V KROS Digitálnej kancelárii, v časti Účtovné doklady, môžu nastať tri prípady uzamknutia dokladov. Doklady môžu byť zamknuté fialovým, oranžovým alebo červeným zámkom.
Fialový zámok
V prípade potreby môžeme konkrétny doklad uzamknúť manuálne. Urobíme tak kliknutím na ikonu zámku v pravej hornej časti na doklade alebo kliknutím na tri bodky a následne potvrdením voľby Zamknúť doklad. V prípade potreby ho môžeme spätne odomknúť.
V Zobrazení zoznam dokladov v tabuľke môžeme doklady zamykať aj hromadne. Funkcia uzamknutia sa sprístupní nad označenými dokladmi.
Oranžový príznak uzamknutia
Príznak dokladu preneseného do účtovníctva, a teda oranžový príznak, získavajú doklady automaticky po stiahnutí do programu Podvojné účtovníctvo OMEGA alebo Jednoduché účtovníctvo ALFA plus. Ak pri importe do Podvojného účtovníctva OMEGA z akéhokoľvek dôvodu k stiahnutie nedôjde, doklad tento príznak nezíska.
Podmienkou importu dokladov do Podvojného účtovníctva OMEGA je pracovať vo verzii 28.50 a vyššie.
Ak chceme do dokladu vstúpiť, musíme doklad odomknúť kliknutím na ikonu odomknutia. Doklad odomkneme a môžeme s ním ďalej pracovať – meniť údaje alebo pridávať nové prílohy.
Vymazanie dokladu v Podvojnom účtovníctve OMEGA nevykoná v KROS Digitálnej kancelárii zmenu oranžového príznaku uzamknutia na fialový zámok (príznak fialového zámku získava doklad manuálnym uzamknutím v KROS Digitálnej kancelárii). Doklad môžeme v KROS Digitálnej kancelárii odomknúť, upraviť a opätovne stiahnuť do programu Podvojné účtovníctvo OMEGA.
Červený zámok
Oranžový príznak uzamknutia sa v KROS Digitálnej kancelárii po vytvorení uzávierky DPH v programe Podvojné účtovníctvo OMEGA alebo Jednoduché účtovníctvo ALFA plus automaticky zmení na červený zámok.
Pri vytváraní uzávierky DPH v programe Podvojné účtovníctvo OMEGA automaticky dochádza ku kontrole, či boli všetky doklady za dané obdobie z KROS Digitálnej kancelárie do Podvojného účtovníctva OMEGA stiahnuté. Ak sa v KROS Digitálnej kancelárii ešte nachádzajú doklady, ktoré neboli do účtovníctva prenesené, informuje nás o tom hláška. Odporúčame potvrdiť Nie, doklady stiahnuť a spustiť uzávierku DPH ešte raz.
Po vytvorení uzávierky DPH v účtovnom programe sa v KROS Digitálnej kancelárii automaticky zobrazí hláška o potrebe obnovy stránky. Oranžový príznak uzamknutia sa na príslušných dokladoch po jej potvrdení automaticky zmení na červený.
Doklady uzamknuté červeným zámkom už v KROS Digitálnej kancelárii nemôžeme ďalej upravovať bez toho, aby sme zrušili uzávierku DPH v účtovníctve.
Ak zrušíme uzávierku DPH v účtovnom programe, rovnako ako pri jej vytváraní, sa v KROS Digitálnej kancelárii zobrazí hláška o potrebe obnovy stránky. Následne sa červený zámok na dokladoch stratí a doklady získajú stav ako pred uzávierkou, tzn. oranžový príznak.
Neskoro doručené doklady, na ktorých chceme posunúť dátum uplatnenia dane do iného obdobia, zaevidujeme do KROS Digitálnej kancelárie aj napriek tomu, že uzávierka DPH je v účtovníctve vytvorená.
Po stiahnutí dokladov dátum uplatnenia dane (DUD) zmeníme na tomto doklade priamo v účtovníctve. Tento dátum sa v KROS Digitálnej kancelárii nenachádza. Po vytvorení novej uzávierky DPH sa oranžový príznak uzamknutia na tomto doklade v KROS Digitálnej kancelárii nezmení na červený.
Funkcionalita automatického prideľovania zámkov dokladom v KROS Digitálnej kancelárii je v zapracovaná od verzie programu Podvojné účtovníctvo OMEGA 27.10 a vyššie, resp. od verzie programu Jednoduché účtovníctvo ALFA plus 15.50 a vyššie.