V KROS Digitálnej kancelárii, v časti Účtovné doklady, môžu nastať tri prípady uzamknutia dokladov. Doklady môžu byť zamknuté šedým, modrým alebo červeným zámkom.
Funkcionalita automatického prideľovania zámkov dokladom v KROS Digitálnej kancelárii je v zapracovaná od verzie programu Podvojné účtovníctvo OMEGA 27.10 a vyššie, resp. od verzie programu Jednoduché účtovníctvo ALFA plus 15.50 a vyššie.
Šedý zámok
V prípade potreby môžeme konkrétny doklad uzamknúť manuálne. Urobíme tak kliknutím na ikonu zámku v pravej hornej časti na doklade alebo kliknutím na tri bodky a následne potvrdením voľby Zamknúť doklad. Uzamykanie dokladov sa bežne používa po ich kontrole pred stiahnutím do účtovníctva alebo ako informácia pre iných používateľov, že doklad už bol skontrolovaný.
Doklad manuálnym uzamknutím v KROS Digitálnej kancelárii získava príznak šedého zámku. V prípade potreby ho môžeme spätne odomknúť.
Modrý zámok
Príznak modrého zámku získavajú doklady automaticky po stiahnutí do programu Podvojné účtovníctvo OMEGA alebo Jednoduché účtovníctvo ALFA plus.
Ak chceme do dokladu vstúpiť, hláška nás informuje o tom, že doklad už bol prenesený do účtovníctva. Ak doklad odomkneme, môžeme s ním ďalej pracovať. Avšak, nakoľko bol už doklad stiahnutý do účtovníctva, odporúčame ho v účtovnom programe skontrolovať. V prípade potreby ho môžeme z účtovníctva vymazať a z KROS Digitálnej kancelárie stiahnuť opätovne.
Stiahnutím dokladov do účtovníctva získajú všetky dosiaľ nestiahnuté doklady v KROS Digitálnej kancelárii automaticky príznak modrého zámku. Ak by sa doklady do programu Podvojné účtovníctvo OMEGA alebo Jednoduché účtovníctvo ALFA plus nestiahli, napríklad už boli prenesené predtým, v KROS Digitálnej kancelárii získavajú tieto doklady i napriek tomu modrý zámok. V Podvojnom účtovníctve OMEGA nájdeme informáciu o tom vo výsledku importu, v Jednoduchom účtovníctve ALFA plus v Prehľade dokladov, ktoré sa zobrazujú po spustení importu. 
Vymazanie dokladu v účtovníctve nespôsobí v KROS Digitálnej kancelárii zmenu modrého zámku na šedý zámok. Doklad môžeme v KROS Digitálnej kancelárii odomknúť, upraviť a opätovne stiahnuť do programu Podvojné účtovníctvo OMEGA, resp. Jednoduché účtovníctvo ALFA plus.
Červený zámok
Modrý zámok sa v KROS Digitálnej kancelárii po vytvorení uzávierky DPH v programe Podvojné účtovníctvo OMEGA alebo Jednoduché účtovníctvo ALFA plus automaticky zmení na červený zámok.
Pri vytváraní uzávierky DPH v programe Podvojné účtovníctvo OMEGA automaticky dochádza ku kontrole, či boli všetky doklady za dané obdobie z KROS Digitálnej kancelárie do Podvojného účtovníctva OMEGA stiahnuté. Ak sa v KROS Digitálnej kancelárii ešte nachádzajú doklady, ktoré neboli do účtovníctva prenesené, informuje nás o tom hláška. Odporúčame potvrdiť Nie, doklady stiahnuť a spustiť uzávierku DPH ešte raz.
Po vytvorení uzávierky DPH v účtovnom programe sa v KROS Digitálnej kancelárii automaticky zobrazí hláška o potrebe obnovy stránky. Modrý zámok na príslušných dokladoch sa po jej potvrdení automaticky zmení na červený.
Doklady uzamknuté červeným zámkom už v KROS Digitálnej kancelárii nemôžeme ďalej upravovať bez toho, aby sme zrušili uzávierku DPH v účtovníctve.
Ak zrušíme uzávierku DPH v účtovnom programe, rovnako ako pri jej vytváraní, sa v KROS Digitálnej kancelárii zobrazí hláška o potrebe obnovy stránky. Následne sa červený zámok na dokladoch stratí a doklady získajú stav ako pred uzávierkou.
V prípade dokladov, ktoré sme zaevidovali do KROS Digitálnej kancelárie až po vytvorení uzávierky DPH v účtovníctve a chceme im posunúť dátum uplatnenia dane do iného obdobia, sa týmto dokladom po uzavretí uzávierkou DPH nezmení modrý zámok na červený. Je to z dôvodu, že DUD sa posúva iba v programe, uvedená informácia sa v KROS Digitálnej kancelárii nenachádza.