V súvislosti s novelou zákona o účtovníctve, ktorá nadobudla účinnosť od 1. januára 2022, sa účtovná jednotka môže rozhodnúť pre elektronické spracovanie a uchovávanie účtovných záznamov.
Digitálny archív je súčasťou webovej aplikácie KROS Digitálna kancelária. Ide o cloudové úložisko, ktoré spĺňa všetky aktuálne legislatívne náležitosti pre uchovávanie účtovných záznamov v elektronickej podobe.
Načítavajú sa do neho údaje prevzaté z účtovných programov OMEGA a ALFA plus. Zobrazujú sa tu všetky účtovné doklady, ktorých súčasťou je aj príloha vo formáte .pdf, .jpg, .png, .bmp, .tiff. V prípade, ak účtovný zápis nedisponuje prílohou, nezobrazuje sa v digitálnom archíve.
Odosielanie informácií do KROS Digitálnej kancelárie prebieha automaticky približne každých 5 minút. Následne sa doklad zobrazí v záložke Archív v KROS Digitálnej kancelárii. Tu je možné doklady prezerať, filtrovať, zoraďovať, otvoriť si prílohu a prípadne si ju stiahnuť.
Aby bolo možné používať KROS Digitálnu kanceláriu, je potrebné najskôr si vo webovej aplikácii vytvoriť firmu, do ktorej sa budú ukladať všetky spomínané dokumenty. Následne je možné túto firmu prepojiť s programom OMEGA alebo ALFA plus. Firma, ktorú vytvoríme v KROS Digitálnej kancelárii, musí mať rovnaké IČO ako firma vytvorená v OMEGE, resp. ALFE plus. IČO je hlavným párovacím kritériom na správny prenos údajov medzi účtovným programom a
KROS Digitálnou kanceláriou.
Ako sa dostane doklad do digitálneho archívu?
