Do časti Účtovné doklady sa ukladajú doklady ako bločky a faktúry viacerými spôsobmi:
- V aplikácii KROS Digitálna kancelária v mobilnom telefóne môžeme skenovať a fotiť bločky a faktúry.
- Doklady, ktoré máme uložené v počítači (vo forme obrázku alebo súboru .pdf), môžeme nahrať hromadne.
- Doklady je možné zasielať e-mailom v prílohe e-mailu (vo forme obrázku alebo súboru .pdf).
- Jednotlivé doklady, vrátane interných dokladov, môžeme nahrať aj ručne, pričom je potrebné vyplniť základné údaje (partner, popis, sumu a pod.) a prípadne doplniť prílohu.
Pri skenovaní bločkov je možnosť odfotiť originál dokladu. Odfotený originál a tiež všetky načítané prílohy sa uložia do záložky Účtovné doklady a prenášajú sa do Evidencie účtovných dokladov do programu Podvojné účtovníctvo OMEGA a do Peňažného denníka v programe Jednoduché účtovníctvo ALFA plus. Následne sa z účtovníctva automaticky prenesú do záložky Archív v KROS Digitálnej kancelárii.
Pre prácu v časti Účtovné doklady na počítači si môžeme nastaviť vzhľad, ktorý nám vyhovuje viac. Na výber máme z dvoch možností, a to Zoznam a doklad alebo Zoznam dokladov v tabuľke.
Praktické funkcie
Doklady evidované v záložke Účtovné doklady vieme filtrovať, zoraďovať či vyhľadávať zadaním kľúčového slova (napr. podľa partnera, sumy či interného čísla dokladu). V rámci filtra v zobrazení Zoznam a doklad si môžeme zobraziť prípadné duplicitné záznamy. Doklady môžeme opakovane vymazať a naskenovať alebo nahrať nanovo.
Aplikácia poskytuje aj informáciu o celkovom súčte došlých a odoslaných dokladov.
Doklady v časti Účtovné doklady môžeme uzamykať manuálne kliknutím na ikonu zámku (získajú príznak fialového zámku).
Ak využívame KROS Digitálnu kanceláriu v prepojení s účtovníctvom, od verzie programu Podvojné účtovníctvo OMEGA 27.10 a vyššie, resp. od verzie programu Jednoduché účtovníctvo ALFA plus 15.50 a vyššie, sú doklady po stiahnutí do účtovníctva automaticky uzamykané - získavajú príznak oranžového zámku. Po vykonaní uzávierky DPH získavajú príznak červeného zámku.
V prípade potreby je možné doklad aj kopírovať alebo faktúre priradiť ručne úhradu. Urobíme tak kliknutím na tri bodky na vybranom doklade alebo cez menu v pravej hornej časti na ňom. Zároveň môžeme doklad Schváliť na zaúčtovanie, ak importujeme doklady do Podvojného účtovníctva OMEGA týmto spôsobom.
Pri došlých faktúrach po načítaní alebo vyplnení slovenského čísla účtu vo formáte IBAN a sumy na úhradu sa automaticky vygeneruje QR kód na úhradu, tzv. PAY by square, ktorý môžeme využiť na jednoduchú úhradu svojho záväzku. V mobilnom telefóne môžeme svoj záväzok uhradiť cez službu Payme.
Na každom doklade nájdeme v pravej dolnej časti aj informáciu o tom, kto doklad vytvoril a naposledy upravil. Uvedené informácie sa zobrazia po kliknutí na voľbu Informácie o doklade.
Pri jednotlivých dokladoch môžu všetci používatelia (s výnimkou role Hosť) v prípade nejasností viesť v rámci Diskusie k dokladu vzájomnú komunikáciu. Pri začatí novej diskusie je možné zvoliť, ktorým používateľom príde na e-mail upozornenie o novej správe. Vybrať si môžeme jedného alebo viac používateľov a dostupní sú používatelia, ktorí sú v danej firme pridaní s rolou inou ako Hosť. Zaevidované správy už nie je možné vymazať.
Po pridaní správy k dokladu sa ikona diskusie zobrazí aj v ľavej časti v zozname dokladov a doklady obsahujúce diskusiu si môžeme jednoducho zobraziť aj pomocou filtra.
Z KROS Digitálnej kancelárie môžeme doklady exportovať do Excelu alebo do účtovného softvéru Pohoda.