V KROS Digitálnej kancelárii, v časti Účtovné doklady, môžeme evidovať tuzemské aj zahraničné faktúry a dobropisy. Umelá inteligencia je schopná vyťažiť základné údaje z došlých alebo odoslaných dokladov a preklopiť ich do digitálnej podoby.
Doklad stačí odfotiť (alebo naskenovať) a nahrať do KROS Digitálnej kancelárie cez možnosť Hromadne nahrať alebo zaslať e-mailom na preddefinované e-mailové adresy. Aplikácia sama rozpozná a vyťaží údaje zo súboru do nového dokladu. Údaje môžeme v prípade potreby ďalej upravovať.
Hromadné nahratie dokladov z úložiska
V časti Účtovné doklady cez možnosť Hromadne nahrať zvolíme Došlé faktúry alebo Odoslané faktúry.
Po zvolení tejto možnosti sa zobrazí prieskumník, kde vyberieme jeden alebo viac súborov – max. 50 súborov. Následne sa do aplikácie pridá každý súbor samostatne ako nový doklad a automaticky sa k nemu pridá príloha. Po nahratí každého dokladu nás aplikácia informuje hláškou.
Podporovaný formát súborov je .pdf, .bmp, .png, .jpg, .jpeg, a .tiff. Každý doklad musí byť v samostatnom dokumente, tzn. nemôže byť zoskenovaných viac faktúr v jednom .pdf dokumente. Doklady vo formáte .pdf nesmú byť zaheslované. Podporovaná veľkosť súborov je max. 40 MB.
Zasielanie dokladov e-mailom
V časti Nastavenia – Spracovanie dokladov nájdeme preddefinované e-mailové adresy, na ktoré je potrebné preposielať doklady. Ak chceme zber dokladov ešte viac zefektívniť, môžeme túto zbernú e-mailovú adresu poskytnúť priamo svojim partnerom. Nielenže sa tak zníži riziko straty dokladov, ale urýchli sa aj proces ich odovzdávania.
Preddefinovanú e-mailovú adresu je možné z formulára skopírovať. Pre rýchlejšie použitie odporúčame uložiť si jednotlivé adresy do zoznamu kontaktov vo svojej poštovej schránke.
Pre každý druh dokladu je pridelená samostatná e-mailová adresa. Jednotlivé druhy dokladov je teda potrebné posielať v samostatných e-mailoch, napr. došlé faktúry bude používateľ posielať na e-mailovú adresu uvedenú v časti Došlé faktúry a pod.
Ak by sme omylom poslali doklad na nesprávnu e-mailovú adresu, resp. by sme v jednom e-maile poslali aj doklad z iného okruhu ako ostatné, okruh už po načítaní do KROS Digitálnej kancelárie nie je možné zmeniť. Takýto doklad je možné v KROS Digitálnej kancelárii vymazať a preposlať ho nanovo.
KROS Digitálna kancelária neprijíma e-maily, ktoré sú zasielané v skrytej kópii alebo na aliasy (alias sa používa na zaslanie jedného e-mailu na viaceré e-mailové adresy naraz). Tzn. e-mail zaslaný na alias, ktorého súčasťou je e-mailová adresa ...@bezpapiera.kros.sk, nevie KROS Digitálna kancelária spracovať. Doklady je potrebné zasielať na e-mailové adresy uvedené v časti Spracovanie dokladov, a to buď priamo v príjemcovi alebo v kópii.
Maximálna veľkosť e-mailu je 25 MB. V prípade, ak by mal e-mail väčšiu veľkosť, nebude doručený.
Aj v tomto prípade platí, že doklady je možné odosielať vo formáte .pdf, .jpg, .jpeg, .bmp, .tiff alebo .png. Odosielajú sa ako príloha emailu. Každý doklad musí byť v samostatnom dokumente, tzn. nemôže byť zoskenovaných / uložených viac faktúr v jednom .pdf dokumente a doklady vo formáte .pdf nesmú byť zaheslované. Maximálny počet príloh v rámci jedného e-mailu je 20 súborov.
V aplikácii Mail od Macu sa dokumenty alebo obrázky zobrazujú priamo v tele e-mailu, nie v prílohe. Takéto správy nedokáže KROS Digitálna kancelária spracovať, nakoľko číta len dokumenty v prílohe.
Poslané e-maily KROS Digitálna kancelária automaticky spracuje a pozakladá záznamy, pričom platí:
- Pre každú prílohu z prijatého e-mailu vytvára samostatný záznam v záložke Účtovné doklady.
- Pre obrázky, ktoré boli v tele e-mailu a nie v prílohe, záznam nevytvára.
- Prázdny e-mail bez prílohy ignoruje a nevytvára žiadny záznam.
Práca s vyťaženými dokladmi
Po založení záznamu v Účtovných dokladoch začne proces vyťažovania údajov. KROS Digitálna kancelária dokáže automaticky načítať tieto údaje:
- partnera,
- číslo dokladu,
- variabilný symbol,
- IBAN,
- dátumy,
- menu a kurz,
- sumu aj s rozpisom hladín DPH.
Počas procesu vyťažovania nie je možné dostať sa do dokladu. Až po jeho ukončení je sprístupnená ďalšia práca s dokladom.
Pre prípadné úpravy dokladu môžeme využiť aj možnosť označenia a skopírovania textu z náhľadu dokladu uloženého vo formáte .pdf.
Zaúčtovanie faktúr v OMEGE
Po načítaní dokladu môžeme v časti Popis vybrať spôsob jeho zaúčtovania na základe zadefinovaných textov, pomocou ktorých si zabezpečíme automatické zaúčtovanie dokladu v programe OMEGA.
Najbežnejšie používané spôsoby rozúčtovania sú v KROS Digitálnej kancelárii už preddefinované, zvlášť pre Došlé faktúry a zvlášť pre Odoslané faktúry. V prípade, že chceme doplniť vlastné možnosti, stačí v rámci konkrétneho typu dokladu kliknúť na tlačidlo Nastavenie (ozubené koliesko) a v časti Popis vybrať možnosť Pridať vlastný text. Tu si vyplníme vlastný text a účet, na ktorý sa má doklad po prenose do účtovníctva rozúčtovať. Aby sa doklad po prenose do účtovníctva správne rozúčtoval, je dôležité, aby sme uviedli rovnaké číselné označenie syntetického a analytického účtu, ako máme zadefinované v účtovom rozvrhu v programe OMEGA.
Pre hromadne nahrávané a e-mailom zasielané faktúry môžeme Popis nastaviť vopred. Urobíme tak v časti Nastavenie (ozubené koliesko), kde pri vybranom popise klikneme na voľbu Predvolený text a uložíme. Predvolený text môžeme nastaviť zvlášť pre Odoslané faktúry a zvlášť pre Došlé faktúry. Všetky doklady, ktoré následne hromadne nahráme alebo obdržíme e-mailom do KROS Digitálnej kancelárie, budú uvedený popis obsahovať. Predvolený text môžeme kedykoľvek zmeniť na iný alebo vypnúť.
Ako stiahnuť doklady do programu OMEGA?
Ako stiahnuť záväzky do programu ALFA plus?
Ako stiahnuť pohľadávky do programu ALFA plus?