Do časti Účtovné doklady sa ukladajú bločky a faktúry viacerými spôsobmi:
- Automaticky sa tu ukladajú bločky z eKasy po naskenovaní cez QR kód v aplikácii KROS Digitálnej kancelárie v mobilnom telefóne.
- Doklady, ktoré máme uložené v počítači (vo forme obrázku alebo súboru .pdf), môžeme nahrať hromadne.
- Doklady je možné zasielať e-mailom v prílohe e-mailu (vo forme obrázku alebo súboru .pdf).
- Jednotlivé doklady môžeme nahrať aj ručne, pričom je potrebné vyplniť základné údaje (partner, popis, sumu a pod.) a prípadne doplniť prílohu.
Pri skenovaní bločkov je možnosť odfotiť originál dokladu. Odfotený originál a tiež všetky načítané prílohy sa uložia do záložky Účtovné doklady a prenášajú sa do Evidencie účtovných dokladov do programu OMEGA a do Peňažného denníka v programe ALFA plus. Následne sa z účtovníctva automaticky prenesú do záložky Archív v KROS Digitálnej kancelárii.
Praktické funkcie
Vľavo dolu nájdeme aj informáciu o celkovom súčte došlých a odoslaných dokladov. V prípade, že vyfiltrujeme iba jeden druh dokladu, súčtové okno ponúkne informáciu o celkovom počte zobrazených dokladov a zároveň o ich celkovej hodnote v mene eur.
Doklady evidované v záložke Účtovné doklady vieme následne filtrovať, zoraďovať či vyhľadávať zadaním kľúčového slova (napr. podľa partnera, sumy či interného čísla dokladu). V rámci filtra môžeme zobraziť prípadné duplicitné záznamy. Doklady môžeme opakovane vymazať a naskenovať alebo nahrať nanovo.
V prípade potreby je možné doklad aj kopírovať alebo faktúre priradiť ručne úhradu. Urobíme tak kliknutím na tri bodky a následne symbol eur priamo pri doklade.
Doklady v časti Účtovné doklady môžeme uzamykať manuálne kliknutím na ikonu zámku (získajú príznak šedého zámku).
Ak využívame KROS Digitálnu kanceláriu v prepojení s účtovníctvom, od verzie programu OMEGA 27.10 a vyššie, resp. od verzie programu ALFA plus 15.50 a vyššie, sú doklady po stiahnutí do účtovníctva automaticky uzamykané - získavajú príznak modrého zámku. Po vykonaní uzávierky DPH získavajú príznak červeného zámku.
Pri došlých faktúrach po načítaní alebo vyplnení slovenského čísla účtu vo formáte IBAN a sumy na úhradu sa automaticky vygeneruje QR kód na úhradu, tzv. PAY by square, ktorý môžeme využiť na jednoduchú úhradu svojho záväzku. V mobilnom telefóne môžeme svoj záväzok uhradiť cez službu Payme.
Na každom doklade nájdeme v pravej dolnej časti aj informáciu o tom, kto doklad vytvoril a naposledy upravil. Uvedené informácie sa zobrazia po kliknutí na voľbu Informácie o doklade.
Pri jednotlivých dokladoch môžu všetci používatelia (s výnimkou role Hosť) v prípade nejasností viesť v rámci Diskusie k dokladu vzájomnú komunikáciu. Pri začatí novej diskusie je možné zvoliť, ktorým používateľom príde na e-mail upozornenie o novej správe. Vybrať si môžeme jedného alebo viac používateľov a dostupní sú používatelia, ktorí sú v danej firme pridaní s rolou inou ako Hosť. Zaevidované správy už nie je možné vymazať.
Po pridaní správy k dokladu sa ikona diskusie zobrazí aj v ľavej časti v zozname dokladov a doklady obsahujúce diskusiu si môžeme jednoducho zobraziť aj pomocou filtra.
Pre prácu v časti Účtovné doklady na počítači si môžeme nastaviť vzhľad, ktorý nám vyhovuje viac. Na výber máme z dvoch možností, a to Zoznam a doklad alebo Zoznam dokladov v tabuľke.
Z KROS Digitálnej kancelárie môžeme doklady exportovať do Excelu alebo do účtovného softvéru Pohoda.
