Z aplikácie KROS Digitálna kancelária môžeme sťahovať doklady aj bankové pohyby, buď naraz alebo po častiach, v závislosti od zvoleného spôsobu práce.
Podmienkou je pracovať vo verzii programu Podvojné účtovníctvo OMEGA 28.50 a vyššie.
Import spúšťame cez Evidenciu účtovných dokladov kliknutím na ikonu Digitálna kancelária alebo po výbere voľby Stiahni doklady z Digitálnej kancelárie.
Rovnakú funkciu nájdeme aj v zjednodušených evidenciách (napr. Pokladničná kniha, Kniha interných dokladov, atď.). Využívať ich môžeme, ak máme ako používateľ Podvojného účtovníctva OMEGA prístup do EUD a zároveň zapnuté Povoliť import údajov.
Import dokladov z KROS Digitálnej kancelárie
Pre import dokladov do Podvojného účtovníctva OMEGA, zaklikneme v rámci Nastavenia importu možnosť Doklady. Následne nastavujeme, ako má import prebehnúť. Na výber máme z viacerých možností.
Import všetkých dokladov
Pri výbere možnosti Všetky prebehne import všetkých dosiaľ nestiahnutých dokladov. Ak vyplníme dátum Do, doklady sa stiahnu k zvolenému dátumu dodania.
Import schválených dokladov
Pri výbere možnosti Schválený na zaúčtovanie, sa naimportujú len doklady, ktoré majú túto voľbu nastavenú v aplikácii KROS Digitálna kancelária.
Zároveň si môžeme nastaviť, Do akého dátumu chceme doklady importovať. Import sa odvíja od dátumu dodania.
Opakovaný import
Do opakovaného importu sú v programe Podvojné účtovníctvo OMEGA automaticky zaradené doklady, ktoré boli po ich importe do účtovníctva v aplikácii KROS Digitálna kancelária dodatočne upravené alebo odomknuté, prípadne k nim boli doplnené nové prílohy.
Ak máme v rámci nastavenia importu zapnutú voľbu Pri opakovanom importe naimportuj iba prílohu, naimportujú sa k už existujúcim záznamom len prílohy. Účtovné zápisy sa nezmenia.
Ak je táto voľba vypnutá, importujú sa pri dokladoch spĺňajúcich podmienky opakovaného importu prílohy a tiež dochádza k aktualizácii účtovných zápisov.
Opakovaný import sa nedotkne dokladov, ktoré sú v programe Podvojné účtovníctvo OMEGA uzamknuté.
Ďalšie praktické informácie
Ak ponecháme v rámci Nastavenia importu zapnutú možnosť Staré doklady odznačiť a nové označiť, novo naimportované doklady sa v Podvojnom účtovníctve OMEGA automaticky označia, ostatné doklady sa odznačia. Túto voľbu môžeme podľa potreby vypnúť, resp. opätovne zapnúť.
Po stiahnutí dokladov sa zobrazí informatívna hláška o ukončení importu. Potvrdením tlačidla Ok sa automaticky otvorí Výsledok importu, v ktorom nájdeme prehľad stiahnutých aj nestiahnutých dokladov spolu s prípadnými upozorneniami.
Ak nechceme Výsledok importu otvárať automaticky, zaklikneme možnosť Výsledok importu nezobrazovať automaticky. V takom prípade je výsledok dostupný po kliknutí na priložený link.
Výsledok každého importu sa automaticky ukladá do priečinku Omega/Temp, kde si ho môžeme kedykoľvek dodatočne pozrieť.
Pri importe dokladov prebieha automaticky kontrola ich údajov, a teda prípadných duplicít. Ak sa všetky údaje zhodujú s dokladom, ktorý sa už v účtovníctve nachádza, nenaimportuje sa. Taktiež sa nenaimportuje duplicitný doklad v rámci jedného importu. Informáciu o tom nájdeme vo Výsledku importu.
