk#main-content) - [Inštalácia](https://podpora.kros.sk/old/faq/hypo?hsLang=sk#in%C5%A1tal%C3%A1cia) - [Všeobecné](https://podpora.kros.sk/old/faq/hypo?hsLang=sk#v%C5%A1eobecn%C3%A9) - [Nastavenia](https://podpora.kros.sk/old/faq/hypo?hsLang=sk#nastavenia) - [Ohodnocovanie](https://podpora.kros.sk/old/faq/hypo?hsLang=sk#ohodnocovanie) - [Mobilný znalec](https://podpora.kros.sk/old/faq/hypo?hsLang=sk#mobiln%C3%BD-znalec) - [MEMO](https://podpora.kros.sk/old/faq/memo?hsLang=sk#main-content) - [Všeobecné](https://podpora.kros.sk/old/faq/memo?hsLang=sk#v%C5%A1eobecn%C3%A9) - [KROS účet](https://podpora.kros.sk/old/faq/kros-%C3%BA%C4%8Det?hsLang=sk) [![Chill listening crop-3](https://podpora.kros.sk/hs-fs/hubfs/Log%C3%A1/KROS%20bez%20okrajov.png?width=26&height=24&name=KROS%20bez%20okrajov.png "Chill listening crop-3")](https://www.kros.sk/) KROS a.s. Copyright © 2026, KROS a. s.