Po vstupe do časti Účtovné doklady sa zobrazujú vždy doklady aktuálneho roka, a to na základe dátumu dodania. Zoznam dokladov vidíme na ľavej strane a po kliknutí na vybraný doklad sa zobrazí jeho detail spolu s prílohami.
Vľavo dolu nájdeme informáciu o celkovom súčte došlých a odoslaných dokladov. V prípade, že vyfiltrujeme iba jeden druh dokladu, súčtové okno ponúkne informáciu o celkovom počte zobrazených dokladov a zároveň o ich celkovej hodnote v mene eur.
Doklady evidované v záložke Účtovné doklady vieme jednoducho filtrovať, zoraďovať či vyhľadávať zadaním kľúčového slova (napr. podľa partnera, sumy či interného čísla dokladu). V rámci filtra môžeme zobraziť prípadné duplicitné záznamy. Doklady môžeme opakovane vymazať a naskenovať alebo nahrať nanovo, či pridávať k dokladom aj ďalšie prílohy.
V prípade potreby je možné doklad aj kopírovať alebo faktúre priradiť ručne úhradu. Urobíme tak kliknutím na tri bodky a následne symbol eur priamo pri doklade.
Doklady v časti Účtovné doklady môžeme uzamykať manuálne. Urobíme tak kliknutím na ikonu zámku v pravej hornej časti na doklade alebo kliknutím na tri bodky a následne potvrdením voľby Zamknúť doklad. Uzamykanie dokladov sa bežne používa po ich kontrole pred stiahnutím do účtovníctva alebo ako informácia pre iných používateľov, že doklad už bol skontrolovaný. Doklad manuálnym uzamknutím v KROS Digitálnej kancelárii získava príznak šedého zámku. V prípade potreby ho môžeme spätne odomknúť.
Ak využívame KROS Digitálnu kanceláriu v prepojení s programom OMEA alebo ALFA plus, doklady sú automaticky po stiahnutí do účtovníctva uzamykané – získavajú príznak modrého zámku. Po vykonaní uzávierky DPH získavajú príznak červeného zámku.
Pri došlých faktúrach po načítaní alebo vyplnení slovenského čísla účtu vo formáte IBAN a sumy na úhradu sa automaticky vygeneruje QR kód na úhradu, tzv. PAY by square, ktorý môžeme využiť na jednoduchú úhradu svojho záväzku. V mobilnom telefóne môžeme svoj záväzok uhradiť cez službu Payme.
Na každom doklade nájdeme v pravej dolnej časti aj Informáciu o tom, kto doklad vytvoril a naposledy upravil. Uvedené informácie sa zobrazia po kliknutí na voľbu Informácie o doklade.
Pri jednotlivých dokladoch môžu všetci používatelia (s výnimkou role Hosť) v prípade nejasností viesť v rámci Diskusie k dokladu vzájomnú komunikáciu. Pri začatí novej diskusie je možné zvoliť, ktorým používateľom príde na e-mail upozornenie o novej správe. Vybrať si môžeme jedného alebo viac používateľov a dostupní sú používatelia, ktorí sú v danej firme pridaní s rolou inou ako Hosť. Zaevidované správy už nie je možné vymazať. Po pridaní správy sa na doklade v zozname v ľavej časti zobrazí ikona diskusie a doklady obsahujúce diskusiu si môžeme jednoducho zobraziť aj pomocou filtra.