Ak nahráme do KROS Digitálnej kancelárie doklad z obdobia, ktoré je už v programe Podvojné účtovníctvo OMEGA uzatvorené uzávierkou DPH, naimportuje sa do najbližšieho neuzavretého obdobia a dátumy sa upravia podľa tohto obdobia.
Ak už bol celý rok uzavretý uzávierkami DPH alebo uzávierkou účtovníctva, program doklady nenaimportuje a upozorní na to hláškou. Taktiež upozorní, že je potrebné skontrolovať doklady s nulovou hodnotou.
Ako sa bločky načítajú do Podvojného účtovníctva OMEGA
Naimportovať do účtovníctva vieme bločky v tuzemskej mene aj v cudzej mene. Podľa toho, či nakupujeme na firmu (teda na bločku je IČO nakupujúceho) a tiež podľa znamienka pri sume dokladu, sa bločky naimportujú do Podvojného účtovníctva OMEGA nasledovne:
- Kladný bloček bez IČO firmy – výdaj (nákup tovaru/služby).
- Záporný bloček bez IČO firmy – príjem (storno nákupu).
- Kladný bloček s IČO firmy – príjem (inkaso odberateľskej faktúry).
- Záporný bloček s IČO firmy – výdaj (úhrada odoslaného dobropisu).
- Bločky znejúce na cudziu menu sa automaticky importujú do príslušnej valutovej pokladnice.
Ako sa faktúry načítajú do Podvojného účtovníctva OMEGA
Do účtovníctva importujeme faktúry vystavené v tuzemskej mene aj v cudzej mene.
- Doklady vystavené medzi tuzemskými partnermi znejúce na menu eur sú automaticky importované do okruhu tuzemských dokladov.
- Doklady vystavené v inej mene alebo na partnera so sídlom v inom štáte, prípadne ak je partner platiteľom DPH v zahraničí, sú automaticky importované do okruhu zahraničných dokladov. Kurz pre inú menu sa automaticky doplní z kurzového lístka v programe Podvojné účtovníctvo OMEGA. Ak príslušný kurz v kurzovom lístku vyplnený nie je, program doplní kurz 1,000 a ten následne upravíme manuálne.
- Doklady znejúce na zápornú hodnotu sú automaticky importované ako dobropisy do príslušných okruhov.
Ak nahráme do KROS Digitálnej kancelárie faktúru a hotovostný bloček, ktorý túto faktúru uhrádza, po importe do Podvojného účtovníctva OMEGA budú doklady spárované a faktúra bude automaticky týmto bločkom uhradená. Podmienkou je zhodný variabilný symbol na oboch dokladoch. Zároveň musia byť stiahnuté súčasne alebo import faktúry musí predchádzať importu bločku.
Uzamykanie dokladov v KROS Digitálnej kancelárii
Po stiahnutí dokladov do účtovníctva sú doklady v KROS Digitálnej kancelárii automaticky uzamykané, a teda získavajú oranžový príznak uzamknutia. Po vytvorení uzávierky DPH v Podvojnom účtovníctve OMEGA sa oranžový príznak na príslušných dokladoch v KROS Digitálnej kancelárii automaticky zmení na červený zámok. Viac informácií k uzamykaniu dokladov nájdeme TU.
Zaúčtovanie dokladov v Podvojnom účtovníctve OMEGA
Ak sme dokladom v KROS Digitálnej kancelárii nastavili Zaúčtovanie, doklady budú po stiahnutí do Podvojného účtovníctva OMEGA automaticky zaúčtované. Podmienkou je rovnaké číselné označenie syntetického a analytického účtu v KROS Digitálnej kancelárii a v účtovom rozvrhu v Podvojnom účtovníctve OMEGA.
Podrobnejšie informácie, ako nastaviť zaúčtovanie dokladov v KROS Digitálnej kancelárii pre ich import do programu Podvojné účtovníctvo OMEGA, nájdeme tu.
Pre nezaúčtované doklady môžeme v programe Podvojné účtovníctvo OMEGA využiť hromadnú funkciu Rozúčtovanie dokladov.